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Administratrice ou administrateur du programme de transformation, Bureau de mise en œuvre de la transformation
On demande
Nomination à temps plein pour une durée déterminée jusqu’au 30 août 2027
Fonctions
Le Bureau de mise en œuvre de la transformation a besoin d’une administratrice ou d’un administrateur pour aider l’équipe à exécuter les projets de transformation détaillés dans le plan. Cette personne doit coordonner les calendriers et les réunions, tenir les budgets, les dossiers et les rapports touchant les divers projets. Elle est le principal point de contact entre les participants internes et externes.
- Organiser des réunions des équipes de transformation et y participer, y compris du Groupe consultatif sur la transformation. Établir les ordres du jour et préparer les procès-verbaux, documenter et assurer le suivi des actions et décisions importantes;
- Faciliter les communications et l’établissement du calendrier entre le Bureau de mise en œuvre de la transformation, les participants internes et les experts-conseils externes tout au long du cycle de vie du programme;
- Tenir à jour les dossiers des activités liées à la transformation, y compris, entre autres, les plans, les rapports d'avancement, les présentations et les communications en utilisant les fichiers partagés de Google (restreints);
- Recevoir la correspondance et effectuer un examen préliminaire, signaler les échéances et les questions accélérées;
- Prendre des initiatives et des décisions liées aux tâches, fonctions et responsabilités générales de bureau, en anticipant les questions émergentes importantes et en établissant des approches pour y répondre, et en sachant quand demander des conseils et des orientations;
- Soutenir et collaborer avec les hauts dirigeants et le Bureau de mise en œuvre de la transformation pour relever les possibilités et soutenir la mise en œuvre des recommandations clés;
- Gérer stratégiquement et établir la priorité des calendriers complexes et de multiples projets et questions urgents et concurrents. Comprendre les problèmes et faire preuve de discernement pour les transmettre au palier supérieur au besoin;
- Aider à superviser les questions opérationnelles en ce qui concerne les experts-conseils engagés travaillant pour le Bureau de mise en œuvre de la transformation, y compris le suivi des livrables, le soutien à l'élaboration des contrats et le paiement des factures en veillant à la conformité avec les politiques et procédures administratives de l’Université;
- En collaboration avec le responsable des communications du programme, tenir les sites Web interne et externe de transformation;
- En collaboration avec l’agent principal de la transformation, coordonner la création de rapports d’étape avec le gestionnaire de projet, et les présentations aux cadres supérieurs de la Laurentienne, aux dirigeants, au Conseil des gouverneurs et à d'autres parties prenantes (p. ex., MCU);
- Traiter les transactions liées au programme de transformation, telles que l'embauche de personnel et d’experts-conseils externes, faire approuver et payer les dépenses, et fournir des mises à jour budgétaires régulières;
- Maintenir, ou s'engager à créer, un environnement de travail équitable, diversifié et inclusif;
- Exécuter toutes autres tâches directement liées à ce poste qui lui sont confiées.
Exigences
- Baccalauréat universitaire ou diplôme collégial, ou expérience comparable;
- Plus de cinq ans d’expérience dans l'administration d’organismes publics (du niveau postsecondaire de préférence);
- Attention exceptionnelle aux détails;
- Excellentes compétences en communications et relations interpersonnelles;
- Capacité d’effectuer des recherches et de créer des rapports ou des présentations;
- Excellentes compétences en gestion du temps;
- Capacité d’apprendre rapidement;
- Capacité de traiter des renseignements sensibles avec discrétion;
- Capacité de travailler dans un environnement au rythme rapide;
- Capacité de travailler aisément, oralement et par écrit, dans les deux langues officielles (français et anglais);
- Compétences en résolution de problèmes.
Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.
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