Gestionnaire des opérations de la bibliothèque, : Bibliothèque et Archives

Required Position

Poste à temps plein

Fonctions

Le ou la gestionnaire des opérations de la bibliothèque relève de la bibliothécaire en chef et assure la gestion administrative et opérationnelle quotidienne des services de la Bibliothèque et des Archives. Il ou elle dirige l’équipe opérationnelle, veillant à la formation du personnel, à la planification des horaires et à l’évaluation du rendement afin d’assurer que les points de service disposent des ressources nécessaires pour répondre aux besoins de la communauté universitaire. En gérant les flux de travail internes et assurant une coordination avec les divers secteurs de l’Université, il ou elle facilite l’accès fiable aux collections et à l’aide à la recherche pour la population étudiante, le corps professoral et les chercheurs externes.

Gestion des opérations

• Gérer la planification, l’organisation, la promotion, le recrutement et l’organisation des processus; assurer le service à la clientèle et gérer les situations de pression; évaluer et coordonner les opérations; prendre des décisions opérationnelles.
• Prioriser les points de service et la disponibilité du personnel pour assurer le bon fonctionnement des opérations, en rajustant les horaires au besoin.
• Coordonner les tâches de projet afin d’assurer une livraison respectant les délais et le budget impartis; conserver une documentation opérationnelle précise et régler les problèmes quotidiens avec le personnel, la population étudiante et les usagers.
• Enquêter sur les plaintes relatives au personnel ou aux comptes de la bibliothèque et superviser les services destinés au public, notamment la location de salles et l’accessibilité dans les diverses bibliothèques.

Gestion du personnel  

• Diriger et soutenir un personnel à plein temps, temporaire et à temps partiel et participer au processus d’embauche, y compris l’intégration, l’identification des besoins de formation et la mise à jour des compétences afin d’améliorer les pratiques de travail et le service à la clientèle.
• Gérer les étudiants employés en veillant au recrutement, à l’embauche, à la discipline, à l’intégration, à la formation, à l’établissement des horaires et à la paie.
• Évaluer le rendement opérationnel afin de cerner et de résoudre rapidement les problèmes de processus dans le but d’améliorer la qualité du service, la productivité et l’efficacité.
• Fournir un encadrement et des recommandations au personnel tout en assurant la réalisation efficace des tâches et des flux de travail.

Gestion budgétaire

• Superviser les budgets de la Bibliothèque et des Archives, y compris les prévisions, la planification, la gestion des achats et la paie du personnel à temps partiel.
• Gérer les comptes fournisseurs et clients, la facturation et le recouvrement des paiements; communiquer avec les fournisseurs et entrepreneurs en matière de contenu d’enseignement.
• Superviser l’adjointe administrative dans le suivi des écritures budgétaires et établir des procédures efficaces pour cette tâche.
• Régler les problèmes liés aux comptes fournisseurs et clients en collaboration avec les Services financiers et les fournisseurs externes.

Gestion de l’espace

• Superviser et gérer les espaces physiques, y compris la vérification, le suivi et la planification stratégique des plans et aménagements d’étage.
• Assurer l’accessibilité aux ressources et aux espaces de la bibliothèque, favorisant un milieu d’apprentissage positif et sûr pour tous les usagers.
• Gérer les installations telles que la Bibliothèque J.N.-Desmarais, les Archives, la Bibliothèque d’architecture et le Centre de ressources en éducation, assurant leur entretien et signalant les problèmes, le cas échéant.
• Garantir la sécurité de toutes les personnes dans les installations, y compris le personnel, la population étudiante et les membres de la communauté.
• Veiller à l’orientation, à la signalétique, au contrôle de l’accès et à la gestion des urgences afin d’améliorer le milieu de travail dans son ensemble.

Autres tâches

• S’acquitter d’autres tâches relevant du champ d’activité et du niveau de compétences du poste, en pleine conformité avec les lois applicables, les politiques universitaires et les conventions collectives en vigueur.

Qualifications

• Baccalauréat dans un domaine généraliste ou pertinent
• De cinq (5) à huit (8) ans d’expérience pertinente
• D’un (1) à trois (3) ans d’expérience dans un rôle de gestion ou expérience similaire
• Excellentes compétences en communication orale et écrite
• Aptitudes démontrées en résolution de problèmes, souci du détail et gestion des conflits
• Excellent sens de l’organisation, bonne gestion du temps et capacité à respecter les échéances
• Excellentes capacités d’analyse et de pensée critique
• Capacité avérée à gérer simultanément plusieurs projets et priorités dans un milieu à rythme accéléré 
• Expérience en matière de gestion de dossiers institutionnels, de respect des politiques de conservation et d’assurance de l’intégrité des données
• Capacité avérée à gérer, à sécuriser et à analyser de grands ensembles de données de recherche conformément aux protocoles de confidentialité et de sécurité
• Capacité avérée à travailler de manière autonome avec peu de supervision, à faire preuve d’initiative et à collaborer efficacement au sein d’une équipe
• Discrétion et jugement éprouvés dans la gestion de données commerciales, financières ou personnelles hautement confidentielles
• Connaissance et expérience de travail en matière de conventions collectives ou dans des milieux syndiqués
• Expérience en matière d’analyse des besoins en personnel, de processus de recrutement et d’élaboration de stratégies pour répondre aux besoins futurs en talents aux fins opérationnelles
• Capacité démontrée à créer, à gérer et à rendre compte des budgets départementaux, y compris à prévoir les besoins financiers futurs et l’allocation des ressources
• Capacité de travailler couramment (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, requise

Les candidatures sont acceptées pour pourvoir un poste vacant au sein de l’Université. 

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Les heures d’ouverture officielles de l’Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d’une prestation de services efficace.

L’Université Laurentienne est une communauté englobante et accueillante et encourage les candidatures de membres de communautés qui recherchent l’équité, y compris les femmes et les personnes racialisées, autochtones, handicapées et de toutes orientations sexuelles et identités et expressions sexuelles. La Politique de bilinguisme de l’Université Laurentienne contient une disposition concernant l’exigence linguistique pour les personnes qui s’identifient comme membres des Premières Nations, métisses ou inuites. 

L’Université Laurentienne se fait un devoir d’offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes ayant des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des adaptations à tout stade du processus de recrutement. Veuillez communiquer avec les ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements (careers@laurentian.ca).

 

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