Gestionnaire des affaires, Faculté de gestion

Required Position

Poste à temps plein  

Fonctions

Statut du poste vacant : Poste existant

Le ou la gestionnaire des affaires relève du doyen ou de la doyenne et veille confidentiellement aux opérations quotidiennes liées à l’administration, aux études et aux finances de la Faculté. Cette personne assure la continuité des activités en gérant et organisant des processus complexes, notamment les budgets du Décanat et de ses unités d’enseignement, ainsi que les ressources humaines, tout en contribuant aux efforts de planification stratégique et rehaussant le fonctionnement de la Faculté et l’excellence universitaire.

Il ou elle supervise une équipe hétérogène, veillant au respect des normes d’emploi, des conventions collectives et des politiques universitaires, tout en coordonnant l’offre de cours et la charge de travail et les contrats du corps professoral approuvés par le doyen ou la doyenne. En tant que personne-ressource privilégiée, il ou elle facilite la communication entre les parties prenantes, collaborant avec les Ressources humaines pour le recrutement et avec les unités universitaires afin d’assurer l’efficacité des processus et un milieu de travail digne de respect.

Gestion et supervision opérationnelles

• Gérer les opérations administratives en assurant une supervision stratégique, la délégation et l’encadrement de l’ensemble du personnel et du corps professoral afin d’assurer un flux de travail efficace et des résultats de haut calibre.
• Diriger la dotation en personnel au sein des unités d’enseignement en supervisant les efforts de recrutement en collaboration avec les Ressources humaines et les partenaires institutionnels, veillant à ce que les évaluations des candidats correspondent aux besoins de l’unité, aux cadres universitaires et à toutes les exigences et règles législatives en vigueur.
• Faciliter l’accueil et la formation fonctionnelle des nouvelles recrues au sein de l’unité afin d’assurer leur fructueuse intégration dans les flux de travail et les exigences opérationnelles spécifiques de l’équipe.
• Coordonner l’administration des dossiers du personnel, y compris le suivi des congés, des vacances et de l’assiduité de tous les membres du personnel et du corps professoral, assurant la continuité des opérations et le respect des exigences universitaires, législatives et des conventions collectives.
• Interpréter les dispositions des conventions collectives et les appliquer à l’ensemble des activités du personnel et du corps professoral, en collaboration avec les partenaires internes, selon les besoins, afin d’assurer une administration opérationnelle cohérente.

Administration des études  

• Gérer le cycle annuel des cours offerts et les charges de travail des membres du corps professoral en fournissant des directives sous forme de notes de service, des échéanciers et des conseils aux directions d’écoles et au personnel.
• En collaboration avec le doyen ou la doyenne et les directions d’unité, finaliser la planification des études, examiner les processus des programmes, déposer les dossiers auprès des comités des programmes et assurer le suivi de l’intégrité intellectuelle des étudiants.
• Assurer le suivi et la coordination des crédits dus, des crédits accumulés, des libérations de crédits, des demandes de congés sabbatiques ou de perfectionnement professionnel, des soumissions de rapports annuels et des conditions de nomination afin de maintenir des dossiers exacts dans la Faculté.
• Examiner et vérifier les horaires de cours et les surcharges avant la soumission finale au Secrétariat général afin d’assurer l’exactitude à l’échelle universitaire.
• Gérer les charges de travail du corps professoral à plein temps, à temps partiel et du secteur clinique; veiller à l’embauche et à l’établissement de contrats des chargés de cours, à la tenue à jour des listes d’ancienneté et des surcharges d’enseignement ainsi qu’au recrutement des auxiliaires à l’enseignement, conformément aux conventions collectives et aux politiques de l’Université en vigueur.
• Gérer la saisie des données touchant l’enseignement et autres dans le système de contrats d’affectation et utiliser les outils de rapport pour vérifier l’exactitude de la paie.
• Faciliter le cycle annuel du Comité du personnel de la faculté (CPF) en recevant les candidatures, vérifiant l’admissibilité, rédigeant la correspondance du doyen ou de la doyenne, gérant toute la documentation et les réponses, organisant les réunions du Comité et collaborant avec les partenaires internes.
• Communiquer et promouvoir les initiatives de formation à l’échelle de l’Université auprès de l’ensemble du corps professoral et du personnel afin d’assurer la conformité des unités avec les normes institutionnelles.
• Veiller à ce que la Faculté respecte les politiques universitaires et les échéances des négociations collectives.

Élaboration et gestion du budget

• Faire le suivi et le rapprochement des budgets opérationnels, de recherche et des chargés de cours en assurant la collecte et l’examen suivi de données au Décanat.
• Participer aux séances de planification budgétaire stratégique avec le doyen ou la doyenne et l’administration de l’Université afin d’aligner les ressources financières sur les objectifs en enseignement.
• Administrer et approuver les transactions financières, y compris les demandes d’achat, les virements budgétaires et les paiements aux fournisseurs.
• Examiner et approuver les demandes de remboursement, les frais de déplacement et les allocations de perfectionnement professionnel conformément aux politiques financières de l’Université.
• Coordonner la collecte de demandes de postes d’auxiliaires à l’enseignement et gérer l’affectation de ces ressources en collaboration avec les coordonnateurs des programmes d’études supérieures et les écoles.
• Surveiller les dépenses et approuver les transactions afin d’assurer le respect du budget et la responsabilité financière tout au long de l’année universitaire.

Soutien à la direction et liaison avec les intervenants

• Veiller à la gestion de l’agenda du doyen ou de la doyenne, préparer les documents de réunion et apporter un soutien administratif pour les projets spéciaux ou les demandes de subvention.
• Prêter un soutien administratif direct pour la préparation et la soumission des demandes de subvention et les projets spéciaux à la demande du doyen ou de la doyenne.
• Être la personne-ressource pour les intervenants internes et externes, en répondant aux demandes complexes et rédigeant une correspondance formelle, souvent bilingue (anglais-français).
• Participer aux réunions du comité de direction et du Conseil de la faculté afin de contribuer aux discussions stratégiques concernant le rayonnement, la planification de la relève, etc.
• Épauler le doyen ou la doyenne dans la gestion des attributions d’espace, faciliter les déplacements de bureaux avec le Service des installations et approuver toutes les demandes d’accès et de clés.
• Représenter la Faculté auprès des diverses unités universitaires et des partenaires externes afin de maintenir des relations institutionnelles professionnelles.

Autres tâches

• S’acquitter d’autres tâches relevant du champ d’activité et du niveau de compétences du poste, en pleine conformité avec les lois applicables, les politiques universitaires et les conventions collectives en vigueur.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales de trois (3) ans en arts, gestion ou éducation ou l’équivalent, ou dans un domaine pertinent; un baccalauréat ou une maîtrise, de préférence
• De cinq (5) à huit (8) ans d’expérience progressive dans un domaine pertinent; expérience au sein d’une unité d’enseignement postsecondaire, de préférence
• De trois (3) à cinq (5) ans d’expérience dans un rôle de gestion ou de supervision, de préférence
• Excellentes compétences en communication orale et écrite
• Aptitudes démontrées en résolution de problèmes, souci du détail et gestion des conflits
• Excellent sens de l’organisation, bonne gestion du temps et capacité à respecter les échéances
• Excellentes capacités d’analyse et de pensée critique
• Capacité avérée à gérer simultanément plusieurs projets et priorités dans un milieu à rythme accéléré
• Expérience en matière de gestion de dossiers institutionnels, de respect des politiques de conservation et d’assurance de l’intégrité des données
• Capacité avérée à travailler avec une grande autonomie, faisant preuve de la maturité professionnelle et de l’assurance nécessaires pour prendre l’initiative et diriger efficacement des équipes
• Discrétion et jugement éprouvés dans la gestion de données commerciales, financières ou personnelles hautement confidentielles
• Connaissance du processus de négociation collective et expérience de travail dans le cadre de conventions collectives et (ou) dans un milieu syndiqué
• Connaissance de la budgétisation et de la gestion financière dans un cadre universitaire
• Capacité à prendre l’initiative et à travailler efficacement au sein d’une équipe administrative
• Excellentes compétences relationnelles, appliquées en particulier à la résolution de conflits et à la création d’un milieu d’équipe sain et collaboratif
• Approche proactive pour traiter les problèmes, combler les lacunes, etc., en collaboration avec les intervenants internes, le cas échéant

• Capacité de travailler couramment (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire

Les candidatures sont acceptées pour pourvoir un poste vacant au sein de l’Université.

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À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d’une prestation de services efficace.

L’Université Laurentienne est une communauté englobante et accueillante et encourage les candidatures de membres de communautés qui recherchent l’équité, y compris les femmes et les personnes racialisées, autochtones, handicapées et de toutes orientations sexuelles et identités et expressions sexuelles. La Politique de bilinguisme de l’Université Laurentienne contient une disposition concernant l’exigence linguistique pour les personnes qui s’identifient comme membres des Premières Nations, métisses ou inuites. 

L’Université Laurentienne se fait un devoir d’offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes ayant des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des adaptations à tout stade du processus de recrutement. Veuillez communiquer avec les ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements (careers@laurentian.ca).

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