L’Université Laurentienne est un grand établissement hétérogène et largement décentralisé.
Elle héberge cinq facultés, plusieurs instituts de recherche et de nombreuses unités administratives de soutien, tous gérés individuellement. Elle est l’un des plus importants employeurs sudburois et produit quelques millions annuellement en biens et services dont plus une grande partie provenant d’entreprises dans le Grand Sudbury. En faisant les achats au plan local, l’Université favorise aussi la croissance économique dans ses communauté.
Jouant un rôle central, le Service des achats facilite les efforts de l’Université à maximiser la valeur tout en lui permettant de consolider le pouvoir d’achat et de miser sur celui-ci.
À l’Université, le Service des achats établit des programmes d’achat fondés sur les produits primaires, offre de l’encadrement aux acheteurs, dispose de la documentation de référence pour les fournisseurs et sert de centrale d’information en matière d’achats à la Laurentienne.
Le processus d’achat à la Laurentienne est décentralisé. Il incombe aux membres du corps professoral ou du personnel des diverses unités administratives ou d’enseignement à préciser leurs propres besoins, à passer les commandes et à approuver le règlement des factures.
En collaboration avec le Service des achats, l’unité concernée assure la sélection du fournisseur, la commande de biens ou de service et l’approbation de factures.
Normalement, les factures sont envoyées directement à la personne-ressource de l’unité effectuant l’opération. Généralement, l’Université exige le règlement des factures dans les 30 jours, mais pourrait adapter les modalités de façon à offrir un rabais pour le paiement hâtif.