Procédure de traitement des demandes d’accès à l’information et de Correction

Cette procédure a pour but d’établir la marche à suivre pour traiter les demandes d’accès à l’information dont l’Université Laurentienne de Sudbury (l’Université) à la garde ou le contrôle ainsi que les demandes d’accès à des renseignements personnels et de correction de ceux-ci aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), et d’autres lois sur l’accès et la protection de la vie privée, notamment la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

Il n’est pas toujours nécessaire de présenter une demande officielle aux termes de la loi applicable, car l’Université fournit des renseignements au public par l’entremise de certaines de ses unités d’enseignement et administratives. Les demandes non officielles sont les bienvenues et sont traitées par le responsable de l’unité appropriée. Au besoin, le corps professoral et le personnel peuvent fournir des renseignements généraux, répondre aux demandes habituelles et fournir des copies de documents tout en respectant la nécessité de protéger la vie privée.

LAIPVP : Les particuliers ont le droit de demander l’accès à des documents contenant des renseignements généraux dont l’Université a la garde ou le contrôle, sous réserve de certaines exemptions et exclusions prévues dans la LAIPVP. Ils ont aussi le droit de demander l’accès à leurs renseignements personnels dont l’Université a la garde ou le contrôle et des corrections de ces renseignements, sous réserve de certaines exemptions et exclusions prévues dans la LAIPVP.

LPRPDE : La LPRPDE confère aux particuliers le droit d’accéder à leurs renseignements personnels que l’Université a recueillis dans le cadre d’activités commerciales comme l’exploitation d’un stationnement, la librairie de l’Université ou un café à l’Université.

LPRPS : La LPRPS confère un droit d’accès semblable et de correction des documents contenant des renseignements personnels sur la santé, lorsque l’Université traite ce type de renseignements afin de fournir des soins de santé ou d’appuyer sa mission de recherche et d’enseignement. Voici un guide détaillé pour présenter une demande officielle d’accès ou de correction aux termes de la législation applicable sur la protection de la vie privée.

À la réception d’une demande, la CAIPVP enverra une lettre d’accusé de réception au demandeur.

1. Demandes d’accès
   • i) Demandes de clarifications : Lorsqu’un demandeur ne décrit pas suffisamment les renseignements recherchés, la CAIPVP communiquera avec lui pour avoir des clarifications. Si le demandeur ne répond pas à la demande de clarifications dans un délai de 30 jours, la CAIPVP pourra lui écrire pour l’informer que le dossier est considéré comme abandonné et par conséquent fermé à moins que le demandeur ne réponde d’ici une date donnée.
   • ii) Recherche de documents pertinents : La CAIPVP communiquera avec le personnel des unités pertinentes d’enseignement ou administratives ou avec le bureau du dépositaire des renseignements sur la santé, pour leur demander de chercher des documents pertinents pour répondre à la demande.
     
     La CAIPVP travaillera avec le personnel pertinent renseigné sur le sujet de la demande afin de déterminer comment effectuer au mieux la recherche et de déterminer les frais à percevoir aux termes de la législation pertinente (voir l’article 5 ci-dessous). Si une estimation des frais est requise, la CAIPVP la préparera et informera le demandeur de tout dépôt à effectuer avant que l’Université traite la demande. Au besoin, elle préparera aussi une décision intérimaire d’accès à ce moment-là.
     
     Lorsque le dépôt a été effectué, au besoin, et que les documents pertinents ont été trouvés, la CAIPVP les examinera et déterminera si :
     • des exemptions, exclusions ou exceptions statutaires s’appliquent aux documents demandés;
     • s’il est nécessaire d’informer des tiers intéressés (organismes) ou des parties concernées (particuliers).
   • iii) Informer des tiers intéressés : Si la CAIPVP estime qu’il est nécessaire d’informer des tiers ou des parties concernées de la demande d’accès, elle le fera par écrit. Elle joindra à cet avis une copie du ou des documents demandés et invitera le tiers ou la partie concernée à présenter des observations écrites concernant la divulgation éventuelle du ou des documents. Si un tiers intéressé ou une partie concernée présente des observations, la CAIPVP en tient compte avant de prendre sa décision.
     
     La CAIPVP préparera les documents à remettre comme cela est requis.
      
   • iv) Lettres de décision : La CAIPVP préparera une lettre de décision qu’elle enverra par la poste au demandeur. Cette lettre informera le demandeur de la décision de l’Université  concernant l’accès et, le cas échéant, des frais à payer avant d’obtenir l’accès (voir l’article 5). Le cas échéant, la CAIPVP informera également les tiers ou les parties concernées de sa décision de divulguer les documents en partie ou en totalité. Si les parties concernées ou les tiers s’opposent à la décision, ils disposeront de 30 jours pour interjeter appel de la décision de l’Université auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVPO).
     
     Lorsque le demandeur a payé les frais requis, et que la période de 30 jours est terminée, la CAIPVP enverra une copie des documents pertinents conformément à la décision de l’Université concernant l’accès.
     
     Dans certaines circonstances, la CAIPVP peut déterminer qu’une demande est frivole ou vexatoire, comme la LAIPVP et la LPRPS l’envisagent. Dans ce cas, la CAIPVP pourra refuser de donner accès aux documents demandés. Elle informera le demandeur de sa décision, donnera les raisons pour lesquelles la demande est considérée comme frivole ou vexatoire, et l’informera de son droit d’appel auprès du CIPVPO.
      
2. Demandes de correction
   • Si une demande ne décrit pas suffisamment la correction souhaitée, la CAIPVP communiquera avec le demandeur pour obtenir des clarifications. Si le demandeur ne répond pas à la demande de clarifications dans un délai de 30 jours, la CAIPVP pourra lui écrire pour l’informer que le dossier est considéré comme abandonné et par conséquent fermé à moins que le demandeur ne réponde d’ici une date donnée.
     
     Pour décider si la demande de correction sera accordée, la CAIPVP devra déterminer si les renseignements soumis pour correction peuvent être vérifiés. Dans certains cas, elle exigera des preuves documentaires à l’appui de la demande. Les corrections ne sont généralement apportées qu’aux renseignements personnels incomplets ou incorrects; les évaluations ou les opinions ne sont généralement pas corrigées. The UIPC will prepare a decision letter, which will be sent to the requester by mail.
     
     La CAIPVP préparera une lettre de décision à envoyer au demandeur par la poste.
      
3. Délai de réponse
   • ​​​​​​​L’Université fera tout en son pouvoir pour répondre à une demande d’accès ou de correction dans un délai de 30 jours civils suivant la réception, comme cela est requis par la LAIPVP, la  LPRPS et la LPRPDE. Cependant, elle peut prolonger ce délai conformément aux lois. Le demandeur recevra un avis écrit de toute prolongation du délai et il pourra demander au CIPVPO d’examiner la prolongation du délai.

LAIPVP

Comme le Règlement 460, R.R.O. 1990 de la LAIPVP le précise, les frais suivants peuvent s’appliquer à une
demande présentée aux termes de la LAIPVP :

Frais d’accès à des renseignements personnels aux termes de la LAIPVP

Frais d’accès à des renseignements généraux aux termes de la LAIPVP

LPRPS

Il n’y a actuellement pas de règlement prescrivant les frais d’accès aux termes de la LPRPS aux renseignements personnels sur la santé d’un particulier. Cependant, le CIPVPO a constamment appliqué le barème suivant établi dans un règlement proposé de la LPRPS publié par le ministre de la Santé et de Soins de longue durée en 2006, mais jamais adopté :

Frais d’accès à des documents

1. Pour l’application du paragraphe 54 (11) de la Loi, le montant des droits qui peuvent être exigés du particulier ne doit pas être supérieur à 30 $ pour tout ou partie des services suivants :
   1. la réception et toute demande de précisions, si besoin est, concernant une demande d’accès au dossier;
   2. la fourniture d’une estimation des droits exigibles, aux termes du paragraphe 54 (10) de la Loi, à l’égard de la demande d’accès;
   3. le repérage et la récupération du dossier;
   4. l’examen du contenu du dossier par le dépositaire de renseignements sur la santé ou son mandataire, d’une durée maximale de 15 minutes, pour déterminer s’il contient des renseignements personnels sur la santé auxquels l’accès peut être refusé;
   5. la préparation d’une réponse écrite à l’intention du particulier;
   6. la préparation du dossier à photocopier, à imprimer ou à soumettre par voie électronique;
   7. la photocopie du dossier ou son impression, si celui-ci est stocké sur support électronique, jusqu’à concurrence des 20 premières pages, à l’exclusion de l’impression de photographies électroniques;
   8. l’emballage de la photocopie ou de la copie imprimée du dossier à expédier ou à envoyer par télécopieur;
   9. la transmission, par voie électronique, d’une copie du dossier stocké sur support électronique, à la place de l’impression d’une copie du dossier et de son expédition ou de son envoi par télécopieur;
   10. les frais de télécopie du dossier en Ontario ou les frais de mise à la poste d’une copie du dossier par courrier ordinaire au Canada;
   11. la surveillance de l’examen de l’original par le particulier, d’une durée maximale de 15 minutes.
        
2. Outre les droits prévus au paragraphe (1), les droits exigibles pour les services figurant à la colonne 1 du tableau 1 ne doivent pas, pour l’application du paragraphe 54 (11) de la Loi, être supérieurs aux montants qui figurent en regard à la colonne 2.

* Les frais de service dans le tableau ci-dessus peuvent changer conformément à la LPRPS et à ses règlements

L’Université adopte ce barème pour les demandes d’accès aux termes de la LPRPS jusqu’à avis contraire du CIPVPO.

LPRPDE

La LPRPDE stipule que les organismes, comme l’Université, doivent fournir l’accès aux renseignements personnels à un coût minime ou gratuitement au particulier. L’Université doit informer le demandeur du coût approximatif avant de traiter une demande.

Dépôt

Selon la LAIPVP, l’Université doit demander à un demandeur d’effectuer un dépôt de 50 % des frais estimatifs s’ils sont de 100 $ ou plus avant de traiter une demande. L’Université remboursera tout dépôt qui est par la suite annulé.

Lorsqu’un demandeur ou un tiers ou une partie concernée n’est pas satisfait de la décision de l’Université en matière d’accès ou de correction, il peut faire appel de cette décision auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario. L’appel doit être déposé dans les 30 jours suivant la réception de la décision de l’Université.

La CAIPVP peut participer à tout processus d’appel au nom de l’Université. D’autres renseignements sur la présentation d’appels auprès du CIPVPO se trouvent ici.

Les coordonnées du CIPVPO sont les suivantes :

Commissaire à l’information et à protection de la vie privée de l’Ontario
2, rue Bloor Est, Bureau 1400
Toronto, Ontario
M4W 1A8
Téléphone : 1-800-387-0073
Télécopieur : 416-325-9195
Courriel : info@ipc.on.ca

La CAIPVP fermera une demande d’accès ou de correction lorsqu’elle aura été traitée ou que le CIPVPO aura rendu une décision définitive en appel.

Autrement, un dossier peut être fermé si le demandeur :

n’a pas fourni à la CAIPVP suffisamment de clarifications concernant la portée de sa demande d’accès ou de correction en réponse à la demande de celui-ci;

n’a pas payé la totalité des frais associés à une demande d’accès;

n’a pas interjeté appel d’une décision d’accès ou de correction auprès du CIPVPO dans le délai prescrit de 30 jours, ou a épuisé ses droits d’appel;