Procédure de traitement des plaintes relatives à la protection de la vie privée

L’objet de ce document est d’établir la Procédure de traitement des plaintes relatives à la protection de la vie privée, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), et d’autres législations applicables en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée.

Si une personne estime que l’Université Laurentienne de Sudbury (l’Université) a recueilli, utilisé, divulgué, conservé ou éliminé des renseignements personnels à son sujet en contravention des lois sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, elle peut saisir (par téléphone, par écrit ou en personne) l’unité ou le service visé de l’Université pour tenter de régler à l’amiable le différend en question.

Si le différend n’est pas résolu à sa satisfaction par l’unité ou le service en cause, la personne peut déposer une plainte officielle auprès de la coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (CAIPVP) de l’Université.

En matière de protection de la vie privée, la conformité de l’Université à la législation applicable peut à juste titre être contestée. Si une personne estime que l’Université a indûment recueilli, utilisé, divulgué, conservé ou éliminé des renseignements personnels à son sujet, elle a le droit de déposer une plainte écrite auprès de la CAIPVP :

Coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée
935, chemin du lac Ramsey
Sudbury, ON
P3E 2C6
Generalcounseloffice@laurentian.ca

La plainte doit comprendre les éléments suivants :

• les particularités de la plainte (dont la preuve d’identité) ou, si la demande est faite au nom d’un tiers, la preuve d’identité de celui-ci et l’autorisation donnée au représentant, par le tiers, pour déposer la plainte;
• la teneur (qui, quoi, quand, où, comment et pourquoi) de ce qui s’est passé;
• l’unité d’enseignement ou le service administratif ou autre associé au traitement des renseignements personnels;
• le nom de toute personne en cause, s’il est connu;
• la date ou la période visée par l’infraction présumée, si elle est connue;
• les attentes de la personne quant à l’issue de la plainte relative à la protection de la vie privée.

Les étapes à franchir et les délais de traitement d’une plainte relative à la protection de la vie privée peuvent varier selon la nature, les circonstances et la complexité de la plainte reçue. En règle générale, les plaintes sont traitées comme suit :

1. À la réception d’une plainte ou d’une demande, la CAIPVP en accuse réception à la personne concernée.
    
2. La CAIPVP correspond avec celle-ci, s’il y a lieu, afin d’obtenir des précisions utiles ou un complément d’information.
    
3. La CAIPVP correspond aussi avec l’unité d’enseignement ou le service administratif ou encore les personnes visées par l’objet de la plainte ou pouvant avoir connaissance des circonstances l’entourant.
    
4. La CAIPVP se concerte avec d’autres responsables compétents au sein de l’Université, y compris, sans limitation, le Bureau des affaires juridiques, le Bureau de la gestion des risques et (ou) le Service de la technologie de l’information.
    
5. Dans les 30 jours suivant l’accusé de réception de la plainte ou de la demande, la CAIPVP communique avec la personne pour examiner le dossier, l’informer des dispositions de suivi et résoudre les questions en suspens.
    
6. La CAIPVP assure le suivi auprès de l’unité d’enseignement ou du service administratif visé par la plainte, ou encore des personnes en cause, afin de s’assurer de la mise en œuvre de mesures correctives ou réparatrices, s’il y a lieu.

Pour toute question relative à la protection des renseignements personnels vous concernant, ou si vous avez connaissance d’une atteinte à la vie privée ou que vous en soupçonnez une, veuillez communiquer avec la CAIPVP à Generalcounseloffice@laurentian.ca.