Adjointe administrative ou adjoint administratif de direction, Ressources humaines et développement organisationnel

Required Position

Poste à temps plein

Fonctions

Statut du poste vacant: Poste existant

Sous la direction de la vice-rectrice associée, Ressources humaines et développement organisationnel (RDHO), l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif de direction gère des opérations administratives de haut niveau et fournit du soutien confidentiel pour assurer le fonctionnement efficace de l’unité. Cette personne détermine les priorités du portefeuille de direction en gérant la correspondance, en fournissant des renseignements sur les objectifs quotidiens et en coordonnant des calendriers complexes afin de faciliter la gestion du temps. Elle est le premier point de contact à l’unité, facilite les collaborations internes et externes et gère les flux de processus de décision de l’unité.

Cette personne supervise également les tâches financières de l’unité, y compris le rapprochement budgétaire, le suivi des dépenses et le traitement des bons de commande. Elle tient les entrepôts centraux de documentation, surveille les pratiques de gestion des documents et gère les pages de l’unité dans maLaurentienne. Elle coordonne la logistique de nombreux événements de reconnaissance du personnel tout en traitant de la documentation hautement sensible et en observant strictement les normes éthiques et diplomatiques.

Coordination et soutien administratif

• Être le premier point de contant de l’unité, transmettre les demandes de renseignements aux membres appropriés de l’équipe et gérer plusieurs sources de correspondance.
• Établir les priorités du portefeuille de la vice-rectrice associée (VRA) en gérant le flux de travail et en renseignant la direction sur les objectifs quotidiens et les défis émergents.
• Effectuer des recherches et organiser la documentation pour préparer la correspondance au nom de la VRA ou déléguer au besoin des tâches à des cadres administratifs.
• Collaborer avec le Bureau de la conseillère juridique, le Conseil des gouverneurs et le Rectorat pour préparer les réunions du Conseil et de comités.
• Gérer les flux de processus de décision de l’unité, en suivant les échéances et en organisant la préparation de rapports et de communications institutionnelles.
• Organiser les réunions internes de l’équipe, y compris dresser les ordres du jour et prendre les notes pour les procès-verbaux officiels.
• Déterminer à l’avance les problèmes potentiels afin que les parties concernées soient informées et engagées dans le processus de prise de décision de l’Université.
• Tenir les dossiers de présence, y compris les congés et les soldes de vacances de tout le personnel des RH.
• Représenter l’unité à des fonctions de l’Université et assurer l’exactitude de tous les documents distribués en effectuant une relecture rigoureuse.

Gestion d’événements et de la liaison

• Organiser les célébrations de reconnaissance des années de service et des retraités, gérer toute la logistique connexe, y compris la budgétisation, les services de traiteur et le matériel de promotion.
• Coordonner les événements et activités de reconnaissance du personnel afin d’appuyer l’engagement envers l’Université et les initiatives d’appréciation.
• Coordonner l’orientation des nouveaux employés.
• Apporter de l’assistance pour la coordination de divers projets des RH en fournissant du soutien logistique et administratif afin d’atteindre les objectifs de l’unité.
• Gérer les communications relatives aux événements avec les destinataires et les parties concernées internes afin d’assurer le succès de la liaison institutionnelle.
• Faciliter l’achat de cadeaux, de prix et de divertissement pour les fonctions de l’unité tout en observant les lignes directrices de l’Université en matière d’accueil.

Gestion financière et des documents

• Établir et gérer l’entrepôt central de la documentation et des formulaires de RHDO, en fournissant au personnel des conseils sur les processus.
• Surveiller les pratiques de gestion des documents de l’unité et fournir des conseils pour assurer l’alignement sur les normes de l’Université.
• Suivre les dépenses de l’unité concernant les inscriptions professionnelles, les voyages et les dépenses institutionnelles connexes.
• Effectuer des rapprochements budgétaires mensuels et confirmer les dépenses par carte de crédit de l’unité afin d’assurer l’exactitude financière.
• Approuver les factures et préparer les bons de commandes ou demandes d’achat conformément aux seuils financiers de l’Université.
• Vérifier et enregistrer les heures du personnel contractuel afin d’en assurer la rémunération exacte et en temps opportun.
• Tenir les pages Web de RHDO et surveiller le contenu en ligne afin que les renseignements soient d’actualité pour la communauté universitaire.

Autres tâches

• Exécuter toutes autres tâches entrant dans son champ d’application professionnel et le niveau de compétences du poste, en se conformant pleinement à la législation, aux politiques de l’Université et aux conventions collectives applicables.

Qualifications

Qualifications

• Diplôme collégial en administration des affaires ou dans un domaine pertinent.
• D’un (1) à trois (3) ans d’expérience.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Compétences prouvées en résolution de problèmes et de conflits et attention aux détails.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps et capacité de respecter les échéances.
• Excellentes compétences en analyse et en réflexion critique.
• Capacité prouvée de gérer plusieurs projets et priorités simultanément dans un environnement au rythme rapide.
• Capacité de gérer des documents institutionnels, d’observer les politiques de conservation et d’assurer l’intégrité des données.
• Capacité prouvée de traiter, sécuriser et analyser des informations conformément aux protocoles de protection de la vie privée et de sécurité.
• Capacité prouvée de travailler indépendamment avec un minimum de supervision, de prendre des initiatives et de collaborer efficacement au sein d’une équipe.
• Discrétion et bon jugement dans la gestion d’affaires, de données financières ou personnelles hautement confidentielles.
• Expérience dans l’utilisation de bases de données sur la population étudiante concernant les inscriptions, les dossiers et l’aide financière.
• Connaissance et expérience de travail avec des conventions collectives/dans un environnement syndicalisé.
• Connaissance de la législation relative à l’emploi (Loi sur les normes d'emploi, Loi sur la santé et la sécurité au travail, Code des droits de la personne, Loi de 20025 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario) et des changements de la législation.
• Maîtrise de la budgétisation et de la gestion financière dans un cadre universitaire.
• Connaissance des processus de paie, y compris des déductions réglementaires, des règlements fiscaux, de l’administration des avantages sociaux et du droit du travail.
• Expérience avec Microsoft Office (Excel, Wor, PowerPoint).
• Expérience avec un système d’information sur les ressources humaines (Ellucian Colleague), un atout.
• Connaissance et expérience de Google Workspace (Docs, Sheets, Chat, Gmail, Calendar, Analytics ou Ads).
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

Les candidatures sont acceptées pour pourvoir un poste vacant au sein de l'université. 

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Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

L’Université Laurentienne est une communauté englobante et accueillante et encourage les candidatures de membres de communautés qui recherchent l’équité, y compris les femmes et les personnes racialisées, autochtones, handicapées et de toutes orientations sexuelles et identités et expressions sexuelles. La Politique de bilinguisme de l’Université Laurentienne contient une disposition concernant l’exigence linguistique pour les personnes qui s’identifient comme membres des Premières Nations, métisses ou inuites. 

L’Université Laurentienne se fait un devoir d’offrir une expérience englobante et sans obstacle aux personnes ayant des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des adaptations à tout stade du processus de recrutement. Veuillez communiquer avec les ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements (careers@laurentian.ca).

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