Gestion des risques liés aux voyages d’étude et de recherche

Les sorties scolaires et les déplacements liés à la recherche offrent des possibilités d’apprentissage et de découverte transformatrices, mais présentent également un large éventail de risques qu’il convient de gérer pour protéger les membres de la population étudiante, du personnel et du corps professoral et l’établissement lui-même. Ces risques peuvent inclure des risques environnementaux, des atteintes à la réputation ou à la sécurité, des incidents de voyage ou des préoccupations en matière de santé et de sécurité. Sans une surveillance et des mesures d’atténuation adéquates, ces activités peuvent entraîner des blessures, des poursuites en matière de responsabilité, une atteinte à la réputation ou une interruption des résultats de recherche.

La gestion proactive des risques dans ce domaine est une responsabilité partagée. Elle garantit l’excellence universitaire grâce à une planification rigoureuse de la sécurité, à la conformité avec la politique universitaire et au respect de notre devoir de diligence envers tous les participants au voyage.

Les étapes ci-dessous décrivent le processus d’obtention de l’approbation et de gestion des risques pour les voyages sur le terrain et les voyages liés à la recherche universitaire.

Étape 1 : Planification anticipée du voyage

Commencez votre planification bien à l’avance. Définissez le but du voyage, les participants, la destination et les activités prévues. Tenez compte des dangers (par exemple, le terrain, le climat, les déplacements en zones isolées, la faune ou les activités à haut risque comme la plongée ou l’escalade) et commencez à les documenter.

Heure de début recommandée : quatre (4) à six (6) semaines avant le départ

Étape 2 : Remplir la documentation requise

Les responsables de voyage du corps professoral ou du personnel sont tenus de remplir les formulaires ci-dessous avant le départ :

• Formulaire de planification des risques liés aux sorties scolaires
• Plan d’atténuation des risques et liste de contrôle
• Liste des participants avec les personnes avec qui communiquer en cas d’urgence
• Formulaires de renonciation ou de consentement éclairé (le cas échéant)
• Itinéraire détaillé, plans de voyage et d’hébergement
   

Étape 3 : Obtenir l’examen de l’unité

Soumettez les documents au directeur de votre unité ou à votre superviseur pédagogique pour validation et approbation initiale. L’unité confirme que le voyage bénéficie du soutien universitaire et des ressources nécessaires.
 

Étape 4 : Faire participer le Service de la gestion des risques d’entreprise

Une fois que votre unité a examiné le plan, communiquez avec le Service de gestion des risques d’entreprise pour :

• examiner et évaluer l’exposition au risque;
• confirmer les mesures de sécurité et les certifications requises (par exemple, premiers soins, planification d’urgence);
• discuter des besoins d’assurance, des interventions d’urgence et des protocoles institutionnels;
• obtenir des conseils supplémentaires pour les voyages comportant des déplacements internationaux, à haut risque ou éloignés.

Remarque : Le Service de gestion des risques d’entreprise peut demander des révisions, des informations supplémentaires ou une participation directe des services de santé et de sécurité, juridiques ou des assurances.

Étape 5 : Obtenir l’approbation finale

Après l’examen, le Service de gestion des risques :

• approuve ou approuve sous condition le voyage;
• documenter l’approbation pour le suivi institutionnel;
• fournir une autorisation formelle de risque de voyage si nécessaire.
   

Les voyages présentant des risques élevés peuvent nécessiter l’approbation d’un doyen ou d’une doyenne, d’un vice-recteur ou d’une vice-rectrice aux études ou du Bureau des affaires juridiques.
 

Étape 6 : Préparer les participants

Avant le départ, il faut :

• organiser un exposé sur les mesures de sécurité pour tous les participants;
• assurer que des trousses de premiers soins et des fournitures d’urgence sont en place;
• distribuer les numéros des personnes-ressources, les protocoles d’urgence et les codes de conduite;
• confirmer que toute la documentation a été soumise et examinée
   

Étape 7 : Pendant le voyage

Suivez l’itinéraire prévu et les protocoles de sécurité. En cas d’incident ou d’urgence, communiquez avec les unités suivantes :

• Sécurité du campus
• Service de gestion des risques
• Services d’urgence (si urgent et hors site)
   

Étape 8 : Bilan après le voyage (si nécessaire)

Si un incident survient ou si le voyage rencontre des difficultés, le responsable de voyage doit faire un rapport au Service de la gestion des risques en ce qui concerne ce qui suit :

• rapport d’incident;
• leçons apprises;
• mises à jour des risques pour la planification future.