Adjoint/e administratif/ve, École de kinésiologie et des sciences de la santé

Required Position

Poste à temps plein

Fonctions

La ou le titulaire du poste relève de la Gestionnaire administrative, Décanat de la Faculté d’éducation et de la santé doit:

Fournir un soutien administratif complet à l’école  

• Organiser et participer à des réunions, réserver les salles, écrire les procès-verbaux, préparer, produire et distribuer les documents, ordres du jour et procès-verbaux
• Maintenir les fichiers et les opérations de bureau, y compris sans s’y limiter : la collecte des rapports annuels, la mise à jour des listes (espace, corps professoral actuel, etc.), l'affichage des heures de bureau ; coordination des examens périodiques 
• Aide au Directeur/ à la Directrice et aux professeurs dans la préparation de leurs cours (faire des copies, des formulaires, afficher des classes annulées, etc.), la planification de l’horaire (préparation, changements et mises à jour des classes et horaires, etc.), l'embauche des enseignants (maintien de la liste des chargés de cours, l'ancienneté et le statut prioritaire, préparation de la documentation pour les comités d'embauche, l’affichage des postes, orientation des nouveaux professeurs (l’équipement et les formulaires, etc.) et d'autres tâches directement liées à ce poste qui lui sont attribuées  

Budgets du département /programme   

• Préparer et traiter les dépenses de carte de crédit, les transferts et les demandes ; préparer les bon de commandes, des feuilles de temps, etc., en consultation avec le Directeur/ la Directrice
• Acheter des fournitures/équipement pour l’école ; surveiller et maintenir l'inventaire  

Servir comme le centre d'information et la personne-ressource pour le département / programme 

• Répondre aux demandes par téléphone, courrier, e-mail et en personne
• Organiser, produire et manipuler le matériel relevant de l’école et le modifier si nécessaire. 
• Fournir des informations de base sur les programmes offerts, et diriger les questions à la personne responsable ; maintenir et mettre à jour la liste des membres du corps professoral

Fournir une assistance aux étudiants

• Informer les étudiants des différents ateliers, opportunités, concours et séminaires
• Conseiller les assistants à l’enseignement ; préparer les formulaires pour les « GTA » et conseiller les étudiants sur les autres possibilités de financement
• Assurer que les étudiants suivent les mesures administratives nécessaires pour la soutenance de thèse; coordonner les soutenances de thèse au besoin.  

Qualifications

• deux ans d’études postsecondaires dans un domaine connexe
• trois à cinq ans d’expérience pertinente dans un tel poste;
• Des compétences en littératie de pointe pour fournir un soutien adéquat (rédaction de documents avec un minimum d'erreurs). 
• Des compétences en logiciels informatiques (Pages Web, Microsoft Word, Excel, Publisher, PowerPoint, Datatel, WebAdvisor, GroupWise, Google Drive, Adobe, Skype); la capacité de maintenir et de garder à jour le site web).   
• L'administration de bureau et des compétences en secrétariat (prise du procès verbal, entrée au clavier, le dépôt, la tenue des dossiers, triage du courrier et des e-mails, réponses aux demandes de renseignements)
• Connaissances de base du matériel informatique pour résoudre les périphériques (projecteurs, imprimantes, etc.) 
• Les politiques et procédures de l'Université (Finance, registraire, etc. pour aider les étudiants et les professeurs).
• Les compétences en numératie (connaissances de base de la comptabilité pour suivre les dépenses et gérer les budgets).
• Capacité de travailler entièrement dans les deux langues officielles (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit.

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