Adjointe administrative ou adjoint administratif, Services financiers

Required Position

Poste à temps plein

Fonctions

Statut du poste vacant: Poste existant

Sous la direction de la vice-rectrice associée (VRA), Finances et administration, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif apporte du soutien à la VRA et à l’équipe des Services financiers. Cette personne facilite l’établissement des calendriers, les communications et la coordination de divers programmes dans l’Université. 

Soutien administratif

• Aider la VRA à établir les calendriers et à organiser des réunions.
• Répondre aux demandes de renseignements et transmettre au besoin les messages électroniques au compte de courrier électronique général des Services financiers. 
• Être la personne-ressource pour le Comité des pensions en préparant les ordres du jour et en prenant les notes pour le procès-verbal durant les réunions. 
• Organiser et coordonner les réunions des comités afin d’assurer les communications et la collaboration efficaces.

Soutien aux Services financiers

• Gérer les demandes concernant les cartes de crédit, y compris leur délivrance et les changements des limites.
• Superviser la plateforme de gestion des dépenses et assurer l’exactitude des renseignements bancaires saisis pour les dépôts directs.
• Exécuter des processus de vérification et poser des questions de sécurité pour préserver l’intégrité des données.
• Fournir l’accès aux comptes financiers dans le système Ellucian. 
• Animer des séances de formation du personnel sur l’utilisation efficace du système.

Aide financière étudiante et administration des frais

• Administrer le programme d’exonération des droits de scolarité pour le personnel, y compris la distribution des formulaires.
• Vérifier l’admissibilité des candidats et prendre les décisions pour l’approbation en consultation avec la VRA dans les situations uniques. 

Autres tâches

• Exécuter toutes autres tâches entrant dans son champ d’application professionnel et le niveau de compétences du poste, en se conformant pleinement à la législation, aux politiques de l’Université et aux conventions collectives applicables.

Qualifications

• Diplôme collégial en administration des affaires ou dans un domaine pertinent. 
• D’un(1) à trois(3) ans d’expérience dans un domaine pertinent.
• Excellentes compétences en communications orales et écrites.
• Compétences prouvées en résolution de problèmes et de conflits, attention aux détails.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps; capacité de respecter les échéances.
• Excellentes compétences en analyse et en réflexion critique.
• Capacité prouvée de gérer plusieurs projets et priorités simultanément dans un environnement au rythme rapide.
• Expérience en gestion de dossiers institutionnels, en observation des politiques de conservation et en préservation de l’intégrité des données.
• Capacité prouvée de traiter, sécuriser et analyser de grandes séries de données conformément aux protocoles de protection de la vie privée et de sécurité.
• Capacité prouvée de travailler indépendamment avec un minimum de supervision, de prendre des initiatives et de collaborer efficacement au sein d’une équipe.
• Discrétion et bon jugement dans la gestion de données opérationnelles, financières ou relatives au personnel hautement confidentielles.
• Maîtrise de la budgétisation et de la gestion financière dans un cadre universitaire.
• Expérience dans la détermination et l’atténuation des risques financiers et opérationnels afin d’assurer la stabilité de l’établissement.
• Compréhension des processus de gestion des subventions et fonds de recherche externes, y compris des règlements des organismes de financement.
• Connaissance des processus de paie, y compris des retenues obligatoires, de la réglementation fiscale, de la gestion des avantages sociaux et du respect du droit du travail.
• Maîtrise de la gestion de tous les aspects des comptes fournisseurs et des comptes clients, y compris les paiements aux fournisseurs, la facturation et le recouvrement.
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

Les candidatures sont acceptées pour pourvoir un poste vacant au sein de l'université

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Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

L’Université Laurentienne est une communauté englobante et accueillante et encourage les candidatures de membres de communautés qui recherchent l’équité, y compris les femmes et les personnes racialisées, autochtones, handicapées et de toutes orientations sexuelles et identités et expressions sexuelles. La Politique de bilinguisme de l’Université Laurentienne contient une disposition concernant l’exigence linguistique pour les personnes qui s’identifient comme membres des Premières Nations, métisses ou inuites. 

L’Université Laurentienne se fait un devoir d’offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes ayant des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des adaptations à tout stade du processus de recrutement. Veuillez communiquer avec les ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements (careers@laurentian.ca).

 

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