Adjoint/e administratif/ve, École des sciences infirmières

Required Position

Poste à temps plein à durée déterminée: 6 mois

Fonctions

Ce poste relève directement de la gestionnaire administrative de la Faculté d’éducation et de la santé. La ou le titulaire de ce poste fera partie intégrante de la communauté de l’École et apportera du soutien dans le fonctionnement quotidien de l’École. Cette personne assistera la directrice et la coordonnatrice des stages cliniques. Elle pourrait aussi apporter de l’aide pour répondre aux demandes de renseignements de la population étudiante, du corps professoral et d’autres personnes ou groupes de la communauté universitaire.

• Prévoir les réunions de l’École touchant les études et y assister, p. ex., le Comité plénier du corps professoral, le Conseil de l’enseignement, le Comité des programmes et les réunions de programmes, pour prendre les notes;
• Tenir les systèmes de classement des dossiers électroniques et imprimés de l’École;
• Aider l’adjointe administrative de l’École dans les tâches générales, p. ex., collecte et distribution du courrier, tenue et mise à jour du site Web de l’École;
• Apporter du soutien au besoin pour la collecte de données dans Tableau;
• Aider au besoin la directrice de l’École, notamment pour l’organisation de réunions avec divers partenaires internes et externes;
• Apporter du soutien à la coordonnatrice des stages cliniques;
• Apporter du soutien pour l’organisation, la tenue et la vérification de la documentation obligatoire étudiante et les dossiers de stage entreposés dans InPlace, tout en se conformant aux politiques et procédures d’Horizon Santé-Nord et de la Laurentienne;
• Examiner les documents remis par la population étudiante, veiller à ce que les lignes directrices appropriées soient suivies et communiquer avec les étudiants qui n’ont pas remis leur documentation dans les délais;
• Correspondre avec divers organismes de la communauté pour recueillir des renseignements pour les stages;
• Apporter du soutien pour les séminaires et les séances d’orientation;
• Apporter de l’aide dans la mise en œuvre des modifications apportées aux manuels de stage;
• Apporter de l’aide dans la tenue et la mise à jour de la liste d’organismes et de leurs qualifications;
• Fournir au besoin du soutien administratif à l’École (finances générales, réponse aux demandes de renseignements de la population étudiante, accueil des visiteurs, apporter de l’aide pour certaines charges de travail, offres de cours occasionnelles);
• Exécuter toutes tâches qui lui sont confiées.

Qualifications

• Deux années d’études postsecondaires;
• Excellente connaissance de Microfost Suites et de Google Suite, Adobe, D2L, Zoom;
• Capacité prouvée de naviguer sur Internet, de renseigner la population étudiante sur les politiques, les cours offerts, la progression et les procédés;
• Capacité de transmettre efficacement des renseignements oralement et par voie électronique à la population étudiante;
• Capacité prouvée de collaborer avec des collègues et partenaires;
• Capacité prouvée de travailler avec le personnel, la population étudiante et le corps professoral dans des contextes complexes et exigeants;
• Fiabilité, ponctualité et capacité de respecter les échéances;
• Connaissance de InPlace, un atout;
• Capacité de travailler aisément oralement et par écrit dans les deux langues officielles (français et anglais).

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