Agente ou agent de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée, Bureau de la conseillère juridique

Required Position

Poste à temps plein

Fonctions

Statut du poste vacant: Poste existant

Sous la direction de la conseillère juridique principale et dans le respect de strictes exigences de confidentialité, l’agente ou l’agent de l’accès à l'information et de la protection de la vie privée doit élaborer, mettre en œuvre et maintenir le cadre de protection de la vie privée et d'accès à l'information de l'Université, de veiller au respect de la législation applicable et de promouvoir une culture de confidentialité et de transparence dans toutes les unités d’enseignement et administratives. Cette personne doit diriger des initiatives de protection de la vie privée, gérer les demandes d'accès à l'information et fournir des conseils d'expert dans un environnement universitaire dynamique.

Conformité et rapport

• Élaborer, mettre en œuvre et maintenir un processus complet d'évaluation des 
• facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) conformément aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) modifiée, notamment en dirigeant les travaux liés à l'EFVP et en collaborant avec le service de TI sur le système.
• Fournir des conseils sur l'interprétation et l'application de la législation complexe en matière de protection de la vie privée, entre autres, la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP), la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) et la Loi canadienne anti-pourriel, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Donner des conseils sur toutes les questions liées à l'accès à l’information et à la protection de la vie privée qui touchent l'établissement, en guidant la conformité institutionnelle et l'atténuation des risques.
• Être le principal point de liaison de l’Université pour les questions liées à la protection de la vie privée avec des organismes de réglementation gouvernementaux externes, y compris le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée (CIPVP). Coordonner et remettre les rapports obligatoires au commissaire et préparer les rapports annuels sur la protection de la vie privée à l'intention du Conseil des gouverneurs.
• Diriger la réponse institutionnelle aux incidents internes et externes, aux atteintes à la vie privée, aux plaintes et aux demandes de renseignements sur la protection de la vie privée. Cela comprend la gestion des demandes d'accès à l'information, depuis la collecte initiale des documents et les demandes d'exemption jusqu'à la rédaction, la médiation et la préparation des représentations pour les appels.
• Élaborer et dispenser des formations au personnel dans les deux langues officielles sur les exigences législatives, les politiques et les procédures de l'Université, afin de promouvoir la sensibilisation à la protection de la vie privée et la gestion des documents dans toute l'Université.

Gestion de l’information et des documents

• Coordonner la récupération des documents, rédiger les décisions, suivre et traiter les demandes, et tenir des registres détaillés afin de garantir le respect des délais.
• Interpréter la législation sur la protection de la vie privée afin de prendre des décisions éclairées concernant l'application des exemptions et des exclusions aux informations demandées, le cas échéant, y compris en effectuant des recherches sur les ordonnances et les décisions d’examen judiciaire pertinentes.
• Coordonner la mise en œuvre, la formation, la tenue et le respect des politiques et procédures institutionnelles en matière de gestion des dossiers et de protection de la vie privée.
• Surveiller les directives du bureau du CIPVP ainsi que les développements législatifs et réglementaires, les meilleures pratiques et les évolutions du secteur en matière de protection de la vie privée et de gestion des documents, conseiller la direction sur les incidences opérationnelles et veiller à ce que les politiques et les pratiques restent conformes.
• Élaborer des procédures de vérification des programmes de gestion de la protection de la vie privée et des documents et assurer la liaison avec la gestion des risques d'entreprise et les assurances pour les vérifications de la confidentialité.
• Analyser les documents en vue d'une éventuelle divulgation, coordonner la récupération des documents, appliquer les exemptions et rédiger les décisions, conformément aux exigences de la LAIPVP.
• Créer et tenir des tableaux de bord et des outils de rapport pour les dépôts réglementaires et les activités d’assurance de la conformité.

Collaboration et soutien administratif

• Travailler en collaboration et de manière constructive avec toutes les unités d’enseignement et administratives afin de recueillir les informations requises, en encourageant une culture de responsabilité, de transparence et de respect mutuel, et en instaurant un climat de confiance afin de répondre rapidement aux demandes d'accès à l'information et assurer l’alignement général.
• Communiquer clairement et patiemment les exigences complexes en matière de 
• confidentialité et d'accès à l’information, en instaurant un climat de confiance et de compréhension entre différents groupes.
• Évaluer les informations complexes et sensibles, les prolongations de délai, les frais et les exemptions, et fournir des conseils et des recommandations clairs et pratiques.
• Travailler avec les unités administratives et d’enseignement et apporter son expertise, sur demande, afin de soutenir les initiatives de l'Université touchant la gestion des archives, des informations et de la confidentialité.

Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Qualifications

• Baccalauréat droit et justice, parajuridique, gestion de l’information ou domaine connexe
• Diplôme de maîtrise ou d'études supérieures souhaité
• De trois(3) à cinq(5) ans d’expérience en protection de la vie privée et gestion des documents, de préférence dans le secteur public ou dans une université.
• De cinq(5) à huit (8) ans d’expérience et un diplôme collégial peuvent être pris en considération.
• CIPP/C (Certified Information Privacy Professional/Canada), CRM (Certified Records Manager), ou MLIS (Master of Library and Information Science), un atout.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Capacité avérée de résoudre les problèmes, souci du détail et aptitude à gérer les conflits.
• Excellentes compétences en organisation et gestion du temps; capacité de respecter les échéances.
• Excellentes capacités d'analyse et esprit critique.
• Capacité manifeste de gérer simultanément plusieurs projets et priorités dans un environnement au rythme rapide.
• Expérience en gestion de dossiers institutionnels, respect des politiques de conservation et garantie de l'intégrité des données.
• Capacité prouvée de traiter, sécuriser et analyser de grands ensembles de données de recherche conformément aux protocoles de confidentialité et de sécurité.
• Capacité démontrée de travailler de manière autonome avec un minimum de supervision, de prendre des initiatives et de collaborer efficacement au sein d'une équipe.
• Discrétion et bon jugement dans la gestion de données opérationnelles, financières ou personnelles hautement confidentielles.
• Expérience dans la création et la maintenance de tableaux de bord et d'outils de reporting pour les déclarations réglementaires et les activités de conformité.
• Connaissance de la gestion des documents numériques, y compris les imprévus et les risques associés à la gestion des documents électroniques.
• Connaissance approfondie de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPPRS), ainsi que bonne connaissance de la Loi canadienne anti-pourriel, du Règlement général sur la protection des données CAP, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
• Connaissance approfondie de la gouvernance universitaire, des processus opérationnels et des besoins des unités.
• Compréhension des principes de l’équité, de la diversité, de l’inclusion et de l’accessibilité sur le lieu de travail et dans la prestation des services.
• Capacité avérée d’interpréter la législation sur la protection de la vie privée afin d'appliquer des exemptions et des exclusions aux demandes d'information, y compris la recherche d'ordonnances et de décisions de contrôle judiciaire pertinentes.
• Excellentes compétences en relations interpersonnelles, négociation et influence afin de promouvoir la coopération, d’établir la confiance et d’encourager le respect des échéances.

Les candidatures sont acceptées pour pourvoir un poste vacant au sein de l'université.

***Nous sommes conscients que certains candidats éprouvent des difficultés à utiliser notre portail de carrières. Si vous remplissez une demande via notre formulaire en ligne et recevez un message d'erreur, veuillez soumettre votre candidature à careers@laurentian.ca.***

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

L’Université Laurentienne est une communauté englobante et accueillante et encourage les candidatures de membres de communautés qui recherchent l’équité, y compris les femmes et les personnes racialisées, autochtones, handicapées et de toutes orientations sexuelles et identités et expressions sexuelles. La Politique de bilinguisme de l’Université Laurentienne contient une disposition concernant l’exigence linguistique pour les personnes qui s’identifient comme membres des Premières Nations, métisses ou inuites. 

L’Université Laurentienne se fait un devoir d’offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes ayant des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des adaptations à tout stade du processus de recrutement. Veuillez communiquer avec les ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements (careers@laurentian.ca).

 

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