Adjoint(e) administrative de direction
On demande
Fonctions
Relevant du responsable des services administratifs, cabinet du recteur et vice-chancelier, le ou la titulaire du poste à temps plein fournira un soutien au responsable des services administratifs et au recteur et vice-chancelier. L’Adjoint(e) administrative de direction servira de secrétaire exécutif confidentiel et fournira une assistance administrative bilingue tout en étant capable de fonctionner efficacement dans un environnement très stressant et de travailler de manière éthique et diplomatique avec du matériel confidentiel. Le ou la titulaire du poste coordonne le calendrier du recteur et les activités connexes, y compris la localisation des fichiers et dossiers confidentiels, ainsi que l'administration et la coordination des projets connexes. Le ou la titulaire du poste contribuera à l'efficience et à l'efficacité du cabinet du recteur en faisant preuve d'un bon jugement et en appliquant des techniques de priorisation. Ce poste requiert de solides compétences interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps.
Les principales tâches comprennent, mais non de façon limitative, les suivantes :
- coordonner l’horaire du recteur et les activités pertinentes, avoir une vue d’ensemble du calendrier et faire preuve d’un bon jugement;
- prendre les dispositions pour les déplacements et activités du recteur et assurer l’organisation efficace des éléments connexes;
- traiter des renseignements hautement délicats, privilégiés et confidentiels tout en fournissant un soutien confidentiel et discret à tous les aspects des fonctions relevant de ce bureau;
- recevoir la correspondance, l’examiner et faire connaitre les dates limites et les questions prioritaires tout en assurant un suivi approprié;
- organiser les fichiers et dossiers confidentiels pertinents tout en repérant et évaluant les ressources appropriées et en assurant le suivi;
- travailler en respectant les échéanciers très serrés dans un milieu où les priorités évoluent constamment tout en traitant des renseignements fort délicats, privilégiés et confidentiels de manière éthique et diplomatique;
- faire preuve d’initiative et prendre des décisions pour les questions touchant les tâches, fonctions et responsabilités générales de bureau, en prévoyant les questions importantes émergentes et en adoptant des approches pertinentes, sachant quand demander des conseils et de l’encadrement;
- assurer la liaison efficace entre les membres de l’Équipe de direction et leurs adjointes en respectant la structure de gouvernance;
- travailler en suivant des directives générales avec un minimum de supervision;
- établir les priorités, faire preuve d’initiative et travailler efficacement en tant que membre d’une équipe administrative;
- posséder d’excellentes aptitudes pour la dactylographie et l’informatique, ce qui comprend l’utilisation de divers logiciels, y compris Google, Adobe Acrobat Pro, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Groupwise, Datatel et Intranet (LUNET);
- s’acquitter des autres tâches qui lui sont confiées.
Exigences
- diplôme de premier cycle en communication ou dans un domaine connexe;
- de trois (3) à cinq (5) ans d’expérience en qualité d’adjointe à un cadre supérieur ou combinaison équivalente d’éducation, de formation et d’expérience;
- capacité de travailler entièrement (oral et écrit) dans les deux langues officielles (français - anglais);
- compétences exceptionnelles en communication, relations interpersonnelles et organisation;
- tact, bon jugement et leadership; facilité d’interagir avec des dirigeants du secteur public et privé;
- capacité à s'adapter et à gérer des échéances variables, des délais serrés et un environnement diversifié avec exactitude et tact;
- niveau élevé d’intégrité et de confidentialité;
- motivation et excellentes aptitudes pour la résolution de problèmes et la pensée critique;
- initiative et capacité de travailler de façon autonome aussi bien qu’au sein d’une équipe;
- excellente maîtrise des divers logiciels et de leur application.
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