Vous planifiez un événement sur le campus ou hors de celui-ci?

À la Laurentienne, notre campus est un véritable pôle d’activités : des petits séminaires départementaux aux rassemblements de clubs étudiants, en passant par les festivals communautaires captivants. Chaque événement, quelle que soit son envergure, enrichit notre expérience universitaire. Que vous soyez membre du corps professoral, organisateur du personnel, responsable d’un groupe étudiant ou bénévole, il est essentiel de tenir compte de la gestion des risques lors de la planification de votre prochain rassemblement.

En adoptant quelques bonnes pratiques, vous pouvez atténuer considérablement les problèmes potentiels et garantir que votre événement brille pour toutes les bonnes raisons.

Pourquoi penser au risque pour les petits événements?

Pensez-y de cette façon : même un petit rassemblement comporte des éléments qui peuvent entraîner des imprévus.

Une boisson renversée, une petite glissade sur un sol mouillé, une réaction allergique à un aliment ou même un changement soudain de météo peuvent avoir une incidence sur votre événement et, potentiellement, sur l’Université. En anticipant ces éventualités, vous protégez non seulement vos participants, mais aussi le succès de votre événement et les ressources de l’Université.
 

Meilleures pratiques pour un événement sur le campus : un guide pratique

Voici quelques domaines clés à prendre en compte lors de votre prochain événement sur le campus :

1. Commencez par une évaluation simple des risques (ne réfléchissez pas trop)
   • Qu’est-ce qui pourrait mal se passer? Réfléchissez aux dangers. S’agit-il d’un événement se tenant à l’intérieur ou à l’extérieur? Y aura-t-il de la nourriture, une activité physique ou beaucoup de participants? À quelle heure aura lieu l’événement? Devons-nous prévoir des conditions climatiques chaudes ou froides? Un plan en cas de pluie?
   • Qui pourrait être affecté? Étudiants, professeurs, personnel, invités, enfants?
   • Quelle est la probabilité? À quel point cela pourrait-il être grave? Un déversement est probable, mais généralement mineur; un problème structurel est peu probable, mais potentiellement grave. De même, une averse ou des températures extrêmement chaudes ou froides doivent toujours être prises en compte.
   • Notre conseil : Vous n’avez pas besoin d’un rapport formel pour chaque petit événement. Quelques minutes de réflexion avec votre équipe peuvent faire toute la différence.
      
2. Lieu et logistique : Le fondement de la sécurité
   • Choisir le bon espace : Le lieu choisi est-il adapté à la taille et aux activités de l’événement? Y a-t-il suffisamment d’espace pour les déplacements, les sorties et le matériel?
   • Accessibilité : Le lieu est-il accessible à tous, y compris aux personnes à mobilité réduite? Prévoyez des rampes, des ascenseurs, de la pelouse et des allées dégagées.
   • Installation et démontage : Prévoyez un montage et un démontage sécurisés des tables, chaises et décorations. Évitez les risques de chute, comme les câbles mal fixés.
   • Notre conseil : si vous utilisez un espace extérieur, prévoyez un plan en cas de pluie. Un changement rapide vers un espace intérieur proche ou une date d’urgence peut sauver votre événement.
     
      
3. Alimentation et boissons : assurez la sécurité et la santé de vos aliments
   • Allergènes et restrictions alimentaires : Si vous servez de la nourriture, indiquez clairement les ingrédients ou mettez en place un système permettant aux participants de communiquer leurs besoins alimentaires. Si vous êtes sur le campus, envisagez de collaborer avec Chartwells pour proposer des options sans noix ou sans gluten.
   • Manipulation sécuritaire : Assurez-vous que les aliments sont préparés, conservés et servis en toute sécurité afin de prévenir les maladies d’origine alimentaire. Si vous faites appel à un traiteur externe, assurez-vous qu’il est réputé et agréé.
   • Considérations sur l’alcool : Si votre événement comprend de l’alcool, le strict respect des politiques universitaires et des réglementations provinciales (comme les lignes directrices de la CAJO en Ontario) est essentiel. Cela comprend souvent de faire appel à des serveurs agréés et d’avoir un plan pour une consommation responsable et un retour sécuritaire à la maison. En cas de doute, un événement sans alcool simplifie souvent considérablement la planification. (Voir le document concernant l’alcool et les événements.)
   • Notre conseil : pour les petits rassemblements, des collations préemballées ou un partenariat avec les services de restauration sur le campus peuvent réduire considérablement les risques liés à l’alimentation.
     
      
4. Gérer votre personnel : participants, bénévoles et personnel
   • Communication claire : Informez les participants de ce qui les attend. Communiquez les horaires, les règles et les procédures d’urgence de l’événement (par exemple, affiches ou panneaux « En cas d’incendie, sortir par les portes principales »).
   • Exposé aux bénévoles : Si vous avez des bénévoles, définissez clairement leurs rôles et organisez une brève séance d’information. Assurez-vous qu’ils savent à qui s’adresser et quoi faire en cas d’incident. Assurez-vous que tous les bénévoles connaissent votre adresse et comment communiquer avec les services d’urgence. Une simple réunion de cinq minutes avant le début de l’événement peut s’avérer précieuse.
   • Premiers secours et personnes avec qui communiquer en cas d’urgence : Sachez où se trouve le poste de premiers secours ou le DEA le plus proche. Pour les événements de petite envergure, pensez à faire participer une personne de votre équipe ayant suivi une formation de base aux premiers secours. Ayez toujours une liste de personnes avec qui communiquer en cas d’urgence pour les principaux organisateurs.
   • Notre conseil : désignez une personne-ressource pour l’événement, clairement identifiable et avec qui communiquer en cas d’urgence. (Utilisez des vêtements de couleurs vives, des gilets, des bandanas, des panneaux, des drapeaux ou autres pour identifier les bénévoles.)
      
5. Assurances et renonciations (quand demander de l’aide)
   • Couverture universitaire : Pour la plupart des événements standard sanctionnés par l’Université, les polices d’assurance existantes de l’Université peuvent couvrir les frais. Cependant, certaines activités ou certains participants externes peuvent nécessiter des précautions supplémentaires.
   • Hôtes de l’événement : Si un événement universitaire est organisé par un groupe étudiant ou un club affilié, la couverture d’assurance relève généralement de la responsabilité du club ou du groupe, et il importe d’obtenir et de conserver une attestation d’assurance pour vos activités et les prestataires avec lesquels vous avez collaboré. Notre unité peut vous aider à gérer les demandes et vous expliquer les démarches à suivre.
     Fournisseurs/intervenants externes : Si vous faites appel à des artistes, des intervenants ou du matériel de location (comme des jeux gonflables) externes, ils devront souvent fournir leur propre attestation d’assurance. Notre unité peut vous aider à déterminer ces exigences.
   • Dérogations : Pour les activités présentant un risque inhérent plus élevé (par exemple, défis physiques, excursions hors campus), des dérogations peuvent être nécessaires. Il s’agit de documents juridiques qui informent les participants des risques et peuvent limiter la responsabilité de l’Université.
   • Notre conseil : Si vous avez des doutes concernant l’assurance ou les exonérations pour votre événement, ne vous lancez pas dans des incertitudes. Communiquez avec le Service de gestion des risques d’entreprise et des assurances dès le début de votre planification. Il est bien plus facile de clarifier les choses en amont que de régler les problèmes après coup.
      

N’oubliez pas : la collaboration est la clé.

Nul besoin d’être un expert en gestion des risques pour organiser un événement en toute sécurité. Notre unité est là pour vous aider. En collaborant avec nous, ainsi qu’avec le Service de la sécurité du campus, le Service des installations et les autres unités concernées, vous bénéficierez d’une mine de connaissances et de ressources pour faire de votre événement un succès retentissant.
Planifier un événement sécuritaire et bien organisé n’entrave pas la créativité. Au contraire, elle la stimule. En le planifiant, vous vous assurez que votre événement est non seulement agréable, mais aussi sécuritaire pour tous les participants.