Adjoint administratif ou adjointe administrative, Programmes de formation à plusieurs parties et concomitant, École des sciences de l’éducation
On demande
Nomination terme à temps partiel
vingt (20) heures par semaine
Fonctions
Le ou la titulaire du poste relève de la gestionnaire administrative de la Faculté d’éducation et de la santé. Il ou elle prête son appui au programme, est un centre d’information et apporte une contribution au fonctionnement quotidien du programme de l’unité en collaborant aux fonctions ci-dessous.
Prêter un soutien administratif confidentiel et complet aux programmes en plusieurs parties et concurrentde l’École :
- Organiser des réunions et y participer, et réserver des salles (salles de classe, salles de rencontre, etc.).
- Appuyer l’adjointe administrative de l’École des sciences de l’éducation/School of Education pour la préparation de procès-verbaux ainsi que la production et la distribution des documents.
- Maintenir à jour les fichiers du programme, aider à produire des rapports pour le ministère et des rapports de renouvellement éventuel de l’agrément, établir et coordonner un processus de collecte de renseignements/données pour assurer le suivi lié aux notes des étudiants et aux taux d’abandon, et dresser des statistiques portant sur les inscriptions aux programmes.
- Apporter un soutien au coordonnateur ou à la coordonnatrice de programmes pour la préparation à l’approbation et à la mise en œuvre de cours (faire des copies, remplir des formulaires, afficher des classes annulées, etc.), la planification de l’horaire (préparation, changements et mises à jour des classes et horaires, etc.), et s’acquitter d’autres tâches directement liées à ce poste qui lui sont confiées.
- Offrir un appui administratif aux coordonnatrices des stages de l’École.
- Prêter son concours au coordonnateur ou à la coordonnatrice de programmes pour ce qui est des tâches de bureau.
- Collaborer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice et la direction de l’ÉSÉ, au besoin, pour traiter les questions liées aux études.
Budgets de programmes
- Préparer et traiter les transferts et les demandes; préparer les bons de travail, les feuilles de présences, etc., en consultation avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de programmes.
- Surveiller et maintenir l’approvisionnement en fournitures de bureau.
- Tenir les budgets en consultation avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de programmes.
Être le centre d’information et la personne-ressource du programme
- Répondre aux demandes reçues par téléphone, courrier, voie électronique et en personne.
- Organiser, produire et manipuler le matériel relevant du programme et le modifier au besoin.
- Fournir des informations de base sur les programmes offerts et diriger les questions à la personne responsable.
Événements spéciaux et publicité
- Aider à planifier et à organiser les événements spéciaux, les ateliers pour la population étudiante, les séminaires, les conférenciers invités, les voyages, etc.
- Aider à maintenir et à mettre à jour des pages Web relatives à l’offre.
- Aider à produire, à créer et à mettre à jour le matériel publicitaire pourl’offre.
Prêter une assistance aux étudiants
Informer les étudiants des ateliers, possibilités, concours, séminaires et d’autres activités pédagogiques.
Exigences
- Diplôme d’études secondaires (12e année) et au moins deux ans d’études postsecondaires;
- Compétences linguistiques professionnelles permettant de fournir un soutien adéquat en français au programme (rédaction de documents avec un minimum d’erreurs);
- Aptitudes pour les logiciels et l’informatique (pages Web, Microsoft Suite, Colleague, WebAdvisor, Google Workspace, Adobe);
- Compétences en matière d’administration de bureau et de secrétariat (rédaction de procès-verbaux, saisie de données, tenue des dossiers, triage de courrier et de courriels, réponse aux demandes de renseignements);
- Connaissances des politiques et procédures de l’Université Laurentienne (finances, secrétaire général, etc.) afin de venir en aide aux étudiants et professeurs.
À compter du 1er mai 2022, la Politique et le programme sur la vaccination contre la COVID-19 sont mis en suspens. Cela signifie que cette politique et ce programme ne s’appliquent pas pour le moment, mais ils ne sont pas annulés et pourraient être rétablis si les conditions de la santé publique le justifient, ou selon les directives des instances fédérales, provinciales ou locales de santé publique. L’évolution du virus et de l’activité de la maladie est difficile à prévoir, et il sera peut-être nécessaire de rétablir la totalité ou une partie de la politique dans un court délai. Lorsque la politique et le programme de vaccination contre la COVID-19 sont en suspens, les personnes qui se rendent sur le campus de la Laurentienne n’ont plus besoin de montrer une preuve de vaccination.
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