Agent(e) principal(e) des admissions, Bureau des admissions

Required Position

Poste à temps plein à durée déterminée: 6 mois

Fonctions

L’agent(e) principal(e) des admissions (APA) relève du ou de la gestionnaire des Services aux candidats et est l’expert(e) en matière d’admissions et de communication dans Ellucian Colleague (Datatel). Assurant la coordination, l’APA soutient principalement le développement des transferts de crédits ainsi que la recherche, l’élaboration et la coordination des ententes d’articulation au sein de l’Université. L’APA contribue à l’élaboration des politiques du Bureau des admissions et assure un encadrement avancé relatif aux transferts de crédits et à l’évaluation des admissions. L’APA analyse les candidatures et formule des recommandations sur les décisions d’admission pour le dossier des candidatures du groupe B, conformément aux politiques et directives approuvées. L’APA est également une ressource pour le campus en matière de processus, de données et de conformité touchant les admissions.

Coordination des crédits de transfert et des équivalences (25 %)

• Agir en tant qu’agent des admissions qui soutient principalement le développement des crédits de transfert, y compris les règlements, les cadres, le maintien des équivalences et la documentation dans Colleague.
• Coordonner les évaluations complexes de crédits et les équivalences de cours pour les étudiants canadiens et étrangers; maintenir les tableaux d’équivalences et les règlements d’articulation dans Colleague.

Élaboration et gouvernance des politiques d’admission (15 %)

• Contribuer à la rédaction, à la révision et à la gestion des politiques, des procédures et des grilles d’évaluation liées à l’admission; avec le soutien du ou de la gestionnaire des Services aux candidats, maintenir la confluence des opérations d’admission.
• Effectuer des analyses de contexte et des examens des établissements postsecondaires de l’Ontario; analyser les données sur les résultats afin de recommander des améliorations aux politiques qui favorisent l’accès, l’équité et la qualité de l’enseignement.
• Assurer l’harmonisation avec les règlements approuvés par le Sénat, les conventions collectives et les lois en vigueur.

Ententes d’articulation : Recherche, développement et coordination (20 %)

• Épauler la recherche, le développement, la coordination et le maintien des ententes d’articulation (des approbations internes aux signatures des partenaires externes) en collaboration avec les facultés, le Secrétariat général et les établissements externes.
• Coordonner la cartographie des programmes d’études et les analyses des limites de crédit/du rendement; formuler des parcours de transfert et le libellé des ententes; maintenir l’inventaire centralisé et le cycle de révision.
• Surveiller le rendement des partenaires et les indicateurs de réussite des étudiants; recommander le renouvellement, la révision ou l’abandon d’ententes.

Décisions d’admission : Dossier de candidatures du groupe B (20 %)

• Évaluer le dossier de candidatures du groupe B à l’aide de critères et de paramètres approuvés; vérifier les préalables, les calculs de MPC et les exigences spécifiques au programme; statuer sur les décisions d’admission.
• Observer des pratiques d’admission soucieuses de l’équité; diriger le processus d’admission au programme de Bachelor of Indigenous Social Work.
• Préparer les justifications et les recommandations pour les reports, les refus ou les exceptions; mettre en œuvre les décisions approuvées et coordonner les communications bilingues et opportunes avec les candidats.

Soutien et formation des parties prenantes et communications avec elles (10 %)

● Contribuer à l’élaboration de matériel et de ressources de formation pour les coordonnateurs de programme, les doyens et le personnel des admissions en matière de politiques, de systèmes, de flux de travail et de qualité des données; soutenir la prestation dirigée par d’autres; contribuer aux initiatives dirigées par le secrétaire général, comme demandé.

Admissions et communications dans Ellucian Colleague/Fusion : Gestion de système (5 %)

• Servir de ressource principale et d’expert pour les admissions et les modules de communication pertinents dans Colleague (p. ex., traitement de candidatures, flux de travail d’évaluation, plans de communication, imagerie documentaire/dossiers, rapports).
• Configurer, vérifier et optimiser les processus d’admission, les modèles de communication et les règlements; coordonner et participer aux validations d’EAU et de systèmes après la mise à niveau; maintenir l’intégrité des données et les contrôles de la qualité.
• Créer et maintenir des tableaux de bord et des rapports habituels/spéciaux pour soutenir la prise de décisions et la conformité; documenter les configurations et les procédures normales d’exploitation (PNE).
• Collaborer avec le Service informatique, le Bureau de planification institutionnelle et les dirigeants du Secrétariat général pour résoudre les problèmes, optimiser les intégrations et maintenir une solide intégrité des dossiers.

Expérience des candidats et coordination des services (5 %)

• Fournir des conseils aux agents des admissions et aux autres évaluateurs universitaires (p. ex., les coordonnateurs de programme); aider aux recours hiérarchiques dans le cadre des processus établis; recommander des mises à jour aux équivalences et aux règles définies.

Qualifications

• Baccalauréat (4 ans) en éducation, administration des affaires, communications ou systèmes de données/d’information ou dans un domaine étroitement lié.
• De 5 à 7 ans d’expérience en matière d’admission dans des postes à responsabilités croissantes en milieu universitaire, y compris l’évaluation des diplômes étrangers et l’évaluation des équivalences (crédits de transfert).
• Leadership fonctionnel avéré en matière d’Ellucian Colleague (Datatel) pour les admissions et les communications, y compris la configuration, les tests, les rapports et la qualité des données.
• Expérience de la coordination d’ententes d’articulation et de cartographie des programmes d’études avec des partenaires canadiens et (ou) internationaux.

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