Commis comptable, Services financiers

Required Position

Poste à temps plein

Fonctions

Statut du poste vacant : Nouveau poste

Le ou la commis comptable relève de la ou du gestionnaire, Budgets opérationnels et finances étudiantes, et participe au recouvrement des comptes étudiants impayés afin de minimiser les pertes financières pour l’Université. Il ou elle adopte une approche juste, courtoise et respectueuse en matière de recouvrement, en utilisant diverses techniques et ayant recours de manière sélective à des services de recouvrement externes. Il ou elle assure le suivi actif des étudiants ayant des frais en souffrance, communique de manière claire et concise pour régler les soldes impayés, et fait preuve de calme et de patience afin d’obtenir la collaboration des étudiants dans les situations difficiles. De plus, il ou elle collabore avec le ou la commis au recouvrement pour analyser les comptes étudiants, donner des conseils sur les restrictions de compte, recommander la désinscription et confier les dossiers à des agences de recouvrement externes en fonction des soldes impayés antérieurs.

De plus, le ou la commis comptable prête un soutien au responsable des comptes en effectuant la saisie des écritures de journal, réalisant les rapprochements bancaires, établissant les soldes de comptes clients, traitant les paiements bancaires quotidiens versés aux comptes et soumettant les déclarations mensuelles de TVH. De plus, il ou elle participe au traitement des refacturations mensuelles, facilite la saisie des données budgétaires mensuelles et annuelles et émet des relevés pour divers comptes clients. Cette personne aide au rapprochement des chèques, au traitement des paiements en souffrance et à la gestion des chèques annulés et des pièces justificatives. Elle assure également la relève en fournissant un soutien lors de la préparation initiale du traitement des chèques, du suivi des paiements retournés, du rapprochement des chèques et des traitements informatiques quotidiens.

Recouvrement et gestion de comptes

• Communiquer avec les étudiants ayant des soldes impayés depuis un certain temps en utilisant diverses techniques de recouvrement afin de minimiser les pertes financières pour l’Université.
• Poster les états de compte et les lettres de dernier avis, et faire appel à des agences de recouvrement externes et aux bureaux de crédit pour les comptes anciens ou en souffrance.
• Créer, tenir à jour et actualiser les rapports de suivi, les feuilles de calcul et les dossiers de comptes physiques relatifs aux soldes impayés depuis un certain temps.
• Préparer des rapports d’analyse historique pour illustrer les activités de recouvrement et le ratio d’endettement.
• Surveiller les ententes de paiement et effectuer un suivi pour les comptes en défaut de paiement.
• Effectuer des recherches sur les comptes en souffrance au fil des années universitaires en examinant les sommaires de facturation des inscriptions, les calendriers d’ajout/suppression de cours, les tableaux des taux de frais, les rapports de notes et les dossiers de résidence afin de vérifier l’exactitude des frais.
• Conseiller sur les restrictions applicables aux comptes et recommander la désinscription, la radiation de créance ou le renvoi vers des agences de recouvrement externes en s’appuyant sur des analyses historiques.
• Effectuer le suivi des comptes étudiants afin de vérifier la réception des paiements conformément aux ententes de paiement établies.
• Évaluer et calculer les frais des étudiants de premier cycle et des cycles supérieurs en fonction du programme, du niveau et de l’année d’études.

Préparation du décompte ministériel et vérification des frais

• Convertir les rapports de soldes en souffrance et d’inscriptions en feuilles de travail pour analyser et trier les comptes étudiants par catégorie.
• Repérer les étudiants inscrits n’ayant pas effectué leur premier versement ainsi que les étudiants inscrits qui ne fréquentent pas l’établissement pour assurer la précision des dossiers du Secrétariat général durant le décompte annuel du Ministère.
• Évaluer les frais de versement échelonné et de retard lors de l’examen des comptes et documenter les communications avec les étudiants en défaut de paiement.
• Conseiller les étudiants non inscrits sur les procédures officielles de retrait et d’appel concernant les frais.
• Communiquer directement avec les étudiants pour confirmer leur présence, demander les paiements en retard ou établir des ententes de paiement afin d’éviter leur désinscription.
• Recouper les abandons de cours avec les calendriers de remboursement, les sommaires de facturation d’inscription (RGBS) et la documentation du Secrétariat général pour recalculer les frais et rajuster les comptes en conséquence.
• Vérifier les comptes du deuxième trimestre, les barèmes de frais des programmes spécialisés et les cours Envision afin d’assurer l’exactitude des évaluations des frais accessoires, de matériel et de cours.
• Imprimer les états de compte et les sommaires d’inscription, consigner manuellement les dates d’abandon ainsi que les rajustements, et constituer des dossiers physiques dans des classeurs à des fins de référence historique.
• Soumettre les recherches effectuées, les dossiers papier, la documentation et les rapports finaux sur les comptes impayés au coordonnateur ou à la coordonnatrice des frais des étudiants pour examen et décision finale.

Soutien au responsable des comptes et maintenance du système des frais

• Assurer le soutien en relève opérationnelle pour le ou la responsable des comptes en saisissant les écritures de journal, effectuant les rapprochements bancaires, établissant les soldes des comptes clients et traitant les paiements bancaires quotidiens versés aux comptes étudiants.
• Soumettre les déclarations mensuelles de la taxe de vente harmonisée (TVH) et gérer d’autres fonctions relatives aux comptes clients selon les besoins, notamment le traitement des refacturations mensuelles et l’envoi d’états de compte pour divers comptes clients.
• Faciliter les processus de saisie des fichiers budgétaires mensuels et annuels.
• Prêter un soutien pour le rapprochement des chèques, la gestion des paiements en attente de traitement et le traitement des chèques et pièces justificatives annulés.
• Assurer la relève principale pour l’émission des chèques, la gestion des paiements refusés, le rapprochement de chèques et les traitements informatiques quotidiens.
• Tenir à jour la page Web relative aux frais des étudiants afin d’assurer la publication exacte des barèmes de frais et des politiques et une navigation conviviale.
• Conserver en archives les pages Web de l’année universitaire précédente et les documents historiques physiques et numériques à des fins de référence institutionnelle future.

Autres tâches

• S’acquitter d’autres tâches relevant du champ d’activité et du niveau de compétences du poste, en pleine conformité avec les lois applicables, les politiques universitaires et les conventions collectives en vigueur.

Qualifications

• Diplôme collégial de trois (3) ans en administration des affaires ou comptabilité
• De trois (3) à cinq (5) ans d’expérience en matière de comptes clients et (ou) de Colleague/Ellucian, un atout
• Excellentes compétences en communication orale et écrite
• Aptitudes démontrées en résolution de problèmes, souci du détail et gestion des conflits
• Excellent sens de l’organisation, bonne gestion du temps et capacité à respecter les échéances
• Excellentes capacités d’analyse et de pensée critique
• Capacité avérée à gérer simultanément plusieurs projets et priorités dans un milieu à rythme accéléré
• Expérience en matière de gestion de dossiers institutionnels, de respect des politiques de conservation et d’assurance de l’intégrité des données
• Capacité avérée à travailler de manière autonome avec peu de supervision, à faire preuve d’initiative et à collaborer efficacement au sein d’une équipe
• Discrétion et jugement éprouvés dans la gestion de données commerciales, financières ou personnelles hautement confidentielles
• Expérience en matière de bases de données étudiantes pour les inscriptions, les dossiers et l’aide financière
• Expérience à cerner et à atténuer des risques financiers et opérationnels afin d’assurer la stabilité institutionnelle
• Connaissance de la gestion de tous les aspects des comptes fournisseurs et clients, y compris les paiements aux fournisseurs, la facturation et le recouvrement
• Expérience en matière de liaison avec les agences externes de recouvrement de créances et les bureaux de crédit pour le placement de comptes périmés et le recouvrement de soldes anciens
• Connaissance des programmes gouvernementaux d’aide aux études (p. ex., RAFEO) et des structures de parrainage d’entreprises tierces pour vérifier la remise des frais des étudiants
• Expérience en matière de mise à jour, de formatage et d’archivage de contenu Web numérique et de barèmes des frais afin d’assurer des informations publiques exactes
• Connaissance de la préparation et de la soumission des déclarations mensuelles de la taxe de vente harmonisée (TVH) et de la réalisation des rapprochements des comptes du grand livre.
• Capacité de travailler couramment (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, requise.

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Les heures d’ouverture officielles de l’Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d’une prestation de services efficace.

L’Université Laurentienne est une communauté englobante et accueillante et encourage les candidatures de membres de communautés qui recherchent l’équité, y compris les femmes et les personnes racialisées, autochtones, handicapées et de toutes orientations sexuelles et identités et expressions sexuelles. La Politique de bilinguisme de l’Université Laurentienne contient une disposition concernant l’exigence linguistique pour les personnes qui s’identifient comme membres des Premières Nations, métisses ou inuites. 

L’Université Laurentienne se fait un devoir d’offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes ayant des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des adaptations à tout stade du processus de recrutement. Veuillez communiquer avec les ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements (careers@laurentian.ca).

 

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