Body:
Agente ou agent de l'accès à l’information et de la protection de la vie privée, Bureau de la conseillère juridique
On demande
Nomination à temps plein
Fonctions
Sous la direction de la conseillère juridique et en respectant strictement la confidentialité, l’agente ou l’agent de l’accès à l'information et de protection de la vie privée de l'Université contribue à une gestion efficace de l'information et de la protection de la vie privée, en aidant les différentes unités d’enseignement et administratives à assumer leurs responsabilités en matière d'accès à l'information et de protection de la vie privée. Cette personne travaille également en étroite collaboration avec le spécialiste de la gestion des documents de l'Université pour élaborer des calendriers de conservation et de destruction des documents de l’Université.
La ou le titulaire de poste assume les tâches suivantes :
- Conseiller, guider et formuler des recommandations concernant l'interprétation et l'application de la législation relative à la protection de la vie privée, y compris les principes et les exigences liés aux questions d'accès à l’information et de protection de la vie privée;
- Diriger le processus de réponse aux incidents internes et externes, aux plaintes et aux demandes de renseignements relatives à la protection de la vie privée;
- Fournir des services de consultation, y compris examiner les demandes d'accès aux systèmes, les ententes de partage de données, les contrats et les processus opérationnels qui nécessitent l'accès à des renseignements personnels;
- Gérer tous les aspects des demandes d’accès à l’information, y compris la collecte des documents, l'application des exemptions de divulgation, le caviardage des dossiers, la médiation et la préparation des représentations nécessaires pour les demandes ou les appels auprès du bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée;
- Assister le service de technologie de l'information à évaluer les impacts sur les systèmes internes et externes;
- Assurer la liaison avec le bureau de la gestion des risques d'entreprise et de l'assurance en ce qui concerne les vérifications relatives à la protection de la vie privée;
- Se tenir au courant de la législation applicable en matière de protection de la vie privée et des tendances en la matière, donner des conseils sur les incidences pour l'Université et veiller à ce que les politiques et les pratiques soient à jour et conformes aux exigences et normes actuelles et émergentes;
- Assurer au besoin la liaison avec les instances gouvernementales de réglementation;
- Fournir du soutien et de l’assistance pour assurer la conformité à la LAIPVP, et promouvoir la sensibilisation à la protection de la vie privée dans l'ensemble de l'Université;
- Participer à l'élaboration et à l’offre de formations dans les deux langues officielles au personnel de première ligne sur les exigences législatives et les politiques et procédures de l'Université relatives à l'accès à l’information et à la protection de la vie privée;
- Travailler avec d'autres unités pour atteindre les objectifs de l’Université relatifs à la législation sur la protection de la vie privée, y compris le respect des exigences législatives touchant l'accès à l'information, la préservation des renseignements personnels et la conservation et l'élimination des documents de l’Université;
- Coordonner la mise en œuvre, l'éducation, la tenue et le respect des politiques et procédures de l'Université touchant les documents de l’Université et la protection de la vie privée;
- Travailler avec les unités de l'Université et apporter son expertise aux unités d’enseignement et administratives, selon ce qu’on lui demande ou attribue, pour soutenir les initiatives de gestion des documents, de l'information et de la protection de la vie privée;
- Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.
Exigences
- Grade ou diplôme universitaire dans un domaine pertinent (p. ex., droit et justice ou parajuridique);
- De trois à cinq ans d’expérience pertinente;
- Connaissance manifeste des attentes législatives et autres touchant l'accès à l'information et la protection de la vie privée et, plus particulièrement, de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP);
- Capacité d’analyser les documents en vue d'une éventuelle divulgation, d’analyser des initiatives faisant entrer en jeu des renseignements personnels et de fournir des conseils et des recommandations;
- Capacité de coordonner la récupération des documents, d’appliquer les exemptions et de rédiger des décisions;
- Capacité d’évaluer des renseignements complexes et sensibles, d’interpréter les exigences de la LAIPVP, d’évaluer les prolongations de délai, les frais et les exemptions, et d’élaborer des solutions;
- Capacité de relever et d’effectuer des recherches sur des questions litigieuses et les incidences potentielles, et de recommander des réponses à la haute administration;
- Capacité de suivre et traiter les demandes et de tenir des dossiers détaillés;
- Excellentes compétences en négociation, en influence et en persuasion pour encourager la coopération et le respect des délais;
- Capacité de prendre des initiatives et de relever proactivement les possibilités de soutenir et d'améliorer le respect de la vie privée;
- Expérience et compréhension conceptuelle des contingences associées à la gestion et à la conservation des documents numériques;
- Capacité manifeste de préparer et de faire des présentations informatives et de transmettre des informations complexes à des publics variés;
- Excellentes compétences en relations interpersonnelles et capacité d'établir des relations positives au sein de l'Université;
- Capacité de s'adapter rapidement à l'évolution des priorités et des demandes, tout en planifiant, organisant et gérant de multiples initiatives;
- Capacité de travailler indépendamment et sous supervision limitée;
- Compétences en organisation pour gérer un grand nombre de dossiers et hiérarchiser le travail afin de respecter les exigences législatives et les échéances.
- Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.
Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.
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