On demande

Nomination à temps plein 

Fonctions

Sous la surveillance de la gestionnaire administrative de la Faculté d’éducation et de la santé le ou la titulaire du poste prête son appui à l’unité d’enseignement, est un centre d’information et apporte une contribution au fonctionnement quotidien de l’unité en collaborant aux fonctions ci-dessous :

Fournir un soutien confidentiel administratif complet à l’École 

• Offrir un support à la Direction en relation aux fonctions du bureau (organiser des rencontres, réserver les salles, préparer, produire et distribuer les documents, ordres du jour et procès-verbaux);
• maintenir les fichiers de l’école et les opérations de bureau, y compris sans s’y limiter: la mise à jour des listes (espace, corps professoral actuel, etc.), l'affichage des heures de bureau; coordination des examens périodiques, préparer, soumettre et maintenir les formulaires de révision de programme CPF, recueillir et maintenir les dossiers associés aux tâches d’enseignement ;
• aide à la Direction avec la planification de l’horaire (préparation, changements et mises à jour des classes et horaires, etc.), l'embauche des enseignants (maintien de la liste des chargés de cours, l'ancienneté et le statut prioritaire, préparation de la documentation pour les comités d'embauche, l’affichage des postes, orientation des nouveaux professeurs (l’équipement et les formulaires, etc.) et d'autres tâches directement liées à ce poste qui lui sont attribuées;
• assister avec les rapports pour le ministère et du renouvellement éventuel de l’agrément, établir et coordonner un processus de collecte de renseignements/données pour assurer le suivi lié aux notes, aux taux d’abandon et statistiques sur l’inscription.

Budgets de l’École 

• Préparer et traiter les transferts et les demandes ; préparer les bons de commandes, des feuilles de temps, etc., en consultation avec le Directeur/ la Directrice;

• surveiller et maintenir l'inventaire des fournitures de bureau;
• réconciliation des budgets (incluant carte de crédit) en consultation avec la Direction.

Servir comme le centre d'information et la personne-ressource pour l’École 

• Répondre aux demandes par téléphone, courrier, courriel et en personne;
• organiser, produire et manipuler le matériel relevant de l’École et le modifier si nécessaire;
• fournir des informations de base sur les programmes offerts, et diriger les questions à la personne responsable ; maintenir et mettre à jour la liste des membres du corps professoral ;
• concevoir et aider à la préparation des envois de la documentation pertinente aux candidats concernant l’admission, l’inscription et la collation des grades.

Événements spéciaux et Publicité 

• Aider à l’organisation d'événements spéciaux (y compris la journée d’accueil), des conférenciers invités, des voyages etc. ;
• assister à maintenir et mettre à jour des pages web de l’école;
• assurer la liaison avec marketing pour produire, créer, mettre à jour et aider à la production de matériel de publicité pourl’École. 

Fournir une assistance aux étudiants 

• Informer les étudiants des différents ateliers, opportunités, concours et séminaires;
• Assurer que les étudiants suivent les mesures administratives nécessaires  ;
• maintenir à jour l’horaire de l’école;

 

• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• 12e année et deux ans d’études postsecondaires ;
• ses compétences en logiciels informatiques (Microsoft Suite, Datatel, libre-service Gmail, Google Drive et Suite, Adobe); la capacité de maintenir et de garder à jour les sites web de l’École);
• l'administration de bureau et des compétences en secrétariat (prise du procès-verbal, entrée au clavier, le dépôt, la tenue des dossiers, triage du courrier et des e-mails, réponses aux demandes de renseignements);
• connaissances de base du matériel informatique pour résoudre les périphériques (projecteurs, imprimantes, etc.);
• les politiques et procédures de l'Université (Finance, registraire, etc. pour aider les étudiants et les professeurs).;
• les compétences en numératie (connaissances de base de la comptabilité pour suivre les dépenses et gérer les budgets);
• capacité de travailler entièrement dans les deux langues officielles (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit.

 

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

L’Université Laurentienne a adopté la Politique sur les modalités de travail souples qui est maintenant officielle et appuie les plans de télétravail fondés sur des considérations opérationnelles. À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle.Notre politique offre aux employés une certaine flexibilité qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

Présenter une demande maintenant

Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : L1005-03

Traitement : 28,39 $ - 32,55 $ de l'heure

Concours se termine :
Thursday, le 30 January 2025 à16h30

 

Présenter une demande maintenant