Agent ou agente de l'aide financière, Bureau de l'aide financière et des frais

Required Position

Nomination à temps plein  CE POSTE EST CLASSÉ PARMI CEUX POUVANT NÉCESSITER UN HORAIRE DIFFÉRENT OU DES HEURES DE TRAVAIL IRRÉGULIÈRES. L’horaire actuel est du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h (horaire d’été) et du lundi au vendredi, de 9 h à 16 h 30 (horaire d’hiver). Tout changement à l’horaire ou aux heures de travail sera signalé quatre semaines à l’avance (et pourrait inclure les soirées et les week-ends).  

Fonctions

Sous la supervision de la gestionnaire de l’aide financière et des frais et du Hub maLaurentienne, l’agente ou l’agent de l’aide financière a la responsabilité d’administrer les programmes d’aide financière à l’Université Laurentienne. Ces programmes incluent le Régime d’aide financière aux étudiants de l’Ontario (RAFEO) et les programmes affiliés, les programmes d’aide financière du gouvernement fédéral et d’autres provinces et territoires du Canada, et les programmes gouvernementaux de bourses d’études et d’aide. Cette personne interprète et administre régulièrement les politiques et procédures établies par le ministère des Collèges et Universités ainsi que les politiques d’admission, d’inscription et d’aide financière de l’Université Laurentienne.

La ou le titulaire de ce poste exécute les tâches suivantes :

• Recueillir, évaluer et entreposer sans tarder, efficacement et exactement les renseignements des dossiers d’aide financière étudiante conformément à la politique;
• Se tenir au courant de tous les programmes d’aide financière, y compris les exigences d’admissibilité et les incidences de diverses décisions afin d’agir à titre de spécialiste de l’aide financière et d’offrir des conseils sur toutes les options d’aide financière;
• Recueillir, préparer et saisir des données sur l’aide financière dans les dossiers étudiants, entre autres, sur les bourses d’études et d’aide, les prêts provinciaux et territoriaux et les subventions;
• Se tenir au courant de tous les règlements et politiques pertinents à tous les programmes d’aide financière, et agir comme personne-ressource auprès des commis à l'aide financière et aux frais et de la représentante des Services aux étudiants ainsi qu’auprès d’autres unités et parties concernées;
• Surveiller les dossiers étudiants et les progrès touchant les programmes d’aide financière et communiquer les changements et les mises à jour à la population étudiante;
• Effectuer des recherches, analyser et résoudre les problèmes de la population étudiante;
• Veiller à ce que toutes les entrées et tous les changements touchant l’aide financière soient traités en temps opportun;
• Conseiller la population étudiante et confirmer le statut des intérêts sur les frais des programmes d’aide financière;
• Recevoir toutes les demandes de renseignements sur l'aide financière et y répondre précisément et sans tarder, et les transmettre au besoin à la coordonnatrice ou à la gestionnaire;
• Déterminer l’admissibilité des remboursements demandés;
• Aider la coordonnatrice de l’aide financière à recueillir des documents et des fichiers à des fins de vérification;
• Administrer tous les programmes d’aide financés par un gouvernement (RAFEO et programmes fédéraux, provinciaux et territoriaux à l'extérieur de l’Ontario). Cela inclut entre autres vérifier les demandes avant l'envoi, traiter les appels, saisir les renseignements dans les systèmes d’information internes et externes, libérer les fonds et fournir des renseignements à la population étudiante concernant les processus de négociation du financement et les obligations étudiantes;
• Communiquer avec le Centre de service national de prêts aux étudiants au nom des étudiants pour les aider à régler tout problème et vérifier le financement négocié;
• Travailler avec le Service d’éducation financière pour créer et exécuter le plan de communication, y compris le site Web, afin que la population étudiante, le corps professoral et le personnel administratif soient au courant des échéances et politiques importantes;
• Au besoin, répondre aux demandes de renseignements et apporter de l'aide au comptoir de service (tous les moyens de communication);
• Fournir du soutien au commis à l’aide financière et aux frais et à la représentante des Services aux étudiants, entre autres, pour le triage et les demandes de renseignements de tout type, et travailler au comptoir de service au besoin;
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Qualifications

• Baccalauréat en administration des affaires ou comptabilité ou finances;
• D’un à trois ans d'expérience dans la fourniture d’explications détaillées des politiques et procédures touchant les programmes gouvernementaux d’aide financière;
• Solides compétences en relations interpersonnelles et service à la clientèle;
• Compétences avancées dans l’utilisation de Microsoft Office, y compris Word et Excel, et de Google Workspace;
• Expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion de données, ainsi que dans la création et le travail dans des feuilles de calcul;
• Excellentes compétences en relations interculturelles, en organisation, en service à la clientèle et en résolution de problèmes;
• Capacité exceptionnelle de s’organiser et de prioriser la charge de travail diversifiée, obligatoire;
• Capacité de traiter une grande quantité de travail sou pression et de respecter les échéances;
• Capacité manifeste de saisir des données rapidement et exactement et de faire preuve de jugement; exactitude et attention aux détails;
• Capacité de s’adapter aux nouvelles pratiques et procédures rapidement et exactement;
• Expertise dans le travail avec des renseignements confidentiels et dans la protection en tout temps des renseignements personnels des étudiants;
• Connaissance des systèmes d’information sur les étudiants de l’Université ou d’un système comparable;
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

L’Université Laurentienne a adopté la Politique sur les modalités de travail souples qui est maintenant officielle et appuie les plans de télétravail fondés sur des considérations opérationnelles. À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

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