Adjointe administrative , École des relations autochtones

Required Position

Poste à temps plein

Fonctions

Statut du poste vacant: Poste existant

La ou le titulaire du poste relève de la Gestionnaire administrative, Décanat de la Faculté d’éducation et de la santé doit : 

Fournir un soutien administratif complet au département / programme  

• Organiser et participer à des réunions, réserver les salles, écrire les procès verbaux, préparer, produire et distribuer les documents, ordres du jour et procès verbaux
•  Maintenir les fichiers de l’école / programme et les opérations de bureau, y compris sans s’y limiter: la collecte des rapports annuels, la mise à jour des listes (espace, corps professoral actuel, etc.), l'affichage des heures de bureau; coordination des examens périodiques
• Aide au Directeur/ à la Directrice et aux professeurs dans la préparation de leurs cours (faire des copies, des formulaires, afficher des classes annulées, etc.), la planification de l’horaire (préparation, changements et mises à jour des classes et horaires, etc.), l'embauche des enseignants (maintien de la liste des chargés de cours, l'ancienneté et le statut prioritaire, préparation de la documentation pour les comités d'embauche, l’affichage des postes, orientation des nouveaux professeurs (l’équipement et les formulaires, etc.) et d'autres tâches directement liées à ce poste qui lui sont attribuées  

Budgets du département /programme   

• Préparer et traiter les dépenses de carte de crédit, les transferts et les demandes; préparer les commandes de travail, des feuilles de temps, etc., en consultation avec le Directeur/ la Directrice
• Acheter des fournitures pour l’école / programme; surveiller et maintenir l'inventaire  

Servir comme le centre d'information et la personne-ressource pour le département / programme 

• Répondre aux demandes par téléphone, courrier, courriel et en personne
• Organiser, produire et manipuler le matériel relevant du bureau / programme et le modifier si nécessaire.
• Fournir des informations de base sur les programmes offerts, et diriger les questions à la personne responsable; maintenir et mettre à jour la liste des membres du corps professoral; 

Événements spéciaux et Publicité 

• Aider à la planification et à l'organisation d'événements spéciaux, des conférences, des conférenciers invités, des voyages etc., y compris les arrangements de voyage.
• Mettre à jour et maintenir des pages web de l’école / programme
• Produire, créer, mettre à jour et aider à la production de matériel de publicité pour le département/programme.  

Fournir une assistance aux étudiants  

• Informer les étudiants des différents ateliers, opportunités, concours et séminaires
• Conseiller les assistants à l'enseignement; préparer les formulaires pour les « GTA » et conseiller les étudiants sur les autres possibilités de financement
• Assurer que les étudiants suivent les mesures administratives nécessaires pour la soutenance de thèse; coordonner les soutenances de thèse au besoin.  

Qualifications

• Deux(2) ans d’études postsecondaires dans un domaine connexe
• Trois (4) à cinq (5) ans d’expérience pertinente dans un tel poste;
• Des compétences en littératie de pointe pour fournir un soutien adéquat au Département de psychologie (rédaction de documents avec un minimum d'erreurs).
• Des compétences en logiciels informatiques (Pages Web, Microsoft Suite, Colleague, Google Suite & Drive, Adobe, Zoom); la capacité de maintenir et de garder à jour les sites web de l’école / programme).
• L'administration de bureau et des compétences en secrétariat (prise du procès verbal, entrée au clavier, le dépôt, la tenue des dossiers, triage du courrier et des e-mails, réponses aux demandes de renseignements)
• Connaissances de base du matériel informatique pour résoudre les périphériques (projecteurs, imprimantes, etc.)
• Les politiques et procédures de l'Université (Finance, registraire, etc. pour aider les étudiants et les professeurs).
• Les compétences en numératie (connaissances de base de la comptabilité pour suivre les dépenses et gérer les budgets). 
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais,est obligatoire.

Les candidatures sont acceptées pour pourvoir un poste vacant au sein de l'université.

***Nous sommes conscients que certains candidats éprouvent des difficultés à utiliser notre portail de carrières. Si vous remplissez une demande via notre formulaire en ligne et recevez un message d'erreur, veuillez soumettre votre candidature à careers@laurentian.ca.***

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

L’Université Laurentienne est une communauté englobante et accueillante et encourage les candidatures de membres de communautés qui recherchent l’équité, y compris les femmes et les personnes racialisées, autochtones, handicapées et de toutes orientations sexuelles et identités et expressions sexuelles. La Politique de bilinguisme de l’Université Laurentienne contient une disposition concernant l’exigence linguistique pour les personnes qui s’identifient comme membres des Premières Nations, métisses ou inuites. 

L’Université Laurentienne se fait un devoir d’offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes ayant des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des adaptations à tout stade du processus de recrutement. Veuillez communiquer avec les ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements (careers@laurentian.ca).

 

 

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