Avis de collecte de renseignements personnels

En menant à bien sa mission, l’université laurentienne de sudbury (l’« Université ») traite des renseignements personnels, c’est-à-dire qu’elle Recueille, utilise, conserve et divulgue des renseignements personnels Conformément à la loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie Privée de l’ontario (laipvp), l.R.O. 1990, ch. F.3. Cet avis traite des sujets suivants :

1. type de renseignements personnels que recueille, utilise et divulgue l’Université;
2. divulgations permises ou prescrites par la loi;
3. divulgation auprès du ministère des Collèges et Universités;
4. divulgation à Statistique Canada;
5. conservation des renseignements personnels;
6. droits à la protection des renseignements personnels et exercice de ces droits à l’Université.

« Renseignements personnels », au sens de la LAIPVP, s’entend des renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. S’entend notamment :

(i) des renseignements concernant la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial ou familial de celui-ci;
(ii) des renseignements concernant l’éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de ce particulier ou des renseignements reliés à sa participation à une opération financière;
(iii) d’un numéro d’identification, d’un symbole ou d’un autre signe individuel qui lui est attribué;
(iv) de l’adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin de ce particulier;
(v) de ses opinions ou de ses points de vue personnels, sauf s’ils se rapportent à un autre particulier;
(vi) de la correspondance ayant explicitement ou implicitement un caractère personnel et confidentiel, adressée par le particulier à une institution, ainsi que des réponses à cette correspondance originale susceptibles d’en révéler le contenu;
(vii) des opinions et des points de vue d’une autre personne au sujet de ce particulier;
(viii) du nom du particulier, s’il figure parmi d’autres renseignements personnels qui le concernent, ou si sa divulgation risque de révéler d’autres renseignements personnels au sujet du particulier.

Si vous avez des questions sur la collecte de renseignements personnels, leur emploi et leur divulgation, veuillez
écrire à la coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’Université, à

generalcounseloffice@laurentian.ca 
Bureau des affaires juridiques
935, chemin du lac Ramsey
Sudbury, Ontario
P3E 2C6

Aux termes de la Loi constituante de l’Université Laurentienne de Sudbury, dans sa version modifiée de temps à autre, l’Université recueille et utilise les renseignements personnels des étudiants, des employés, des diplômés, des donateurs et d’autres particuliers.

Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et divulgués aux fins de l’administration des programmes, services et activités de l’Université et à des fins compatibles avec celle-ci, ainsi que pour mener à bien d’autres fonctions institutionnelles, y compris et de façon connexe, mais sans s’y limiter, dans les domaines suivants :

• le recrutement, l’administration, l’admission, l’inscription, la remise des diplômes et la cérémonie de collation des grades;
• le développement, l’agrément, l’administration et l’évaluation des programmes d’études et des services afférents;
• les conseils d’orientation universitaire;
• l’évaluation et l’administration des programmes et services non liés aux études, y compris les sports et les loisirs;
• les associations et organisations étudiantes, y compris l’Association des anciens de l’Université;
• l’aide financière, l’attribution de prix, les bourses d’aide et d’études et les régimes d’avantages sociaux;
• les activités de promotion de l’Université, de développement institutionnel, de collecte de fonds, de relations avec les diplômés et de développement;
• le fonctionnement des résidences;
• les procédures disciplinaires ou de sécurité;
• la planification institutionnelle et les statistiques;
• l’établissement de rapports aux organismes gouvernementaux et aux organismes de réglementation professionnelle;
• les services liés à l’emploi et aux employés;
• les statistiques et la recherche;
• la sûreté et la sécurité, notamment en cas de blessure ou de maladie grave chez un membre de la population étudiante ou du personnel, et (ou) si l’on estime que sa sécurité personnelle est menacée;
• la promotion dans ses publications imprimées, électroniques et sur Internet.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis par les employés de l’Université et utilisés par eux lorsqu’ils
en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.

L'Université présume qu'en s'inscrivant à un cours ou un programme ou en acceptant un emploi à l'Université, l’individu a accepté les conditions de collecte, d'utilisation et de divulgation des renseignements personnels contenues dans le présent avis.

Le partage de renseignements sélectifs peut se faire avec des tiers dont, sans s’y limiter, les donateurs de bourses, les organismes de financement publics aux fins des demandes d’aide financière; les institutions financières souhaitant confirmer l’inscription des étudiants; les sociétés de gestion indépendantes de prêts étudiants pour traiter les documents afférents; les sociétés de recouvrement pour des comptes en souffrance; les municipalités en cas d’impayés des étudiants; et les prestataires de services sous contrat, y compris les agents d’assurance éventuels chargés du traitement des déclarations de sinistre, agissant au nom de l’Université. De même, il est possible que les coordonnées de cartes de crédit soient soumises à une société de traitement indépendante de paiements. Par ailleurs, il peut arriver que des renseignements personnels soient divulgués à des tiers dans le cadre d’une enquête sur des cas d’inconduite. Les renseignements relatifs à une inconduite et (ou) à des documents falsifiés peuvent être divulgués à d’autres établissements d’enseignement.

L’Université peut faire appel à des prestataires de services tiers pour l’aider dans ses opérations et peut donc leur soumettre des renseignements personnels aux fins de traitement. Dans certains cas, il se peut que ces prestataires de services soient domiciliés à l’extérieur du Canada.

Il est possible que des documents spécifiques ou des parties de ceux-ci soient fournis :

• à des personnes ou à des organismes aux termes d’une ordonnance d’un tribunal, d’une assignation ou
  d’une citation à comparaître ordonnant à l’Université de divulguer l’information;
• au ministère des Collèges et Universités dans le cadre d’audits d’inscriptions et selon les modalités décrites
  ci-dessous;
• à Statistique Canada aux fins d’enquêtes nationales, selon les modalités décrites ci-dessous:
• aux organismes d’agrément et de certification professionnels dûment constitués, conformément à leurs exigences;
• en application de l’article 42, paragraphe 1, de la LAIPVP.

Aux termes de l’article 15 de la Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités, la Laurentienne est tenue de divulguer au ministre des Collèges et Universités des renseignements personnels comme le numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario, les caractéristiques de l’étudiant(e) et les résultats de la scolarité. Plus précisément, les renseignements que l’Université doit fournir ont trait à ce qui suit :

• nom; 
• date de naissance; 
• genre;
• programme(s) au(x)quel(s) la personne est inscrite;
• année d’études.

Le ministère recueille ces données à diverses fins, notamment pour planifier, allouer et administrer les fonds publics destinés aux collèges, aux universités et aux autres établissements d’enseignement et de formation postsecondaires, et pour effectuer des recherches et des analyses, y compris des études longitudinales, ainsi que des activités de statistique menées par le ministère ou en son nom, ou encore à des fins liées à l’enseignement et à la formation postsecondaires.

Si vous désirez en savoir plus sur la manière dont le ministre des Collèges et Universités se sert des renseignements
personnels, veuillez consulter son site Web ou écrire à :

Directeur des finances et de la gestion de l’information du secteur postsecondaire
Division de l’enseignement postsecondaire
7e étage, édifice Mowat
900, rue Bay
Toronto, ON  
M7A 1L2

Statistique Canada est l’organisme national de statistique et entreprend chaque année des centaines d’enquêtes sur un large éventail de sujets et questions, dont l’éducation.

En effet, pouvoir suivre les étudiants au fil du temps et au sein des établissements est nécessaire si l’on veut comprendre, par exemple, les facteurs qui influencent la demande d’inscription aux programmes d’enseignement postsecondaire. De la même manière, il est important d’en comprendre les « résultats », étant donné l’importance accrue que revêt la responsabilité à l’égard de l’investissement public. Afin de mener de telles études, Statistique Canada demande à tous les collèges et universités de lui fournir des données sur les étudiants et les diplômés. À ce propos, les renseignements que les établissements recueillent et soumettent à Statistique Canada portent sur l’identité des étudiants (nom, numéro d’identification, numéro d’assurance sociale), leurs coordonnées (adresse et numéro de téléphone), leurs caractéristiques démographiques, leurs données d’inscription, leur scolarité antérieure et leur activité sur le marché du travail.

Pour commander l’accès aux renseignements personnels que recueillent les établissements d’enseignement, Statistique Canada se fonde sur la Loi sur la statistique fédérale (Loi). Les renseignements transmis ne peuvent être utilisés qu’à des fins statistiques, la Loi, vu ses dispositions relatives à la confidentialité, ne permettant pas de les divulguer de quelque façon que ce soit qui puisse révéler l’identité d’un(e) étudiant(e).

Les étudiants qui ne souhaitent pas que les renseignements les concernant soient utilisés peuvent demander à Statistique Canada de supprimer ses données signalétiques de la base de données nationale. À la demande d’un(e) étudiant(e), Statistique Canada supprimera ses coordonnées (nom, adresse ou autres identifiants personnels) de la base de données du Système d’information sur les étudiants postsecondaires. Pour faire une telle demande, veuillez le joindre :

Par téléphone
Du lundi au vendredi
8 h 30 – 16 h 30 HE/HAE
1-800-307-3382 ou 1-613-951-7608

Par courrier
Enquêtes d’établissements
Centre de la statistique de l’éducation
Statistique Canada, Édifice principal, SC 2100-K
Pré Tunney, Ottawa (Ontario) K1A 0T6

Par courriel
PSIS-SIEP_contact@statcan.gc.ca

Pour en savoir plus sur l’utilisation de ces renseignements, veuillez consulter le site Web de Statistique Canada.