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Poste à temps plein

Fonctions

Le Bureau de l’avancement de l’Université établit des relations productives qui inspirent diverses parties concernées à s’intéresser à l’Université Laurentienne et à y investir. Il supervise activement les relations avec les diplômés, les donateurs et les parties concernées internes et externes afin d’établir une solide culture de fierté, de loyauté et d’engagement.

Sous la direction de la gestionnaire, la coordonnatrice ou le coordonnateur de la base de données du Bureau travaille au sein de l’équipe en tant qu'utilisateur expérimenté de la base de données, rédacteur et créateur de rapports, fournit une assistance aux utilisateurs de la base de données, met en place des schémas de campagne et des pistes de communication, extrait des informations et produit des rapports sur les dons et les diplômés à l’intention des utilisateurs sur le campus et hors campus.

La personne retenue aura les responsabilités suivantes :

• Être l’utilisateur expérimenté de la base de données :
• Créer, configurer et tenir les systèmes de bases de données qui incluent CREM, SLC et SSTS Module;
• Fournir de la formation et du soutien aux usagers sur les processus liés aux bases de données, la saisie de l’information et l'accès à celle-ci;
• Détecter et résoudre les problèmes liés à la base de données;
• Concevoir et appliquer des mesures de sécurité pour protéger la base de données contre tout accès non autorisé, se tenir au courant des pratiques exemplaires en matière de sécurité et régler les points vulnérables;
• Créer et tenir les dossiers des donateurs, des diplômés, des entreprises et des fondations;
• Produire des rapports pour l’analyse et la prise de décision, et suivre les progrès vers les objectifs organisationnels;
• Extraire des renseignements particuliers de la base de données ou d’autres sources à diverses fins, comme la production de rapports, l’analyse ou la communication;
• Créer et gérer des plans de communications à différentes fins comme l’envoi de rappels de promesse de don, des annonces d’événements ou des lettres de remerciements d’étudiants bénéficiaires de fonds;
• Configurer et établir des modules ou systèmes particuliers dans la base de données, y compris des modules pour les dons planifiés, des activités et événements, la gestion de données maîtres (MDSM) et d'autres applications;
• Assurer l’exactitude, la cohérence et l’exhaustivité des entrées dans la base de données au moyen de mesures de contrôle de la qualité; 
• Créer un système structuré de codes de campagne pour suivre et analyser différentes campagnes de mobilisation de fonds;
• Traiter les données touchant les diplômés, y compris, extraire des données et gérer l’ajout de nouveaux diplômés, ainsi que gérer les renseignements sur les lauréats de grades honorifiques;
• Superviser les dons de bienfaisance, les commandites et les revenus d’affinité dans les comptes en fiducie de l’Université Laurentienne et les dons annuels et produire des rapports en extrayant des données de Colleague Financial;
• Produire divers rapports à l’aide de Business Objects, Colleague Advancement, CRM, Excel, Fusion, pour le COFO, l’OUGS, l’ARC, ainsi que des rapports de fin d’exercice;
• Extraire des listes pour le travail de saisie des données du Bureau, les envois d'affinité, les courriels aux diplômés et aux amis, pour d'autres unités, les activités de liaison avec les diplômés et les visites liées à l’agrément;
• Créer des rapports de gestion des dons pour suivre et communiquer le rendement et l'impact des fonds de dotation et des dons annuels; 
• Soutenir les activités des campagnes d'appels en segmentant et gérant efficacement les données ;
• Mettre en place des fonds et des comptes pour le traitement des dons et fournir un soutien au responsable du traitement des dons;  
• Élaborer des stratégies de segmentation pour la mobilisation de fonds fondées sur des critères tels que l'historique des dons, le niveau d'engagement et les données démographiques;
• Effectuer des recherches/analyses de données à des fins de liaison avec les diplômés et de mobilisation de fonds;
• Au besoin, produire des rapports et extraire des données pour diverses unités;
• Collaborer étroitement avec le Bureau des services financiers pour la réconciliation globale des questions relatives au budget des dons;
• Participer aux événements spéciaux organisés par le Bureau de l’avancement de l’Université; et
• Exécuter toutes autres tâches liées à ce poste qui lui sont confiées.

Exigences

• Grade universitaire ou diplôme collégial dans un domaine pertinent;
• Cinq ans d'expérience dans les systèmes de gestion de bases de données, avec un accent sur Ellucian ou Colleague Advancement, Fusion, Sugar CRM, Royal Bank Electronic Business Banking et Tableau;
• Expérience de travail dans un environnement de liaison avec les diplômés et de mobilisation de fonds;
• Connaissance des outils et logiciels utilitaires liés à la gestion de bases de données;
• Connaissance des meilleures pratiques de sécurité de base de données et expérience dans la mise en œuvre des mesures;
• Expérience pratique des processus financiers, de préférence dans le contexte universitaire;
• Solides compétences en coordination des tâches et en gestion efficace de projets;
• Capacité de communiquer efficacement, une compétence cruciale pour travailler avec diverses équipes et parties concernées;
• Maîtrise de la documentation des processus, procédures et de la configuration afin d’assurer la clarté et la cohérence;
• Capacité de travailler en collaboration dans un environnement orienté vers le travail en équipe;
• Capacité de supporter la pression et de se concentrer sur diverses tâches dans un environnement occupé;
• Tact et discrétion dans le traitement de questions sensibles et confidentielles; et
• Capacité de travailler aisément dans les deux langues officielles (français et anglais) parlées et écrites, obligatoire.

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : L2027-06

Traitement : $35.68 - $40.91 de l’heure

Concours se termine :
Tuesday, le 10 September 2024 à16h30

 

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