Adjointe administrative ou adjoint administratif, Santé et bien-être

Required Position

Nomination permanente à temps partiel – 20 heures par semaines

Fonctions

Statut du poste vacant: Nouveau poste

Sous la direction de la gestionnaire du Service de santé et de bien-être, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif apporte du soutien dans les fonctions administratives et de secrétariat. Cette personne assume des fonctions de réceptionniste, coordonne les rendez-vous des patients et enseigne au personnel comment utiliser efficacement les logiciels de la clinique. Elle coordonne les flux de travail financiers, y compris les factures de frais médicaux, la paie, les bons de commande et l’approvisionnement. Elle gère également les dossiers des patients et les activités de secrétariat pour les nombreux visiteurs afin d’appuyer la prestation des soins de santé dans toute l’Université. 

Administration médicale et soutien aux patients 

• Fournir des services complets de secrétariat au Service de santé et de bien-être, y compris filtrer les appels et les patients et répondre aux demandes de renseignements avec courtoisie.
• Préparer quotidiennement les dossiers des patients pour les rendez-vous quotidiens, informer les médecins et le personnel infirmier en conséquence, et organiser les radiographies, les interventions spéciales et les orientations vers une clinique ou un spécialiste.
• Transcrire les notes de consultation, les rapports légaux, les notes de service, les certificats médicaux, la correspondance du service, les rapports budgétaires, les bons de commande et les procès-verbaux des réunions.
• Traiter le courrier entrant et répondre à la correspondance de routine de sa propre initiative ou selon de brèves instructions verbales,
• Classer les rapports des patients, les notes de consultation et les documents du service afin de préserver l’exactitude dans les dossiers médicaux, les dossiers du service et les bases de données.
• Préserver la confidentialité des renseignements sur les patients et des opérations.

Traitement des questions financières et facturation des actes médicaux 

• Traiter et tenir la facturation des actes médicaux dans le Telus Electronic Medical Record (EMR) et le système de collecte pour la facturation à des tiers, y compris le Régime d’assurance maladie universitaire (RAMU) et les régimes de l’extérieur de la province.
• Préparer et envoyer les états de compte aux patients et aux tierces parties.

Autres tâches

• Exécuter toutes autres tâches entrant dans le champ d’application professionnel et le niveau de compétence du poste, en observant la législation, les politiques de l’Université et les conventions collectives applicables.

Qualifications

• Diplôme collégial (programme de trois(3) ans) en administration de bureau médical, administration de la santé ou programme de commis d’unité médicale.
• Baccalauréat/grade de premier cycle dans un domaine pertinent, préférable.
• D’un(1) à trois(3) ans d’expérience de travail avec un vaste éventail de clients en situation d’urgence, obligatoire.
• Certificat de premiers soins et de RCR, un atout.
• Formation en facturation médicale pour traiter les demandes de paiement transmises au ministère de la Santé de l’Ontario, obligatoire.
• Excellentes compétences en communications verbales et écrites.
• Compétences prouvées en résolution de problèmes et de conflits, attention aux détails.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps; capacité de respecter les échéances.
• Excellentes compétences en analyse et en réflexion critique.
• Capacité prouvée de gérer plusieurs projets et priorités simultanément dans un environnement au rythme rapide.
• Expérience en gestion de documents institutionnels, observation des politiques de conservation et assurance de l’intégrité des données.
• Capacité prouvée de traiter, de protéger et d’analyser de grandes séries de données de recherche conformément aux protocoles de protection de la vie privée et de sécurité.
• Capacité prouvée de travailler indépendamment avec un minimum de supervision, de prendre des initiatives et de collaborer efficacement au sein d’une équipe.
• Discrétion et bon jugement dans la gestion de données opérationnelles, médicales, financières ou personnelles hautement confidentielles.
• Expérience de travail avec des bases de données sur la population étudiantes pour l’enregistrement, les dossiers et l’aide financière.
• Capacité de traiter et de tenir la facturation médicale et la facturation à des tierces parties, de traiter les factures et les bons de commandes ainsi que les coûts indirects des médecins.
• Connaissance de la terminologie médicale et connaissances médicales générales afin de guider les patients et de répondre aux questions au besoin.
• Capacité de concevoir des pages Web, un atout. 
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

***Nous sommes conscients que certains candidats éprouvent des difficultés à utiliser notre portail de carrières. Si vous remplissez une demande via notre formulaire en ligne et recevez un message d'erreur, veuillez soumettre votre candidature à careers@laurentian.ca.***

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

L’Université Laurentienne est une communauté englobante et accueillante et encourage les candidatures de membres de communautés qui recherchent l’équité, y compris les femmes et les personnes racialisées, autochtones, handicapées et de toutes orientations sexuelles et identités et expressions sexuelles. La Politique de bilinguisme de l’Université Laurentienne contient une disposition concernant l’exigence linguistique pour les personnes qui s’identifient comme membres des Premières Nations, métisses ou inuites. 

L’Université Laurentienne se fait un devoir d’offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes ayant des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des adaptations à tout stade du processus de recrutement. Veuillez communiquer avec les ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements (careers@laurentian.ca).

 

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