Adjointe administrative ou adjoint administratif, École d’architecture McEwen

Required Position

Poste à temps plein

Fonctions

Statut du poste : Poste existant

Sous la direction de la gestionnaire administrative à la Faculté des sciences, de génie et d’architecture, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif fournit du soutien administratif complet à l’École d’architecture McEwen en assurant la réception, la diffusion de l’information et la continuité des opérations quotidiennes au nom du directeur, des coordonnateurs de programmes, des technologues et des membres du corps professoral.

Cette personne traite indépendamment des échéances administratives récurrentes et des questions confidentielles, surveille les budgets, apporte du soutien dans les processus touchant les bourses d’études et les postes d’auxiliaires à l’enseignement, et participe à l’établissement du calendrier des cours et aux tâches liées à l’agrément et à la gouvernance. De plus, c’est une ressource vitale pour la continuité des procédures et des affaires de l’Université car elle renseigne les nouveaux directeurs sur les cycles opérationnels annuels, les échéances essentielles et la conformité aux termes des conventions collectives afin de protéger l’École et l’Université contre les erreurs procédurales ou les retards opérationnels.

Soutien à la coordination administrative

• Assurer des transitions harmonieuses à la direction en renseignant les nouveaux directeurs, en assurant la continuité organisationnelle et en préservant les connaissances institutionnelles clés d’une année sur l’autre.
• Recevoir et diffuser des informations en collaboration avec l’autre adjointe administrative, répondre aux diverses demandes internes et externes, et collaborer avec les parties prenantes internes et externes.
• Assurer au besoin la liaison entre l’École d’architecture McEwen, le comité consultatif du Conseil canadien de certification en architecture (CCCA) et d’autres parties prenantes internes et externes.
• Tenir à jour la liste des nominations croisées, des professeurs associés et des agréments pour la supervision aux cycles supérieurs, et informer le directeur des renouvellements ou des expirations à venir.
• Apporter de l’aide dans la coordination de divers projets, notamment aux comités des programmes d’études et des cycles supérieurs.
• Participer à l’organisation des réunions (collecte des points à l’ordre du jour, distribution des ordres du jour, prise de notes et préparation des procès-verbaux en prévision de leur diffusion électronique) et effectuer des réservations pour divers projets, notamment le Conseil de l’École, les comités des programmes d’études, les comités des études supérieures et des événements de liaison.
• Assister le directeur dans la gestion de l’information, notamment en ce qui concerne les listes des coordonnées de la population étudiante de chaque programme de premier cycle et des cycles supérieurs, les superviseurs de programmes des cycles supérieurs et le recrutement.
• Veiller à l’exactitude du contenu des pages d’accueil de l’École sur le site Web de l’Université, mettre à jour le contenu dans la mesure du possible, communiquer les mises à jour requises de tous les sites Web hébergés par la Laurentienne concernant l’École, et s’assurer que les mises à jour nécessaires des pages de l’École sont effectuées dans le système de gestion de contenu (SGC) et le Répertoire central de renseignements (CIR).
• Publier des annonces et autres actualités sur les réseaux sociaux de l’École et assurer au besoin la coordination avec les services des communications et de la stratégie numérique.
• Participer aux activités de recrutement et de fidélisation de la population étudiante, y compris à la liaison avec les écoles secondaires, en concertation avec le Service de liaison.
• Gérer le matériel de bureau, les systèmes de classement papier et électronique, les comptes de messagerie universitaire et les pages LUNET personnelles (tenue, protection et contrôle de l’accès).
• Surveiller les transactions, les demandes d’achat et les bons de commande, s’assurer du paiement des factures, assurer le suivi et rendre compte des différents budgets, de la carte d’achat (P-Card), de la petite caisse et des comptes des fournisseurs externes, en vérifiant l’exactitude, la précision, la protection, la confidentialité et la sécurité, conformément aux politiques et règlements de l’Université, et signaler tout problème au directeur et au bureau du doyen.
• Aider au besoin les autres écoles de la Faculté des sciences, de génie et d’architecture.

Soutien à l’administration de l'enseignement et des programmes d’études

• Aider le directeur à planifier et à mettre à jour les calendriers des cours et les charges de travail, et préparer les fichiers de dotation en personnel dans Excel à transmettre au bureau du doyen.
• Recueillir dans les délais impartis les informations requises auprès des membres du corps professoral responsables des sorties sur le terrain de la population étudiante, faire arrangements nécessaires pour le transport et l’hébergement, et informer le bureau du doyen des frais à percevoir au moyen des frais étudiants.
• Attribuer à chaque session au corps professoral les cours faisant partie de leur charge de travail habituelle au moyen du formulaire d’affectation du corps professoral dans la section RH d’Ellucian, et affecter les techniciens aux travaux pratiques de ces cours.
• Affecter à chaque session le corps professoral aux activités non pédagogiques faisant partie de sa charge de travail habituelle, comme les crédits pour les fonctions de direction, les congés sabbatiques et la coordination de programmes, dans la partie Autres activités du formulaire d’affection du corps professoral dans la section RH d’Ellucian.
• Coordonner les contrats d’enseignement à temps partiel et la rémunération supplémentaire d’enseignement, en respectant les règles syndicales afin de s’assurer qu’un enseignant est affecté à chaque cours.
• Recevoir diverses demandes concernant les horaires, signaler les conflits potentiels au directeur et au bureau du doyen, et préparer au besoin les plans de cours à transmettre au bureau du doyen.
• Participer à la collecte de données et d’informations pour la préparation des documents touchant l’agrément et pour le Council on Earth Life and Environmental Sciences et assurer le suivi de ces documents.
• Participer à la collecte des données et des documents requis pour les rapports annuels de l’unité, les examens des programmes et les processus d’agrément.

Soutien à la population étudiante et aux auxiliaires à l'enseignement 

• Préparer et publier les annonces relatives aux soutenances de thèses du premier cycle et des cycles supérieurs, en concertation avec la Faculté des études supérieures.
• Publier et diffuser des annonces et apporter de l’aide pour remplir les demandes de bourse du premier cycle et des cycles supérieurs (internes et externes), en concertation avec le directeur, les coordonnateurs de programmes et les coordonnateurs des études supérieures.
• Aider les coordonnateurs de programmes d’études supérieures pour l’affection des auxiliaires à l’enseignement.
• Participer à la préparation et à la mise à jour des formulaires annuels de demande de financement pour les auxiliaires à l'enseignement.
• Conseiller les auxiliaires à l’enseignement et la population étudiante en travail-études concernant les démarches administratives et la paie.

Autres tâches

• Exécuter toutes autres tâches entrant dans son champ d’application professionnel et le niveau de compétences du poste, en se conformant pleinement à la législation, aux politiques de l’Université et aux conventions collectives applicables.

Qualifications

• Certificat collégial (programme de deux(2) ans) en administration de bureau ou dans un domaine pertinent, obligatoire.
• De cinq(5) à dix(10) ans d’expérience en administration de bureau, avec de préférence deux(2) ou trois(3) ans dans un environnement postsecondaire.
• Excellentes compétences en communications orales et écrites.
• Solides compétences en relations interpersonnelles, expérience en relations avec la clientèle, un atout.
• Capacité prouvée de déterminer et d’organiser l’information, le matériel et les ressources requises pour exécuter les tâches.
• Solides compétences en résolution de problèmes et de conflits et souci du détail.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps; capacité de respecter les échéances.
• Excellentes compétences en analyse et en réflexion critique.
• Capacité prouvée de gérer simultanément plusieurs projets et priorités dans un environnement au rythme rapide.
• Expérience en gestion de dossiers institutionnels, en observation des politiques de conservation et en préservation de l’intégrité des données.
• Capacité prouvée de travailler indépendamment avec un minimum de supervision, de prendre des initiatives et de collaborer efficacement au sein d'une équipe.
• Capacité de travailler indépendamment, de manière fiable, avec discrétion et de prendre des initiatives.
• Discrétion et bon jugement dans la gestion de données opérationnelles, financières ou relatives au personnel hautement confidentielles.
• Connaissances de base de la budgétisation et du suivi financier administratif dans un cadre universitaire.
• Connaissance des processus administratifs de prise de notes, de préparation et de distribution d’ordres du jour et de procès-verbaux officiels pour les instances de gouvernance et les comités.
• Expérience dans la mise à jour de pages d’accueil de sites Web et de contenu en ligne à l’aide de systèmes de gestion de contenu et du Répertoire central de renseignements
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

Les candidatures sont acceptées pour pourvoir un poste vacant au sein de l'université.

***Nous sommes conscients que certains candidats éprouvent des difficultés à utiliser notre portail de carrières. Si vous remplissez une demande via notre formulaire en ligne et recevez un message d'erreur, veuillez soumettre votre candidature à careers@laurentian.ca.***

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

L’Université Laurentienne est une communauté englobante et accueillante et encourage les candidatures de membres de communautés qui recherchent l’équité, y compris les femmes et les personnes racialisées, autochtones, handicapées et de toutes orientations sexuelles et identités et expressions sexuelles. La Politique de bilinguisme de l’Université Laurentienne contient une disposition concernant l’exigence linguistique pour les personnes qui s’identifient comme membres des Premières Nations, métisses ou inuites. 

L’Université Laurentienne se fait un devoir d’offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes ayant des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des adaptations à tout stade du processus de recrutement. Veuillez communiquer avec les ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements (careers@laurentian.ca).

 

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