On demande

Poste à temps plein

 

Fonctions

Sous la supervision du gestionnaire de l’aide financière et des frais et du Hub MaLaurentienne, l’agente ou agent des frais travaille avec la coordonnatrice des frais pour mettre à jour, tester et tenir les tableaux de facturation et le système de facturation (entre autres, les droits de scolarité, les frais accessoires, les plans de repas et les frais de résidence). Cette personne a la responsabilité de la facturation et des paiements des comptes commandités et est le principal point de contact. Elle a également la responsabilité d’effectuer les remboursements aux étudiants (entre autres, les bourses, les paiements excédentaires et les dépôts).

 

La ou le titulaire de ce poste assume les fonctions suivantes :

 

• Recueillir et compiler les renseignements pour la facturation approuvés des unités, de l’Université et divers;
• Recueillir et saisir des données et en vérifier l'exactitude, tester et évaluer la logique et les règles des frais pour garantir l'exactitude du test;
• Traiter et mettre à jour les tableaux de facturation des étudiants en utilisant les droits de scolarité approuvés par le Conseil et effectuer des tests en direct pour assurer l'intégrité des données;
• Déterminer les incohérences dans les données d'inscription et collaborer avec le Secrétariat général pour réviser les données en vue de la facturation;
• Traiter les redressements de facturation, les corrections et les exceptions aux comptes étudiants tels que déterminés et pour les ajouts de cours tardifs; 
• Communiquer avec les étudiants si la facturation de cours tardifs augmente ou crée un solde impayé sur le compte étudiant;
• Participer à la préparation et à la soumission des T2202 et des documents fiscaux T4A à l'ARC;
• Assister la coordonnatrice des frais dans les processus de vérification;
• Examiner et valider les autorisations de facturation aux commanditaires en veillant à ce que les dossiers des étudiants commandités et des commanditaires soient à jour et accessibles par voie électronique;
• Envoyer des factures claires aux tiers en temps voulu;
• Analyser les transactions afin de résoudre les différends en matière de paiement;
• Examiner et traiter les remboursements aux étudiants commandités;
• Demander des paiements et correspondre rapidement et professionnellement avec les commanditaires;
• Assurer la liaison avec les commanditaires et le Centre autochtone de partage et d’apprentissage pour obtenir des fonds supplémentaires pour les étudiants ou fournir des conseils sur l'état des comptes;
• Rapprocher chaque mois les comptes des étudiants commandités;
• En collaboration avec la Laurentienne internationale et les Services financiers, traiter tous les frais et ajustements liés au Régime d’assurance maladie universitaire;
• Soutenir les communications avec les étudiants en répondant à toutes les demandes liées à leur compte. Répondre aux demandes de renseignements sur les comptes par téléphone, rencontrer les étudiants/le personnel/le corps professoral ou les parents pour résoudre les problèmes liés aux comptes;
• Déterminer et fournir des occasions d’améliorer l'efficacité opérationnelle;
• Offrir des séances d'information sur tous les aspects des comptes étudiants;
• Documenter tous les processus et procédures liés au rôle d’agente ou agent des frais;
• Fournir du soutien à la coordonnatrice des frais et au représentant des services aux étudiants, entre autres pour le tri et les demandes de renseignements de tous types et travailler au comptoir de service si nécessaire;
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Baccalauréat en administration/comptabilité ou finance;
• D’un à trois ans d'expérience dans la fourniture d'explications détaillées sur les politiques et procédures liées aux programmes d'aide financière gouvernementaux et au service à la clientèle;
• Compétences avancées dans Microsoft Office, notamment Word et Excel, Google Workspace;
• Compétences et expérience dans l'utilisation de systèmes de gestion de données, la création et l’utilisation de feuilles de calcul;
• Excellentes compétences en relations interpersonnelles, interculturelles, en organisation, service à la clientèle et résolution de problèmes;
• Très bonne capacité d'organisation et aptitude à établir les priorités de la charge de travail variée requise; 
• Capacité de gérer une grande quantité de travail sous pression et de respecter les échéances; 
• Capacité avérée de saisir des données rapidement et précisément; jugement, précision et attention aux détails;
• Capacité de s’adapter à de nouvelles pratiques et procédures, rapidement et avec précision;
• Expertise dans le travail avec des informations confidentielles et pour veiller à ce que la confidentialité des informations sur les étudiants soit maintenue à tout moment;
• Connaissance des systèmes d'information sur la population étudiante de l'Université ou d’un système comparable;
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

 

 

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

Présenter une demande maintenant

Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : L2022-05

Traitement : 34,21 $ - 39,20 $ de l’heure

Concours se termine :
Tuesday, le 6 August 2024 à16h00

 

Présenter une demande maintenant