Avis de collecte de renseignements personnels sur la santé

Au Service de santé et de bien-être de l’Université Laurentienne de Sudbury (l’Université), nous nous sommes engagés à protéger le droit à la vie privée de tous les membres de la communauté universitaire sous notre responsabilité.

Les renseignements personnels sur la santé seront recueillis, utilisés ou divulgués aux termes de cet avis, de la Procédure de traitement des renseignements personnels sur la santé et de la Politique d’accès à l’information et de protection de la vie privée

Le Service de santé et de bien-être est régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) et compte parmi ses effectifs des professionnels de la santé. La LPRPS, la loi ontarienne contre les atteintes à la vie privée dans le domaine de la santé, indique la manière dont les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés et divulgués au sein du système de soins de santé. La loi garantit également le droit qu’a toute personne de demander l’accès aux renseignements personnels sur sa santé, qui sont sous la garde ou le contrôle du Service de santé et de bien-être, et d’y apporter les corrections nécessaires.

Le Service de santé et de bien-être recueille auprès des étudiants des renseignements personnels sur la santé dès qu’ils souhaitent bénéficier de soins qui, aux termes de la LPRPS, se définissent comme suit :

L’observation, l’examen, l’évaluation, les soins, le service ou l’acte médical effectués, fournis ou accomplis à une fin liée à la santé :

1. en vue d’établir un diagnostic, de fournir un traitement ou de maintenir l’état de santé physique ou mental d’un particulier;
2. en vue de prévenir une maladie ou une blessure ou de promouvoir la santé;
3. dans le cadre de soins palliatifs; y compris :
4. la composition, la préparation, la délivrance ou la vente à un particulier ou pour son usage, conformément à une ordonnance, de médicaments, d’appareils, d’équipement, de matériel ou de tout autre article; […]
5. un service de soins à domicile et en milieu communautaire financé en vertu de l’article 21 de la Loi de 2019 pour des soins interconnectés.

La collecte de renseignements personnels sur la santé se fait dans le but d’assurer des soins ou d’en faciliter la prestation. Le Service de santé et de bien-être ne recueille que les renseignements nécessaires à ces fins, à des fins cohérentes ou à des fins dûment autorisées par la LPRPS.

En règle générale, la collecte de ces renseignements se fait directement auprès de la personne bénéficiant des soins.

Le Service de santé et de bien-être recueillera les renseignements suivants :

• nom;
• adresse;
• date de naissance;
• numéro de la carte de santé;
• antécédents médicaux;
• toute autre information relative à l’affection ou au problème médical.

En s’adressant au Service de santé et de bien-être et en bénéficiant de ses prestations, on présume que les personnes consentent à la collecte de renseignements personnels sur la santé, ainsi qu’à leur emploi et à leur divulgation, comme cela est décrit dans cet Avis.

Dans certains cas, le Service de santé et de bien-être peut en recueillir indirectement, comme le permet la LPRPS. Par exemple, le Service de santé et de bien-être, se fondant sur le consentement implicite d’une personne, peut en recueillir auprès d’autres professionnels de la santé dès qu’ils font partie de son cercle de soins afin de lui assurer des soins continus et cohérents. Autres exemples : le Service de santé et de bien-être peut procéder à la collecte indirecte de tels renseignements lorsque la personne y consent, lorsqu’ils sont raisonnablement nécessaires pour fournir des soins de santé ou contribuer à leur prestation et lorsqu’il n’est pas raisonnablement possible de recueillir directement de la personne des renseignements dont on peut raisonnablement penser qu’ils sont exacts et complets, ou de recueillir en temps opportun des renseignements personnels sur la santé.

Le Service de santé et de bien-être se sert des renseignements personnels sur la santé et les divulgue aux fins suivantes :

• fournir ou aider à fournir des soins de santé ou des traitements;
• recommander des patients à un spécialiste ou un professionnel de la santé hors du Service de santé et de bien-être;
• former notre personnel, nos bénévoles, nos étudiants et les stagiaires;
• mener des recherches avec le consentement du patient ou l’approbation du Comité d’éthique de la recherche;
• se faire payer (par le RAMO, la CSPAAT, un assureur privé ou autre) les soins de santé ou les traitements;
• améliorer la qualité et l’efficacité de notre approche des services de soins de santé;
• planifier, administrer et gérer les activités du Service de santé et de bien-être;
• voir à la conformité aux obligations légales et aux exigences en matière d’assurance;
• s’acquitter de toute autre obligation découlant de la LPRPS.

Les membres ci-dessous du personnel du Service de santé et de bien-être peuvent se voir autorisés à consulter des
renseignements personnels sur la santé dans le cadre de leurs tâches et fonctions :

• personnel administratif.

Certains professionnels de la santé extérieurs au Service de santé et de bien-être peuvent demander l’accès à des dossiers de renseignements personnels sur la santé. Dans ces cas, nous pouvons présumer du consentement implicite de la personne pour leur en divulguer s’ils font partie, activement, de son cercle de soins. Quiconque souhaite exclure certains professionnels de la santé de son cercle de soins peut en faire la demande auprès du Service de santé et de bien-être.

Le Service de santé et de bien-être ne divulguera pas des renseignements personnels sur la santé à des professionnels de la santé ne faisant pas partie du cercle de soins de la personne sans son consentement, à moins que la loi ne l’autorise ou ne l’exige.

Le Service de santé et de bien-être ne divulguera jamais de tels renseignements aux professeurs, aux auxiliaires à l’enseignement ou à d’autres employés de l’Université, sans le consentement écrit exprès de la personne.

Le Service de santé et de bien-être veille à la confidentialité et à la sécurité de tous les renseignements personnels sur la santé, dont il a la garde ou le contrôle. Cela consiste notamment à protéger ces renseignements contre le vol, la perte et la collecte, l’utilisation ou la divulgation non autorisée, par la mise en œuvre des mesures de protection suivantes :

• examen périodique des registres d’accès aux dossiers de renseignements personnels sur la santé;
• accès restreint aux dossiers de renseignements personnels sur la santé, l’accès étant limité au personnel autorisé qui en a besoin pour s’acquitter de ses tâches et fonctions;
• vérifications et enquêtes pour s’assurer que le personnel du Service de santé et de bien-être n’a pas accès à plus de renseignements personnels sur la santé qu’il n’en a besoin pour faire son travail;
• formation du personnel du Service de santé et de bien-être en ce qui concerne les politiques et procédures
  pertinentes en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée;
• mise en place d’installations sécurisées, d’armoires à clés et de dispositifs de stockage et d’élimination sécurisés de renseignements personnels sur la santé;
• signature par tous les membres du personnel d’un accord de confidentialité exposant leurs obligations et
  renouvellement périodique de celui-ci;
• maintien des renseignements personnels sur la santé aussi longtemps que nécessaire aux fins auxquelles ils ont été recueillis, ou comme le permet ou l’exige la LPRPS;
• élimination en toute sécurité des renseignements personnels sur la santé.

Pour savoir comment présenter une demande d’accès ou de correction en vertu de la LPRPS, veuillez consulter la Procédure de traitement des demandes d’accès à l’information et de correction.

Quiconque s’inquiète du maniement des renseignements personnels sur sa santé peut déposer une plainte auprès du
Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVPO) :

Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
2, rue Bloor Est, Bureau 1400
Toronto, Ontario
M4W 1A8

Telephone: 1(800)387-0073
416-325-9195 (télécopieur)
Courriel : info@ipc.on.ca

La conseillère juridique générale est la personne-ressource désignée auprès du Service de la santé et du bien-être.
Pour toute question relative à cet Avis, veuillez communiquer avec elle à :

Bureau des affaires juridiques
935, chemin du lac Ramsey, L-1130
Sudbury, ON
P3E 2C6
generalcounseloffice@laurentian.ca