Gestionnaire, Approvisionnement et contrats, Services financiers

Required Position

Poste à temps plein

Fonctions

Statut du poste vacant : Poste existant

La ou le gestionnaire de l’approvisionnement et des contrats travaille indépendamment sous la direction du directeur de l’approvisionnement et des contrats, et dirige l’unité et apporte du soutien opérationnel et stratégique. Cette personne dirige le travail dans le service d’approvisionnement et assure le respect des ententes commerciales, des directives du secteur parapublic, de la législation ainsi que des politiques, directives, lignes directrices et procédures de l’Université. Forte de ses connaissances poussées des pratiques modernes d’approvisionnement, elle assure du leadership et appuie la conception, la mise en œuvre et le maintien de P2P (approvisionnement par paiement en ligne) du début à la fin, en plus de superviser les stratégies, politiques et systèmes d’approvisionnement de l’Université. Elle exploite les données, la technologie et le pouvoir d’achat de l’Université pour réaliser des économies et assurer le flux continu des biens, des services et de la construction et assurer la transmission de rapport exacts et en temps opportun au gouvernement.

Assurer du leadership et apporter du soutien au sein des Services financiers

• À titre de cadre supérieur au sein de l’équipe des Services financiers, jouer un rôle important dans la conception, la mise en œuvre et le maintien des systèmes financiers et d’approvisionnement;
• Aligner les priorités et ressources du service d’approvisionnement (à court et à long terme) sur le mandat stratégique de l’Université et participer à la planification pluriannuelle de projets dirigés par les Services financiers;
• Travailler étroitement avec les collègues des services financiers et des installations afin que les fonctions d’approvisionnement stratégique soient bien intégrées;
• Fournir sur demande une analyse financière et des recommandations expertes à la haute administration de l’Université concernant diverses questions liées à l’approvisionnement, en s’appuyant sur une solide compréhension des diverses activités opérationnelles de l’Université.

Jouer un rôle vital dans la supervision, le soutien et le maintien de l’intégrité des opérations du système de P2P (équipes de l’approvisionnement, des paiements et des dépenses)

• Fournir du soutien pour les opérations quotidiennes et les processus de P2P;
• Veiller à ce que les indicateurs clés de rendement soient surveillés et recommander des améliorations des opérations de P2P;
• Gérer efficacement les relations avec les fonctions opérationnelles et les principales parties prenantes en dirigeant les communications bidirectionnelles et la collaboration afin d’obtenir des résultats pertinents et rentables;
• Superviser des stratégies appropriées et des processus opérationnels rentables, y compris le service à la clientèle;
• Valider et tenir les dossiers principaux des fournisseurs;
• Appuyer au besoin le regroupement des fournisseurs, la rationalisation et l’approvisionnement collaboratif.

 Fournir une orientation stratégique et avant-gardiste pour la chaîne d'approvisionnement 

• Faciliter la mise en œuvre et l’amélioration de la solution technologique P2P pour l’approvisionnement en ligne, les contrats, la gestion des fournisseurs, la facturation et les modules de capture numérique;
• Faire avancer le travail de numérisation et d'automatisation des processus au moyen des technologies émergentes afin de créer des capacités tout en améliorant l'efficacité, la qualité et les contrôles;
• Fournir des services conformes aux meilleures pratiques et des informations commerciales exploitables au moyen de données et d'analyse;
• Relever, interpréter et rendre compte des tendances observées dans les indicateurs clés de rendement, et recommander des changements dans les analyses ou les opérations afin d’optimiser l'efficacité et le rendement financiers et opérationnels des équipes;
• Fournir des lignes directrices et de l’expertise sur les fonctions de divers modules « source-to-pay » dans les systèmes financiers;
• Entreprendre une planification stratégique afin d’établir les résultats clés et les calendriers de divers projets;
• Contribuer à la gestion des risques de l'Université dans les processus d'approvisionnement;
• Tirer parti des technologies pour mettre en place et gérer la collecte et la classification des données relatives aux dépenses, afin de fournir des analyses cohérentes et fiables pour éclairer les stratégies;
• Assurer la liaison avec la direction et les parties prenantes de l'Université afin de fournir des conseils et du soutien stratégiques.

Assurer la conformité aux politiques et lignes directrices de l’Université ainsi qu’à la législation et aux exigences relatives aux activités d’approvisionnement 

• Veiller à ce que l'acquisition et le paiement des biens et services s'effectuent de manière professionnelle, éthique, efficace et transparente;
• Assurer l'intégrité des processus et des contrôles internes;
• Gérer les contrats relevant du Service de l’approvisionnement et des contrats;
• Respecter le cadre réglementaire externe, entre autres, la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic, les accords commerciaux internationaux, la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), les règlements de sécurité, la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et la Loi de 2022 sur l’initiative favorisant l’essor des entreprises ontariennes (LIFEEO), etc.;
• Assurer la communication des résultats des approvisionnement à l’administration de l’Université (Conseil des gouverneurs et ses comités, Équipe de gestion et autres instances), aux ministères et organismes provinciaux et fédéraux, à divers autres organismes externes et à d’autres membres de la communauté universitaire, ainsi qu’au grand public;
• Veiller au respect des procédures internes touchant notamment la conformité de la recherche, les exigences relatives au pouvoir de signature, la protection des biens, les exigences en matière d’assurance, l’acquisition de substances dangereuses et de marchandises contrôlées, la vente de biens excédentaires, le dédouanement, etc.;
• Conseiller la haute direction et les parties prenantes de l’Université sur les protocoles et les exigences appropriés;
• Établir les lignes directrices et les seuils pertinents, élaborer des politiques, les superviser et en assurer le respect.

 Assurer le leadership et diriger les membres de l’équipe

• S'efforcer de constituer des équipes motivées, dévouées et hautement performantes;
• Gérer le recrutement et le rendement des membres de l'équipe;
• Fournir aux membres de l'équipe des lignes directrices, du soutien et de l’encadrement;
• Veiller à ce qu'une formation polyvalente appropriée soit mise en place pour toutes les fonctions essentielles;
• Contribue à créer un environnement de travail qui encourage, reconnaît et récompense le mentorat, la qualité professionnelle, les communications respectueuses, l'amélioration continue et l'énergie positive;
• Collaborer avec les équipes pour promouvoir la cohérence des services entre les membres de l'équipe.

Autres responsabilités

• Au besoin, siéger à des comités et groupes de travail ou agir comme ressource auprès de ceux-ci;
• Collaborer avec d'autres équipes opérationnelles pour atteindre les objectifs de l'Université;
• Résoudre des problèmes opérationnels complexes;
• Participer à des projets spéciaux et/ou les diriger;
• Gérer l’élimination de tous les biens excédentaires;
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

 

Qualifications

• Grade universitaire dans une discipline pertinente (économie, administration des affaires, commerce, etc.);
• Titre dans le domaine de l’approvisionnement (c.-à-d., Certified Supply Chain Management Professional (CSCMP), obligatoire;
• Au moins cinq (5) ans d’expérience dans l’approvisionnement au niveau supérieur dans des environnements complexes;
• Vaste expérience en approvisionnement stratégique, attribution de contrats, gestion de programme de fournisseurs, traitement des transactions et contrôles internes;
• Solide expérience d’un système financier ou de planification des ressources de l’entreprise de grande envergure;
• Expérience de travail dans un environnement diversifié exigeant un haut niveau de collaboration; 
• Expérience et maîtrise des domaines de la construction, des contrats de construction du Comité canadien des documents de construction, des dessins techniques et des cahiers des charges, des ordres de modification et de l'achèvement substantiel, un atout;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite;
• Leadership bien développé ayant permis d'obtenir des résultats clairs et efficaces;
• Capacité avérée de communiquer et de collaborer efficacement avec des personnes à tous les niveaux de l'Université;
• Capacité avérée de travailler dans des équipes pluridisciplinaires;
• Excellentes compétences en négociation;
• Excellentes compétences en résolution des conflits;
• Solides compétences en analyse et en résolution de problèmes;
• Solides compétences en organisation et en gestion du temps.Capacité de gérer plusieurs projets simultanés en respectant les échéances;
• Esprit conceptuel, et compétences en planification stratégique et initiative;
• Expertise dans la fourniture de services d’expertise-conseil;
• Haut niveau de discrétion, de jugement, de sensibilité, de tact et de diplomatie;
• Solides compétences en établissement de relations et d’encadrement;
• Compréhension des principes comptables généralement reconnus et de leur application dans les organismes sans but lucratif;
• Maîtrise de Microsoft Office, G Suite et Adobe Acrobat Pro
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, le français et l’anglais, obligatoire/un atout.

***Nous sommes conscients que certains candidats éprouvent des difficultés à utiliser notre portail de carrières. Si vous remplissez une demande via notre formulaire en ligne et recevez un message d'erreur, veuillez soumettre votre candidature à careers@laurentian.ca.***

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

L’Université Laurentienne est une communauté englobante et accueillante et encourage les candidatures de membres de communautés qui recherchent l’équité, y compris les femmes et les personnes racialisées, autochtones, handicapées et de toutes orientations sexuelles et identités et expressions sexuelles. La Politique de bilinguisme de l’Université Laurentienne contient une disposition concernant l’exigence linguistique pour les personnes qui s’identifient comme membres des Premières Nations, métisses ou inuites. 

L’Université Laurentienne se fait un devoir d’offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes ayant des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des adaptations à tout stade du processus de recrutement. Veuillez communiquer avec les ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements (careers@laurentian.ca).

 

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