Statuts

1.    i. Dans les présents règlements :
a)    « Conseil » signifie le Conseil des gouverneurs de l’Université Laurentienne de Sudbury ;
b)    « Sénat » signifie le Sénat de l’Université ;
c)    « personnel enseignant » inclut les professeurs titulaires, les professeurs agrégés, les professeurs adjoints, les chargés de cours, les auxiliaires, les instructeurs, les démonstrateurs et toutes autres personnes engagées dans l’enseignement ou l’instruction ;
d)    « Université » signifie l’Université Laurentienne de Sudbury ;
e)    « Membre du bureau du Conseil » désigne le président, le vice-président, le recteur et vice-chancelier, le président du Comité exécutif, le secrétaire du Conseil et tous les membres que le Conseil peut nommer à l’occasion dans cette catégorie ;
f)    « Dirigeant de l’Université » désigne le recteur et vice-chancelier, les vice-recteurs et toutes les personnes que le Conseil peut nommer à l’occasion dans cette catégorie ;
g)    « Dirigeant autorisé à signer » signifie tout membre du bureau du Conseil et tout dirigeant de l’Université désignés par le Conseil des gouverneurs pour agir à cette fin.

2. i. La composition du Conseil telle qu'établie par l'Acte constitutif, tel que modifié de temps à autre, est de 16 membres votants:
> le président et le vice-chancelier, qui sont membres en vertu de leur fonction
> Cinq membres nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil
> dix membres élus par le Conseil.

ii. Les membres votants élus par le Conseil se répartissent comme suit :
a) un membre choisi parmi les candidats proposés par le Comité des mises en candidature en consultation avec l’Association des anciens de l’Université Laurentienne;
b) deux membres choisis parmi les candidats proposés par les associations étudiantes officiellement reconnues de l’Université Laurentienne, selon le roulement indiqué par le Conseil;
c) sept membres choisis parmi les candidats proposés par le Comité des mises en candidature du Conseil.

iii. a) Tous les membres votants, à l’exception du membre étudiant, ont un mandat de trois ans se terminant à la clôture de l’assemblée générale de l’année indiquée lors de la nomination.
b) Le membre étudiant votant élu a un mandat d’un an se terminant à la clôture de l’assemblée générale indiquée lors de la nomination.

iv. a) Aucun membre votant ne peut demeurer en poste pendant plus de quatre mandats consécutifs, à l’exclusion du reste d’un mandat partiel.
b) Indépendamment de l’alinéa iv. a), le nombre de mandats d’un membre votant faisant office de président(e), vice-président(e) ou d’ex-président(e) peut être prolongé.

c) Un ex-membre votant peut être admissible à une réélection après une interruption d’un an.

v. Le Conseil des gouverneurs et ses comités permanents peuvent compter des membres non votants au Conseil des gouverneurs. Ces membres ont le droit de participer pleinement aux discussions aux réunions du Conseil et de ses comités permanents, mais lorsque des points confidentiels sont discutés à huis clos, le président ou la présidente doit les informer qu’ils sont exclus de cette partie des réunions. Les membres non votants du Conseil ou de ses comités permanents ne peuvent pas envoyer de délégués aux réunions du Conseil ou de ses comités permanents.

3. i. Les réunions ordinaires du Conseil ont lieu à l’Université ou dans un autre endroit déterminé par le président ou la présidente ou, en cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de cette personne, par le viceprésident ou la vice-présidente. Le Conseil doit tenir au moins quatre réunions ordinaires par année. La date et l’heure de ces réunions sont établies à l’occasion par le Conseil. La première réunion ordinaire tenue après le 1er mai de chaque année constitue l’assemblée annuelle.

ii. La convocation écrite à chaque réunion ordinaire doit être envoyée, par courrier postal affranchi ou par courrier électronique, à l’adresse des membres qui figure dans les dossiers du Conseil, au moins soixante-douze heures avant l’heure prévue de la réunion.

iii. Les réunions extraordinaires du Conseil ont lieu à la demande du président ou de la présidente, ou en cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de cette personne, à la demande du vice-président ou de la vice-présidente. Ces réunions peuvent également être convoquées et se tenir à la demande écrite d’au moins cinq membres du Conseil. Les réunions extraordinaires du Conseil peuvent avoir lieu à tout moment et à n’importe quel endroit de Sudbury et de ses environs ou par voie électronique.

iv. La convocation écrite à chaque réunion extraordinaire doit être envoyée, par courrier postal affranchi ou par courrier électronique, à l’adresse des membres qui figure dans les dossiers du Conseil, au moins quarante-huit heures avant l’heure prévue de la réunion. La convocation doit préciser la raison de la rencontre. .

v. a) Il est possible de tenir une réunion du Conseil à tout moment et à n’importe quel endroit sans avis préalable si tous les membres du Conseil sont déjà présents, ou si, avant ou après la réunion, les membres absents consentent par écrit à ce que la réunion se tienne en leur absence.
b) Pour les questions urgentes, le président ou la présidente peut autoriser le secrétaire à organiser un scrutin par voie électronique ou par téléphone.

vi. Tout oubli accidentel d’envoi de la convocation à une réunion ordinaire ou extraordinaire à un membre du Conseil ou toute irrégularité accidentelle dans l’envoi de la convocation n’annule pas les débats de la réunion.

vii. Le quorum d’une réunion est de la moitié plus un des membres votants du Conseil. Les postes vacants au Conseil ne sont pas pris en compte pour les besoins du quorum.

viii. a) Tous règlements et toutes propositions et résolutions doivent être adoptés par une majorité des voix des membres présents à la réunion sauf dans les cas mentionnés ci-après.
b) Le président ou la présidente peut voter sur tous règlements et toutes propositions et résolutions, mais, en cas d’égalité des voix, il n’a pas de vote prépondérant.
c) Le recteur et vice-chancelier ou la rectrice et vice-chancelière de l’Université n’a pas de droit de vote sur toute question touchant ses fonctions.
d) En cas d’égalité des voix sur une proposition, celle-ci est considérée comme rejetée.

ix. Une résolution signée par tous les membres du Conseil a la même force et le même effet que si elle avait été adoptée lors d’une réunion ordinaire du Conseil.

x. Conformément à la Loi constituante, le français ou l’anglais peut être employé dans les réunions et dans tout document ou correspondance émanant du Conseil ou qui lui est destiné. Les procès-verbaux et documents officiels doivent être rédigés dans les deux langues.

xi. Le compte rendu des délibérations de chaque réunion du Conseil doit être conservé dans un classeur réservé à cet effet, et le procès-verbal de chaque réunion doit être présenté à la réunion suivante du Conseil. Après son adoption par le Conseil, le procès-verbal est signé par le président ou le président suppléant et le secrétaire ou le secrétaire suppléant et mis à la disposition de tout membre du Conseil pendant les heures d’ouverture du bureau du secrétaire du Conseil.

xii. Tous les points à inscrire à l’ordre du jour d’une réunion du Conseil doivent parvenir au secrétaire au moins cinq jours ouvrables complets avant la date de la séance à laquelle ils doivent être présentés. Le secrétaire n’inclut à l’ordre du jour que les questions qui lui sont soumises en respectant ce délai.

xiii. À défaut d’avis donné selon les règles ci-dessus, tout nouveau point, autre qu’une question de privilège ou une pétition, ne peut être traité lors d’une réunion ordinaire du Conseil à moins que l’ajout de ce point ne soit approuvé par un vote des membres.

xiv. Sauf dans les circonstances précisées dans ce document, toute décision du Conseil concernant une question qui lui est soumise est confirmée par un règlement ou une résolution inscrit clairement au procès-verbal.

4. i. Le secrétaire du Conseil ou toute autre personne désignée par le Conseil à l’occasion est le gardien du sceau de la société ou sceau de l’Université.

ii. a) Tous les autres contrats, documents ou écrits de nature administrative que l’Université doit honorer ou faire honorer, exigeant ou non l’approbation par résolution du Conseil, sont signés par deux membres du bureau du Conseil ou de la direction de l’Université. Tous ces contrats et documents écrits et signés lient le Conseil et l’Université sans autre formalité ou autorisation. Le sceau de l’Université peut au besoin y être également apposé.
b) Tous les documents négociables émis par l’Université sont signés par un ou des dirigeants du Conseil ou de l’Université désignés à l’occasion par le Conseil.

5. i. Les comités constitués par le Conseil sont les suivants :
a) Comité exécutif comme cela est prévu par la Loi constituante;
b) comités permanents, habituellement dotés d’un mandat permanent, qui peuvent comprendre une ou plusieurs personnes qui ne sont pas membres du Conseil;
c) comités spéciaux, composés de personnes nommées par le Conseil pour remplir un mandat spécial; ils peuvent compter une ou plusieurs personnes qui ne sont pas membres du Conseil, et perdent leurs pouvoirs lorsque leur tâche est accomplie.

ii. Les fonctions, responsabilités et pouvoirs des comités créés par un règlement du Conseil sont précisés dans ce règlement.

iii. Les fonctions, responsabilités et pouvoirs de chaque autre comité créé par le Conseil sont spécifiés dans la résolution qui les établit. Le Conseil nomme les membres du comité ainsi que le président ou la présidente. Le comité désigne son vice-président ou sa vice-présidente.

iv. À moins de décision contraire du Conseil, le président et le vice-président du Conseil ainsi que le recteur et vice-chancelier sont membres d’office votants de tous les comités.

6.    i.    Les comités permanents sont les suivants :
a)    Vérification et risques ;
b)    Finances et bien immobiliers ;
c)    Gouvernance ;
d)    Ressources humaines ;
e)    Comité conjoint du bilinguisme (comité conjoint du Sénat et du Conseil) ;
f)    Comité conjoint des grades honorifiques (comité conjoint du Sénat et du Conseil).
ii.    À l’occasion, le Conseil peut créer, abolir ou fusionner certains comités permanents.
iii.    Les membres et présidents de ces comités permanents sont nommés lors de l’assemblée annuelle du Conseil à partir des propositions soumises par le Comité des mises en candidature.
iv.    En plus des membres d’office votants, chaque comité doit comporter au moins trois membres votants du Conseil.

7. i. Le Comité exécutif exerce tous les pouvoirs du Conseil, entre les réunions ordinaires du Conseil et dans les limites déterminées par la Loi de l’Université, sauf pour abroger, amender ou modifier la loi ou les règlements de l’Université ou pour nommer un recteur et vice-chancelier ou une rectrice et vicechancelière ou un vice-recteur ou une vice-rectrice.

ii. Le Conseil peut déléguer de l’autorité ou des pouvoirs discrétionnaires précis à un comité, par résolution ou par des dispositions incluses dans le mandat du comité concerné.

8. i. Les comités du Conseil sont créés principalement pour faire des recommandations au Conseil et exercer les pouvoirs qu’il lui confère. Ils ne peuvent pas engager le Conseil dans une question à moins que celui-ci ne leur ait donné le pouvoir de le faire.

9. i. Les membres des comités peuvent être convoqués chaque fois que le président ou la présidente du comité, le président ou la présidente du Conseil ou le recteur et vice-chancelier ou la rectrice et vicechancelière le jugent nécessaire.

ii. Le secrétaire du comité doit convoquer les membres par courrier ou autrement, selon le processus adopté par le comité.

iii. Un oubli ou une irrégularité involontaire dans l’envoi de la convocation à un membre n’annule pas les débats de la réunion.

iv. Le secrétaire prépare l’ordre du jour et le soumet pour approbation au président ou à la présidente. Tous les points à inscrire à l’ordre du jour doivent parvenir au secrétaire au moins six jours ouvrables avant la date de la réunion à laquelle ils doivent être présentés. Seuls les points soumis dans ce délai sont inscrits à l’ordre du jour. Le président ou la présidente doit être informé de tous points reçus après ce délai, et une proposition pour adopter l’ordre du jour modifié à l’ouverture de la réunion est suffisante pour les inclure.

v. Toutes les décisions prises au cours d’une réunion doivent être adoptées à une majorité des voix des membres présents. Chaque membre présent, y compris le président ou le président suppléant et les membres d’office votants du Conseil, a droit à un vote, à moins que des membres du comité n’aient pas de droit de vote. Toute proposition pour laquelle il y a égalité des voix est considérée comme rejetée.

vi. Au besoin, une résolution signée par tous les membres du comité a la même force et le même effet qu’une résolution adoptée lors d’une réunion ordinaire du comité.

vii. Il faut tenir un registre des délibérations de chaque réunion de chaque comité, et il incombe au président ou à la présidente du comité de remettre le plus tôt possible après la réunion le compte rendu des délibérations de chaque séance au secrétaire du Conseil.

viii. Le secrétaire d’un comité doit envoyer ou faire envoyer une convocation à chaque membre lorsqu’il en reçoit l’ordre.

ix. Lorsqu’un comité n’a pas nommé de secrétaire, c’est le secrétaire du Conseil qui agit à titre de secrétaire du comité.

x. Le quorum d’une réunion de tous les comités est de trois membres votants du Conseil (y compris les membres d’office votants du Conseil).

10. i. Le recteur et vice-chancelier ou la rectrice et vice-chancelière est le principal dirigeant de l’Université. Il ou elle préside le Sénat, supervise et dirige l’administration générale de l’Université, les études, le corps professoral, la population étudiante, les dirigeants et leurs subordonnés. Il a également tous les pouvoirs et fonctions que le Conseil lui confie à l’occasion.

ii. Un vice-recteur ou une vice-rectrice agit pour le compte du recteur et vice-chancelier ou de la rectrice et vice-chancelière dans les questions que cette personne a le pouvoir de lui déléguer. En cas d’absence ou de maladie du recteur et vice-chancelier ou de la rectrice et vice-chancelière, un vice-recteur ou une vice-rectrice assume les tâches de cette personne sauf celles qui, conformément à la Loi constituante de l’Université, incombent exclusivement au recteur et vice-chancelier ou à la rectrice et vice-chancelière.

iii. Le secrétaire du Conseil relève directement du Conseil, il est le gardien du sceau de l’Université et tient les livres et registres du Conseil.  

iv. Le secrétaire du Conseil assume toutes les tâches additionnelles que le Conseil lui confie à l’occasion.

v. Le secrétaire du Conseil envoie ou fait envoyer les convocations à toutes les réunions du Conseil lorsqu’il en reçoit l’ordre.

vi. À l’occasion, le Conseil peut nommer un secrétaire suppléant du Conseil pour assumer les tâches du secrétaire du Conseil lorsque cette personne est dans l’impossibilité de les accomplir pour cause d’absence ou autre.

vii. À la dernière réunion de chaque exercice financier, le Conseil élit et nomme un président ou une présidente pour un premier mandat de deux ans au maximum qui commence le 1er juillet de l’exercice subséquent, suivant une recommandation du Comité des mises en candidature et toute autre proposition de candidats faite par un membre du Conseil. En cas de vacance à la présidence au cours de l’exercice, le Conseil peut élire un président ou une présidente pour terminer le mandat du président ou de la présidente sortante.

viii. À la première réunion de chaque exercice financier, le Conseil élit et nomme un vice-président ou une vice-présidente suivant une recommandation du Comité des mises en candidature et toute autre proposition de candidats faite par un membre du Conseil. Le mandat du vice-président ou de la viceprésidente est généralement d’un an et ne peut pas dépasser deux ans. En cas de vacance à la viceprésidence au cours de l’exercice, le Conseil peut élire un vice-président ou une vice-présidente pour terminer le mandat du vice-président ou de la vice-présidente sortante.

ix. Sur recommandation du recteur et vice-chancelier ou de la rectrice et vice-chancelière, le Conseil peut à l’occasion confier certaines tâches aux dirigeants et employés de l’Université, à condition que ces tâches n’entrent pas en conflit avec la Loi constituante de l’Université ou les règlements du Conseil en vigueur.

11. i. Une proposition doit être présentée et appuyée avant que le point ne fasse l’objet d’une discussion.

ii. La coutume permet de retirer une proposition avec l’accord de l’auteur et de la proposition et de la personne qui l’appuie, mais si l’un des deux s’oppose au retrait, la proposition doit être mise aux voix. Ce paragraphe s’applique aux propositions indépendantes et aux amendements.

iii. a) Un amendement à une proposition doit entrer dans l’une des catégories suivantes :
i. suppression de certains mots;
ii. addition de certains mots;
iii. suppression de certains mots et remplacement par d’autres mots. Une proposition qui annulerait la proposition principale ne constitue pas un amendement et ne peut pas être considérée.
b) Deux amendements au maximum peuvent être présentés avant une réunion. Cependant lorsqu’un de ces amendements a été accepté ou rejeté, un autre amendement peut être présenté s’il a une portée différente de celui qui a été précédemment rejeté.
c) Le vote a lieu sur ce qui suit :
i. Amendement à l’amendement ou au deuxième amendement.
ii. Amendement.
iii. La proposition si des amendements ont été rejetés, ou sur la proposition amendée si un amendement a été apporté.

iv. Un membre ne peut en interrompre un autre que pour un rappel au règlement ou une question de privilège, sauf lorsque la personne qui parle accepte qu’on lui pose une question. Lorsque des membres estiment qu’on utilise un langage impropre, introduit un argument hors de propos, enfreint une règle de procédure, ils ont le droit d’invoquer le règlement et d’interrompre la personne qui parle. Le rappel au règlement doit être clair et concis. Le président ou la présidente tranche la question sans débat, mais peut demander des avis. Le président ou la présidente devrait exprimer son opinion avec autorité. Le membre qui a soulevé le rappel au règlement peut en appeler de la décision. S’il y a appel, le président ou la présidente expose la décision sur le point d’appel et la met la question suivante aux voix sans possibilité de discussion : « La décision du président ou de la présidente est-elle adoptée? ». Si la proposition est adoptée, elle ne fait que régler une question de procédure et ne constitue pas un vote de confiance à l’endroit du président ou de la présidente.

v. Si un membre estime qu’une déclaration porte atteinte à sa réputation ou à celle du Conseil, du comité ou de l’Université, il a le droit de soulever une « question de privilège ». Le processus est le même que pour le rappel au règlement.

vi. Il est possible de présenter en tout temps une proposition d’ajournement. Elle ne peut pas faire l’objet d’un débat sauf si on cherche à l’ajourner à une période autre que celle de la réunion ordinaire, lorsque la discussion est permise sur ce point seulement. Si la proposition est adoptée, la séance se termine; si elle est rejetée, la réunion se poursuit.

vii. a) Le président ou la présidente devrait couper court à toute remarque hors du sujet. Une personne qui s’est déjà exprimée sur la question ne devrait pas être autorisée à avoir de nouveau la parole jusqu’à ce que toutes les personnes désireuses d’émettre leur opinion l’aient fait (ce point est laissé à la discrétion du président ou de la présidente). Nul ne peut prendre la parole sans y avoir été invité par le président ou la présidente. Les personnes qui prennent la parole doivent s’adresser au président ou à la présidente et non aux membres. La parole n’est donnée qu’à une seule personne à la fois.

b) Propositions spéciales (cette liste est non exhaustive) :
i. Ajournement (débat possible sur le temps seulement)
ii. Pause (pas de débat possible)
iii. Rappel au règlement ou question de privilège (pas de débat possible)
iv. Dépôt d’un document (pas de débat possible)
v. Limitation ou prolongation des discussions (pas de débat possible)
vi. Report à une période définie (débat possible)
vii. Report à une période indéfinie (débat possible)
viii. Rescinder (débat possible)
viii. Amendement (débat possible).

12. i. L'exercice financier de l'Université se termine le 30 avril de chaque année.

13. i. Par résolution du Conseil des gouverneurs, l’Université Laurentienne de Sudbury est autorisée, à l’occasion, à :
a) emprunter certaines sommes sur le crédit de l’Université, à certaines conditions et de certaines personnes, firmes ou sociétés, y compris des banques à charte, selon des modalités déterminées par résolution du Conseil;
b) émettre, tirer et endosser des billets à ordre ou des lettres de change;
c) donner en nantissement, mettre en gage, imputer ou hypothéquer tout ou partie des biens de l’Université pour garantir tout argent emprunté ou l’exécution d’obligations qu’elle a contractées par billet à ordre ou lettre de change signé, émis, tiré ou endossé par elle.
d) émettre des obligations et des débentures selon certaines modalités dont le Conseil peut décider par résolution, et mettre en gage ou vendre ces obligations et débentures contre certaines sommes et à certains prix dont le Conseil peut décider par résolution, et hypothéquer, imputer, donner en nantissement ou mettre en gage tout ou partie des biens de l’Université pour garantir ces obligations et débentures.

ii. Le Conseil des gouverneurs peut déléguer par résolution aux membres de son bureau tout ou partie des pouvoirs nécessaires pour emprunter et fournir un cautionnement au nom de l’Université dans les limites et de la façon qu’il détermine.

14. i. Sauf dans le cas d’une action en justice pour obtenir un jugement en sa faveur, et sauf si cela est défendu par la loi, tout membre du Conseil ou de n’importe quel comité ou sous-comité du Conseil, et les héritiers de ce membre, ses exécuteurs testamentaires et administrateurs, et le patrimoine et les effets de chacun d’eux, respectivement, sont à l’occasion et en tout temps indemnisés avec les fonds de l’Université, de tout coût, charge, dépense (y compris des sommes payées pour régler une affaire en justice ou un jugement) que ce membre paie ou encourt au sujet d’une affaire civile ou administrative, un procès, ou une procédure présenté, commencé ou intenté contre lui pour ou concernant tout acte, fait, affaire ou autre chose, accompli ou permis par lui dans l’exécution des tâches de son poste, sauf les frais, charges, dépenses qui ont été dus à la négligence de ce membre ou s’il a sciemment manqué à ses devoirs.
À condition, cependant, que, en échange de la présentation de ces dispositions d’indemnisation, le membre indemnisé collabore pleinement avec l’Université au cours de la procédure de défense et soit soumis aux directives que l’Université ou son conseiller juridique estime appropriées, sans quoi la disposition d’indemnisation sera caduque et n’aura ni force ni effet.

15.    i.    Tout avis de proposition pour adopter, amender ou abroger un règlement du Conseil doit être donné à la réunion du Conseil précédant la réunion à laquelle la proposition doit être présentée.

ii.     Tout amendement, adoption ou abrogation doit être approuvé lors d’une réunion du Conseil à laquelle assistent au moins la moitié des membres votants, par une majorité des deux tiers des voix des membres votants présents.