On demande

Nomination à temps plein pour une durée déterminée  jusqu’au 30 avril 2026

Fonctions

Sous la direction du gestionnaire des opérations de la Faculté d’éducation et de la santé, la ou le titulaire de ce poste apporte de l’assistance administrative pour plusieurs projets et du soutien à diverses unités de la faculté, y compris au bureau du doyen et aux bureaux généraux des écoles.

Fournir du soutien administratif complet au doyen, au doyen associé et au gestionnaire des opérations. Aider également à l’occasion les directeurs et adjointes administratives des écoles. Il y a un vaste éventail de tâches administratives quotidiennes, mensuelles et annuelles, notamment :

• Apporter un soutien administratif bilingue complet au bureau du doyen de la Faculté d’éducation et de la santé ainsi qu’aux six écoles de la faculté;
• Apporter de l’assistance pour la préparation, l’enregistrement, la modification de correspondance, de factures, de présentations, de brochures, de publications, de rapports et de documents connexes;
• Apporter de l’assistance pour la préparation des horaires, des lettres concernant les charges de travail et des offres de cours (effectuer les modifications, mises à jour, etc. des fiches de cours);
• Apporter de l’assistance dans le processus d’embauche de chargés de cours, l’examen des recommandations de nomination et la création de contrats;
• Apporter de l’assistance dans le processus d’attribution de contrats;
• Tenir diverses bases de données en format Excel (p. ex., nominations croisées, listes des chargés de cours des écoles);
• Tenir l’agenda du doyen et organiser des réunions, y compris réserver des salles, préparer les ordres du jour et prendre les notes pour les procès-verbaux;
• apporter de l’assistance aux écoles dans les processus d’amélioration de la qualité et d’agrément;
• Apporter de l’assistance aux directeurs des écoles et aux membres du corps professoral concernant les formulaires de supervision et traiter les paiements;
• Participer au suivi et au rapprochement budgétaires pour le bureau du doyen et les écoles;
• Administrer des projets spéciaux et assumer certaines responsabilités attribuées par le bureau du doyen;
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Grade ou diplôme postsecondaire;
• De deux à cinq ans d'expérience pertinente au niveau d’adjoint administratif;
• Capacité d’établir les priorités et d’exécuter plusieurs tâches simultanément avec un minimum de supervision;
• Capacité d’adapter le flux de travail en fonction des priorités émergentes;
• Capacité de prendre des initiatives pour déterminer indépendamment les besoins, et de faire preuve de souplesse au besoin pour apporter de l’aide;
• Compétences avancées en écriture pour fournir un soutien adéquat (ébaucher des documents avec un minimum d’erreurs);
• Solides compétences en informatique (Google Suite, Microsoft Suite, Datatel, Web Advisor, Adobe, Zoom) et capacité de tenir les pages Web de la faculté;
• Compétences en administration de bureau (prise de notes, dactylographie, classement, tenue de dossiers, tri du courrier postal et électronique, réponse aux demandes de renseignements);
• Connaissances de base du matériel informatique afin de dépanner les périphériques (projecteurs, imprimantes, etc.);
• Connaissance des politiques et procédés de l’Université (Services financiers, Secrétariat général, etc. pour aider les étudiants et le corps professoral);
• Compétences en mathématiques (connaissances de base en tenue de livres pour suivre les dépenses et gérer les budgets);
• Capacité de travailler aisément dans les deux langues officielles, le français et l’anglais, parlées et écrites.

 

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : L1039-05TR

Traitement : 32,89 $ - 37,69 $ de l'heure

Traitement : À l'étude

Concours se termine :
Tuesday, le 23 April 2024 à16h30

 

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