Coordonnatrice ou coordonnateur de projets, Service des installations

Required Position

Poste à temps plein

Fonctions

Statut du poste : Poste existant

La coordonnatrice ou le coordonnateur de projets, Service des installations, appuie la planification, la coordination et l’exécution de projets de construction, de rénovation et d’entretien différé sur le campus de l’Université Laurentienne. Sous la direction du gestionnaire de la planification et des projets, la ou le titulaire de ce poste apporte du soutien pour le lancement de projets, la budgétisation, l’établissement du calendrier, l’approvisionnement, l’administration des contrats et la fermeture des projets. Les fonctions consistent à assurer la liaison avec les experts-conseils, les entrepreneurs et les parties prenantes de l’Université afin que les projets soient exécutés dans les délais impartis, en respectant le budget et conformément aux normes de qualité et de sécurité. Cette personne fournit également du soutien administratif et technique à l’équipe du Service des installations et contribue à l’amélioration continue et au renouvellement de l’infrastructure du campus. 

Lancement et planification de projets

• Préparer les budgets des projets, les prévisions de trésorerie, les calendriers, les procès-verbaux de réunions et des rapports. 
• Administrer les renseignements sur les projets, y compris tenir les bases de données des projets et transmettre les documents pertinents.
• Organiser, planifier et communiquer les relocalisations des unités en lien avec les projets menés sur le campus. 
• Participer à la préparation des demandes de devis, des demandes de propositions et des appels d'offres ou d'autres méthodes d’approvisionnement, y compris rédiger la portée du travail requis, préparer/assembler la documentation et examiner les devis des experts-conseils/concepteurs en prévision de leur approbation.
• Préparer et tenir la correspondance avec les architectes, les ingénieurs, les sous-traitants et les fournisseurs.
• Prévoir et coordonner des réunions sur les projets avec les parties prenantes internes et externes.
• Représenter la Laurentienne aux réunions sur les projets avec le client, les experts-conseils et les entrepreneurs; préparer les procès-verbaux des réunions, les registres de suivi et les livrables au besoin.
• Surveiller les projets afin de se tenir au courant des progrès, des problèmes et du rendement financier, et fournir au gestionnaire des mises à jour hebdomadaires sur l’état des projets, les risques et le budget. 

Construction et administration des projets

• Participer à la préparation et à la diffusion des appels d'offres ou d'autres méthodes d'approvisionnement.
• Superviser l'émission des contrats, des bons de commande et le traitement des paiements aux entrepreneurs/fournisseurs.
• Coordonner la construction, planifier et déterminer les risques potentiels, et travailler avec l'équipe sur place pour comprendre et faire respecter les responsabilités contractuelles, les documents contractuels et résoudre les problèmes techniques sur le terrain.  
• Suivre l'avancement et la qualité du travail effectué par les disciplines de conception/les métiers; préparer au besoin les registres de suivi, les rapports de chantier et/ou des documents semblables.
• Réviser et gérer le processus de gestion du changement, y compris suivre et gérer les demandes d’information, les avis de modification de contrat, les instructions supplémentaires, les ordres de modification, etc.
• Planifier et apporter de l’aide à la clôture globale du projet, y compris la mise en service, le démarrage, la formation, la maintenance, l'archivage des documents et la garantie. Veiller à ce que tous les documents de clôture de projet requis soient obtenus
• Tenir l'équipe du projet au courant de l'état d'avancement du projet, et de toutes les activités qui nécessitent ou peuvent nécessiter un examen.
• Communiquer efficacement et précisément les renseignements pertinents sur le projet à l'équipe du projet et à la communauté universitaire; utiliser des outils et des techniques de communication verbale, écrite et graphique.
• Assister aux réunions et les documenter afin de vérifier que les exigences des projets sont respectées.
• Envoyer et suivre les ordres internes de travail pour les tâches des projets et coordonner la facturation aux budgets internes. 

Soutien à l’exploitation des installations

• Participer à l'exécution des tâches quotidiennes essentielles en cas de pénurie de personnel ou d'augmentation de la charge de travail.
• Aider à répondre aux communications des clients internes et externes et des prestataires de services lorsque cela est nécessaire.
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées. 

Qualifications

• Deux (2)  ou trois (3) années d’études postsecondaires en gestion de projets, gestion de la construction, architecture, architecture/technologie du génie, génie de la construction ou l’équivalent.
• Au moins cinq(5) ans d’expérience pertinente dans la gestion de projets, l’industrie de la construction, l’expertise-conseil, l’architecture, le génie, la gestion des installations et/ou l’industrie de la construction en général. 
• Compréhension manifeste des processus de construction et de la terminologie.
• Capacité d’examiner les dessins, les spécifications, les budgets et les devis des entrepreneurs.
• Capacité d’examiner les dessins, les spécifications, les budgets et les devis des entrepreneurs.
• Solides compétences en relations interpersonnelles et en communication verbales et écrites et en présentation.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps pour répondre aux priorités changeantes et traiter des tâches multiples.
• Capacité de travailler indépendamment et en équipe, de respecter des délais serrés avec des priorités conflictuelles tout en travaillant sur plusieurs projets simultanément.
• Bon esprit d'initiative, forte attention aux détails, bonne capacité de résoudre les problèmes. 
• Expérience dans l’établissement de budgets, les flux de trésorerie et l’établissement de calendriers, un atout.
• Maîtrise avancée des logiciels informatiques tels que Google Drive et Microsoft office (Word, Excel, Projects, Bluebeam, etc.).
• Expérience d'Autocad et d'autres logiciels de conception, un atout.
• Capacité de travailler aisément dans les deux langues officielles (français et anglais) parlées et écrites, de préférence.

Les candidatures sont acceptées pour pourvoir un poste vacant au sein de l'université.

***Nous sommes conscients que certains candidats éprouvent des difficultés à utiliser notre portail de carrières. Si vous remplissez une demande via notre formulaire en ligne et recevez un message d'erreur, veuillez soumettre votre candidature à careers@laurentian.ca.***

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

L’Université Laurentienne est une communauté englobante et accueillante et encourage les candidatures de membres de communautés qui recherchent l’équité, y compris les femmes et les personnes racialisées, autochtones, handicapées et de toutes orientations sexuelles et identités et expressions sexuelles. La Politique de bilinguisme de l’Université Laurentienne contient une disposition concernant l’exigence linguistique pour les personnes qui s’identifient comme membres des Premières Nations, métisses ou inuites. 

L’Université Laurentienne se fait un devoir d’offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes ayant des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des adaptations à tout stade du processus de recrutement. Veuillez communiquer avec les ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements (careers@laurentian.ca).

 

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