Coordonnatrice ou coordonnateur des examens

Required Position

CE POSTE EST CLASSÉ PARMI CEUX POUVANT NÉCESSITER UN HORAIRE DIFFÉRENT OU DES HEURES DE TRAVAIL IRRÉGULIÈRES.

Fonctions

Sous la direction de la gestionnaire de la Laurentienne en ligne, la coordonnatrice ou le coordonnateur des examens doit coordonner et livrer tous les examens, en ligne ou en présentiel, visant la population étudiante qui suit un cours asynchrone en ligne offert par la Laurentienne en ligne. Cette personne doit superviser la réservation des centres d’examen et des surveillants et coordonner les processus d’inscription aux examens prévus et reportés ainsi que les changements de lieu. Elle organise les adaptations pour les étudiants ayant des problèmes d’accessibilité, coordonne les dépenses et la paie liées aux examens, et tient des dossiers exacts à des fins de rapport et d’examen. En collaboration avec plusieurs unités et membres de l’équipe, la TI et les Services d’accessibilité, elle joue un rôle essentiel dans l’amélioration des processus d’examen, le soutien à la population étudiante et le respect des politiques de l’Université.

Coordination et administration des examens 

• En collaboration avec la gestionnaire de la Laurentienne en ligne, superviser tous les processus d’examen en ligne et en présentiel afin qu’ils se déroulent bien.
• Suivre tous les processus d’examen à chaque session en veillant au respect des calendriers et des processus, et fournir des mises à jour régulières à l’équipe et à la gestionnaire de la Laurentienne en ligne.
• Travailler étroitement avec les coordonnatrices des examens, le commis au soutien du programme et des examens de la Laurentienne en ligne, le Secrétariat général et la TI pour établir et afficher les calendriers des examens dans le portail étudiant, etc.
• Dresser des listes principales de tous les examens et conserver l’original de chaque examen.
• Veiller à ce que les renseignements sur tous les examens soient indiqués exactement dans chaque cours.

Logistique et établissement du calendrier

• Superviser la réservation des centres d’examen et des surveillants pour tous les examens en présentiel sur le campus et à l’échelle provinciale, nationale et internationale.
• Coordonner le processus d’enregistrement des examens, des examens reportés et des changements de lieu d’examen.
• Coordonner une équipe de surveillants, y compris leur recrutement et leur formation, pour les centres d’examen sur le campus et dans la province, dans le pays et à l’étranger.

Tâches financières et administratives

• Compiler des renseignements sur les tarifs d’impression des examens et cahiers, les locations de salle, les frais de supervision, les services de messagerie et d’autres ressources pertinentes.
• En consultation avec la gestionnaire de la Laurentienne en ligne, négocier les prix et coordonner tous les bons de commandes de fournitures d’examen, de centres d’examen et les paiements par carte VISA.
• Préparer au besoin des demandes de chèques pour les locations de salles de classe et les surveillants, avec l’approbation de la gestionnaire de la Laurentienne en ligne.
• Transmettre les demandes de paie des surveillants sur le campus et hors campus, avec l’approbation de la gestionnaire de la Laurentienne en ligne.
• Tenir des dossiers précis des dépenses liées aux examens en veillant à leur suivi systématique en vue de leur examen et de leur approbation par la gestionnaire de la Laurentienne en ligne.

Technologie des examens et configuration en ligne

• Travailler avec les coordonnatrices des cours de la Laurentienne en ligne, les techniciens et le personnel de la TI pour configurer tous les examens en ligne de mi-session et finals dans D2L.
• En collaboration avec la gestionnaire de la Laurentienne en ligne, travailler avec la TI pour élaborer, mettre à jour et tenir les renseignements, les formulaires et les processus au moyen de FUSION.

 

Accessibilité et adaptations

• Veiller à ce que tous les examens en ligne incluent au besoin les adaptations nécessaires pour les étudiants.
• Traiter les lettres d’adaptations provenant des Services d’accessibilité de la Laurentienne.
• Collaborer avec les coordonnatrices des examens de la Laurentienne en ligne pour effectuer dans les cours et les examens les adaptations indiquées dans les lettres.
• Organiser les locaux, la technologie et les logiciels appropriés pour les étudiants qui ont besoin d’adaptations conformément à ce qui est indiqué dans leurs lettres.
• Collaborer avec les Services d’accessibilité de la Laurentienne et les coordonnatrices des cours de la Laurentienne en ligne pour examiner et améliorer les processus et services pour les étudiants inscrits aux Services d’accessibilité.

Communications et documentation

• En collaboration avec la gestionnaire de la Laurentienne en ligne, élaborer, réviser et mettre à jour des documents et des instructions pour guider les étudiants, les superviseurs de cours et les surveillants dans tous les processus liés aux examens de la Laurentienne en ligne.
• Assurer au besoin la liaison avec les étudiants et les superviseurs de cours.

Traitement et distribution des examens

• Envoyer tous les examens et le matériel aux centres d’examens au moyen des services de messagerie appropriés.
• Recevoir, documenter et traiter les examens terminés à transmettre (sous forme numérisée pour par messagerie) au superviseur du cours, à l’enseignant ou à l’auxiliaire à l’enseignement.

Autres responsabilités

• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Qualifications

• Baccalauréat (programme de quatre ans) en éducation, administration des affaires, préférable.
• Deux ou trois ans d’expérience pertinente.
• Initiative, compétences en organisation et attention aux détails.
• Expérience prouvée en gestion de projets.
• Capacité prouvée d’établir les priorités et d’accomplir plusieurs tâches à la fois pour respecter les échéances.
• Solides compétences en analyse et en résolution de problèmes.
• Capacité de travailler sous pression avec un grand volume de travail.
• Solides compétences en relations interpersonnelles.
• Solides compétences en informatique, et capacité manifeste de créer, tenir et analyser des feuilles de calcul.
• Capacité de travailler indépendamment et en équipe.
• Connaissance des politiques et procédures de l’Université.
• Capacité de travailler en dehors des heures ouvrables normales durant les périodes d’examen.
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

***Nous sommes conscients que certains candidats éprouvent des difficultés à utiliser notre portail de carrières. Si vous remplissez une demande via notre formulaire en ligne et recevez un message d'erreur, veuillez soumettre votre candidature à careers@laurentian.ca.***

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

L’Université Laurentienne est une communauté englobante et accueillante et encourage les candidatures de membres de communautés qui recherchent l’équité, y compris les femmes et les personnes racialisées, autochtones, handicapées et de toutes orientations sexuelles et identités et expressions sexuelles. La Politique de bilinguisme de l’Université Laurentienne contient une disposition concernant l’exigence linguistique pour les personnes qui s’identifient comme membres des Premières Nations, métisses ou inuites. 

L’Université Laurentienne se fait un devoir d’offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes ayant des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des adaptations à tout stade du processus de recrutement. Veuillez communiquer avec les ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements (careers@laurentian.ca).

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