Agente principale ou agent principal de la transformation, Bureau de mise en œuvre de la transformation
On demande
Nomination à temps plein pour une durée déterminée jusqu’au 31 août 2027
Contrat de trois ans renouvelable
Fonctions
Sous la direction De la vice-rectrice aux finances et à l’administration, et en étroite collaboration avec l’expert-conseil externe pour le programme de transformation, la ou le titulaire de ce poste supervisera la mise en œuvre du plan de transformation et veillera à ce que les projets de transformation soient exécutés conformément au plan, aux budgets et aux échéanciers approuvés. Les principales tâches consistent à superviser le personnel et les experts-conseils engagés dans l'exécution des projets approuvés, d’assurer la coordination avec divers secteurs et unités et des parties prenantes clés. Cette personne veillera à ce que les calendriers des projets soient préparés et que les tâches soient attribuées afin que tout se déroule conformément aux calendriers et aux budgets. Elle aura également la responsabilité de la mise en œuvre des meilleures pratiques de gestion de projet pour assurer l’amélioration continue.
L’agente principale ou l’agent principal de la transformation travaillera en étroite collaboration avec l’Équipe de gestion de la Laurentienne, les experts-conseils, les partenaires syndicaux et des parties prenantes clés internes et externes afin de faciliter la planification et l’exécution des projets, de même que pour déterminer les plans de gestion du changement et les stratégies tactiques.
Cette personne a la responsabilité de tirer partie des tendances sectorielles et des principales pratiques touchant la gestion de projets et du changement, et encouragera une culture d’innovation, de créativité, de collaboration et de travail en équipe à l’Université, en encourageant la mise en œuvre de nouvelles idées et de nouveaux processus, en éliminant les silos et en encourageant les partenariats interfonctionnels.
- Établir et superviser le travail du personnel et des experts-conseils du Bureau de mise en œuvre de la transformation affectés à la réalisation des priorités de transformation, et jeter les bases de la mise en œuvre des pratiques d'amélioration continue;
- Faciliter le processus d'acceptation d'éventuels nouveaux projets émanant des dirigeants, des équipes de transformation et des experts-conseils externes;
- Concevoir, diriger, mettre en œuvre et diffuser les objectifs et les stratégies opérationnelles;
- Diriger la mise en œuvre d'un vaste ensemble coordonné de plans et de programmes pour répondre aux priorités du plan de transformation et aux initiatives d'amélioration continue alignées sur les objectifs du plan stratégique;
- Hiérarchiser les initiatives de transformation en fonction des ressources disponibles, et fournir les outils, l'approche et l'orientation nécessaires pour lancer la planification des projets à hiérarchiser;
- Gérer les équipes dans l'ensemble des unités pour atteindre les objectifs et produire les livrables des projets;
- Surveiller les progrès par rapport aux objectifs de transformation et prendre au besoin des mesures correctives si nécessaire;
- Superviser la mise en œuvre du programme de transformation et le suivi/rapport des projets, et établir des bases de référence et des rapports sur les indicateurs clés de rendement pluriannuels;
- Encadrer, motiver et superviser les membres de l'équipe de projet, et les soutenir pour qu'ils agissent de manière positive et rendent compte des tâches qui leur sont assignées;
- Élaborer des rapports de rendement et des mesures pour mesurer l'efficacité des projets de restructuration;
- Commander le rythme, supprimer les obstacles, gérer les dépendances et résoudre les problèmes entre les volets de travail;
- Maintenir des communications étroites avec la rectrice, les vice-recteurs et vice-rectrices et les vice-recteurs et vice-rectrices associés, ainsi qu'avec le groupe d’experts-conseils en transformation, pour les informer des progrès, des priorités concurrentes et des délais;
- Renseigner la vice-rectrice aux finances et à l’administration et l'équipe de la haute direction sur les questions de mise en œuvre de projets, y compris sur la disponibilité des ressources;
- Résoudre les problèmes inter-programmes et les questions stratégiques avec les hauts dirigeants;
- Travailler avec les participants clés (parties prenantes) pour relever et atténuer les risques associés aux projets de transformation;
- Maintenir des communications régulières et transparentes avec toutes les parties prenantes sur l'état d'avancement du programme en supervisant les communications, en organisant des réunions régulières et en envoyant des rapports d'étape qui fournissent une vision claire de l'état d'avancement du programme;
- Élaborer et gérer le budget et les dépenses connexes liés aux projets de transformation, en veillant à ce que les ressources soient allouées de manière efficace et rentable;
- Fournir une expertise et des conseils aux collègues et au personnel dans le processus de gestion de projet et sur les compétences en établissement de dynamique d'équipe, de construction d'équipe et de motivation de groupe;
- Maintenir, ou s'engager à créer, un environnement de travail équitable diversifié et inclusif;
- Exécuter toutes autres tâches directement liées à ce poste qui lui sont attribuées.
Exigences
- Baccalauréat en économie, administration des affaires/publique, commerce ou dans un domaine connexe. MBA ou maîtrise en administration publique, un atout;
- Certificat en gestion de projet, obligatoire;
- Plus de cinq ans d'expérience dans la direction de grands projets complexes dans des organismes publics (postsecondaires de préférence). Expérience dans la direction de projets de transformation, un atout;
- Leadership et compétences en communication efficace; doit diriger et communiquer efficacement avec les équipes ainsi que les parties prenantes tout au long du cycle de vie d’un projet;
- Compétences en organisation et gestion du temps; doit s’occuper de l’organisation et de la délégation des tâches et veiller à ce que tous les projets et les livrables soient effectués dans les temps;
- Compétences en résolution créative de problèmes et en adaptation; doit comprendre comment résoudre des problèmes et adapter les projets de manière créative pour éviter les mésaventures et les pertes;
- Compétences en motivation et gestion d’équipe; doit veiller à ce que les parties prenantes et les membres des équipes demeurent motivés tout au long du cycle de vie d’un projet;
- Capacité manifeste d’utiliser des outils de gestion de projets comme Agile, et des modèles d’amélioration continue (p. ex., Lean, Six Sigma, ITIL, PROSCI);
- Capacité de travailler aisément, oralement et par écrit, dans les deux langues officielles (français et anglais), de préférence.
Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.
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