Adjointe administrative ou adjoint administratif, Bureau de la rectrice et vice-chancelière

Required Position

Poste à temps plein 

Fonctions

Statut du poste vacant: Poste existant

Sous la direction de la gestionnaire générale des affaires au Bureau de la rectrice et vice-chancelière, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif offre du soutien bilingue à la gestionnaire principale des affaires et à la rectrice. Cette personne est une ressource principale confidentielle dans un environnement multidisciplinaire, et gère des documents sensibles et des opérations administratives de haut niveau. Elle est responsable de coordonner l’horaire complexe de la rectrice, de gérer les dossiers confidentiels et d’administrer divers projets du Rectorat.

Fonctions

Collaboration et soutien administratif 

• Effectuer un examen préliminaire de la correspondance en signalant les échéances et en accélérant le traitement des questions urgentes 
• Coordonner l’agenda et toutes les activités connexes de la rectrice, en supervisant soigneusement les engagements quotidiens et à long terme.
• Organiser et gérer tous les aspects des voyages de la rectrice et les arrangements connexes afin d’assurer l’efficacité organisationnelle.
• Fournir du soutien administratif intégré pour toutes les fonctions relevant de la compétence du bureau, en collaboration avec l'équipe.
• Assurer le suivi approprié de toutes les communications et tâches administratives du bureau.
• Assurer efficacement la liaison entre l'Équipe de gestion et ses assistants, en respectant la structure de gouvernance établie.
• Travailler dans des délais très serrés, dans un environnement où les priorités changent constamment, et traiter des informations hautement sensibles, privilégiées et confidentielles de manière éthique et diplomatique.
• Aider à la planification, à la coordination et à l'organisation d'activités et d'événements pour le Bureau de la rectrice et les bureaux connexes; invitations, restauration, etc.

Gestion de l’information et des dossiers

• Traiter les documents hautement sensibles, confidentiels et privilégiés dans le strict respect des normes éthiques et diplomatiques.
• Organiser, localiser, évaluer et assurer le suivi des dossiers confidentiels, des documents et des ressources appropriées.

Autres tâches

• Exécuter toutes autres tâches relevant du champ d’application et du niveau de compétence du poste, dans le strict respect de la législation en vigueur, des politiques de l'Université et des conventions collectives.

Qualifications

Exigences

• Baccalauréat en communication, en administration des affaires ou dans un domaine pertinent. 
• De trois (3) cinq (5) ans d'expérience en tant qu'assistant(e) d'un cadre supérieur, ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience. 
• Excellentes compétences en communications orales et écrites.
• Compétences prouvées en résolution de problèmes et de conflits et souci du détail.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps; capacité de respecter les échéances.
• Excellentes compétences en analyse et en réflexion critique.
• Capacité prouvée de gérer simultanément plusieurs projets et priorités dans un environnement au rythme rapide.
• Capacité prouvée de traiter, sécuriser et analyser de grands ensembles de données de recherche conformément aux protocoles de confidentialité et de sécurité.
• Capacité prouvée de travailler indépendamment avec un minimum de supervision, de prendre des initiatives et de collaborer efficacement au sein d'une équipe.
• Discrétion et bon jugement dans la gestion de données opérationnelles, financières ou relatives au personnel hautement confidentielles.
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

Les candidatures sont acceptées pour pourvoir un poste vacant au sein de l'université.

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Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

L’Université Laurentienne est une communauté englobante et accueillante et encourage les candidatures de membres de communautés qui recherchent l’équité, y compris les femmes et les personnes racialisées, autochtones, handicapées et de toutes orientations sexuelles et identités et expressions sexuelles. La Politique de bilinguisme de l’Université Laurentienne contient une disposition concernant l’exigence linguistique pour les personnes qui s’identifient comme membres des Premières Nations, métisses ou inuites. 

L’Université Laurentienne se fait un devoir d’offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes ayant des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des adaptations à tout stade du processus de recrutement. Veuillez communiquer avec les ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements (careers@laurentian.ca).

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