Coordonnatrice ou coordonnateur de l’accueil et de l’administration, Équité, diversité et droits de la personne

Required Position

Poste à temps plein

Fonctions

Sous la direction de la directrice des droits et responsabilités, en tant que premier point de contact pour le personnel, le corps professoral et la population qui accèdent aux services du Bureau de l’équité, de la diversité et des droits de la personne (BEDDP), la ou le titulaire de ce poste fournit des renseignements initiaux et des conseils sur les services du BEDDP et aide à trier les préoccupations. Cette personne assure le bon déroulement des opérations afin d’assurer l’efficacité et la rentabilité organisationnelles, tient le budget opérationnel du BEDDP, compile des rapports et des statistiques sur les cas et les activités afin d’appuyer les rapports du BEDDP à la communauté de l’Université Laurentienne et pour assurer la conformité aux obligations légales concernant les rapports, la gestion des dossiers confidentiels, y compris la tenue du système de rappel et la rédaction de la correspondance confidentielle dans les processus de résolution des plaintes. Cette personne doit aussi respecter des échéances dans un environnement où les priorités changent constamment et fournir du soutien efficace dans la plus grande discrétion pour protéger la vie privée des personnes qui sollicitent les services du BEDDP.

Accueil

• Être le premier point de contact des personnes qui s’adressent au BEDDP concernant des questions/préoccupations/plaintes.
• Être une ressource pour la communauté universitaire en fournissant des informations sur les politiques et les services du BEDDP, en déterminant la nature de la demande et son urgence et, si nécessaire, en transmettant les questions au bureau ou à la personne approprié.
• Veiller à ce que des dossiers précis et complets soient conservés dans un entrepôt de dossiers sécurisé.

Gestion des dossiers, rapports et préparation de correspondance confidentielle concernant les cas

• Recevoir et effectuer un examen préliminaire de la correspondance entrante, en triant les documents en fonction de leur importance et des délais, des calendriers et de l'urgence.
• Rédiger la correspondance confidentielle relative aux processus de résolution des plaintes, y compris les résumés des plaintes, les notifications et les avis de décision.
• Suivre et compiler des statistiques sur les contacts et les activités annuels du BEDDP concernant les dossiers afin de soutenir la production des rapports obligatoires du BEDDP déterminées par les politiques de l'Université Laurentienne et la législation connexe.
• Gérer des dossiers confidentiels, y compris tenir le système de rappel et la liste principale des dossiers.
• Communiquer avec les médiateurs et enquêteurs externes et préparer les documents nécessaires, le cas échéant.

Tenue du budget opérationnel

• Suivre et tenir le budget opérationnel du BEDDP, y compris préparer les bons de commande, payer/traiter les factures, créer un suivi des paiements, enregistrer les reçus et les documents relatifs aux cartes de crédit en vue d'un rapprochement.
• Veiller à ce que les factures soient traitées de manière appropriée et payées en temps opportun.

Soutien administratif général

• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Qualifications

• Diplôme collégial dans un domaine pertinent.
• De trois à cinq ans d’expérience en gestion de cas.
• Connaissance de la principale législation, notamment le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur la santé et la sécurité au travail et la Loi de 2001 sur les personnes handicapées de l’Ontario.
• Capacité de traiter des questions hautement délicates avec intégrité et confidentiellement.
• Excellentes compétences en organisation pour hiérarchiser la charge de travail dans un environnement au rythme rapide, avec des échéances changeantes et la nécessité de répondre rapidement à des situations urgentes.
• Capacité de travailler indépendamment, de prendre des initiatives et de travailler efficacement au sein d'une équipe.
• Grand souci du détail.
• Compétences exceptionnelles en relations interpersonnelles, notamment pour communiquer avec les parties prenantes internes et externes avec beaucoup de tact et de professionnalisme.
• Capacité d’acquérir des connaissances sur d'autres cultures et de dialoguer avec des personnes d'autres cultures ou d'autres origines, obligatoire.
• Sensibilité aux questions touchant les Autochtones et les handicaps et à leur(s) intersection(s) avec d'autres identités, notamment la race, le sexe, la religion, l'orientation sexuelle, l'âge, l'état matrimonial, la situation familiale, etc.
• Grande maîtrise des logiciels de traitement de texte et de base de données.
• Compétences avérées en résolution de problèmes et esprit d'initiative.
• Connaissance approfondie de Microsoft Office Suite, de Google Apps et expérience de travail avec des systèmes intégrés de gestion de l'information.
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

L’Université Laurentienne a adopté la Politique sur les modalités de travail souples qui est maintenant officielle et appuie les plans de télétravail fondés sur des considérations opérationnelles. À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

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