Rôles et responsabilités du conseil

Voir les Responsabilités des membres du conseil et des comités du conseil (PDF)

Ce document décrit les rôles et responsabilités individuelles des membres du Conseil des gouverneurs de l’Université Laurentienne. Il s’applique aussi aux personnes qui siègent à titre de membres votants aux comités du Conseil.

Pour les besoins de ce document,

« administrateur » désigne :
tout membre votant du Conseil des gouverneurs, qu’il soit nommé ou siège au Conseil à un autre titre;

« membre du Conseil » désigne :
toute personne nommée à titre de membre votant de tout comité du Conseil, que cette personne soit membre du Conseil, nommée par le Sénat, expert externe ou nommée par le Conseil, dirigeante de l’Université ou autorisée à assister aux réunions du Conseil ou de ses comités quand elle assume son rôle.

Rôle

Les membres du Conseil ont la responsabilité de faire avancer et de respecter la mission de l’Université. Ils doivent agir conformément à leur obligation fiduciaire envers l’Université, y compris avec la diligence, l’intégrité, l’indépendance et la bonne foi d’une personne raisonnable pour servir les intérêts fondamentaux de l’Université, et remplir le rôle du Conseil et des membres du Conseil comme cela est établi dans la loi de 1960 constituant l’Université Laurentienne de Sudbury en société (telle que modifiée en 2022) et les règlements administratifs du Conseil.

En plus des responsabilités énoncées dans la Loi sur l’Université Laurentienne et dans les règlements administratifs du Conseil, ce qui suit décrit les fonctions et les responsabilités de chaque membre du Conseil.

Tâches et Responsabilités

Les membres du Conseil doivent :

• s’acquitter de leurs fonctions avec la diligence, l’intégrité, l’indépendance, la bonne foi et la prudence d’une personne raisonnable;
• agir dans l’intérêt fondamental de l’Université dans son ensemble. Chaque membre du Conseil n’a de responsabilité qu’envers l’Université;
• fonctionner en tant que membre du Conseil et non comme porte-parole d’un groupe donné. Bien que l’on s’attende à ce que les membres du Conseil apportent diverses perspectives, ils ont une responsabilité envers l’Université et non envers un intérêt privé, un lien communautaire ou les intérêts d’une partie prenante;
• comprendre le rôle des universités dans la société, la mission de l’Université Laurentienne et la nature bicamérale du système de gouvernance de l’Université;
• comprendre que le rôle du Conseil est un rôle de supervision axé sur les questions stratégiques et l’élaboration de politiques plutôt que sur la gestion opérationnelle ou l’administration;
• savoir que seul le Conseil dans son ensemble et non ses membres individuels exerce l’autorité;
• apporter du renfort et du soutien au recteur tout en étant actifs, énergiques, en allant au fond des choses, et en exerçant un jugement critique sur les questions de politique;
• défendre l’autonomie et l’indépendance de l’Université;
• encourager l’ouverture et la confiance;
• prendre la responsabilité personnelle de déclarer les conflits d’intérêts;
• soutenir le plus grand éventail de discours respectueux et constructifs; respecter les différentes perspectives, s’appuyer sur la contribution des autres et proposer des solutions de rechange de manière constructive;
• respecter les valeurs du Conseil en matière d’équité, de diversité et d’inclusion;
• tenir l’Université pour responsable, tout en agissant en tant qu’ambassadeurs de celle-ci.

Plus particulièrement, les membres du Conseil ont les responsabilités suivantes :

Supervision

• Faire de la bonne gouvernance de l’Université une priorité.
• Accepter la responsabilité et l’obligation de rendre compte de la réalisation de la vision/mission et du plan stratégique de l’Université.
• Surveiller le rendement de l’Université dans la réalisation des objectifs du plan stratégique.
• Maintenir la santé financière de l’Université.
• Superviser la gestion efficace des biens matériels de l’Université.

Liaison

• Assister aux événements de l’Université organisés pour encourager et promouvoir les relations avec la population étudiante, le corps professoral et les parties prenantes de la communauté, notamment les collations des grades et autres événements à l’échelle du campus.
• Jouer un rôle actif en tant que collaborateur et ambassadeur de l’Université.
• Se tenir au courant des principaux aspects et activités de l’Université.

Gouvernance bicamérale

• Comprendre les rôles respectifs du Conseil et du Sénat ainsi que le système de gouvernance bicamérale et l’administration de la Laurentienne.
• Séparer clairement le rôle stratégique et politique du Conseil et les responsabilités opérationnelles quotidiennes de l’administration.
• Respecter l’autorité administrative interne de l’administration.

En plus des responsabilités clés ci-dessus, les administrateurs ont les responsabilités suivantes :

Perfectionnement et évaluation du Conseil 

• Appuyer un programme d’orientation des nouveaux administrateurs.
• Participer à des séances de formation continue et à des séances de réflexion du Conseil visant tous les administrateurs.
• Contribuer régulièrement à l’évaluation du rendement du Conseil et de ses comités permanents, ainsi que de leur propre efficacité en tant qu’administrateurs.

Préparation
Les membres du Conseil doivent s’efforcer de comprendre l’Université, y compris la Loi sur l’Université Laurentienne de Sudbury et les responsabilités et procédures du Conseil, et de se familiariser avec les tendances en matière de gouvernance et dans l’enseignement postsecondaire. Ils devraient se préparer soigneusement pour chaque réunion.

Assiduité et participation

Administrateurs:
Les administrateurs doivent se préparer adéquatement et assister régulièrement aux réunions du Conseil et des comités auxquels ils sont affectés. Ils doivent participer activement, de manière constructive et avec vigilance aux réunions du Conseil et des comités auxquels ils sont affectés et prendre une position éclairée sur les questions.

Les administrateurs doivent participer aux discussions et aux prises de décision productives et respectueuses en débattant des points clés, en partageant leurs idées et leur expertise professionnelle au cours des réunions, et en soutenant les politiques et les programmes établis.

Membres du Conseil:
Les membres du Conseil doivent se préparer adéquatement et assister régulièrement aux réunions des comités auxquels ils sont affectés. Ils doivent participer activement, de manière constructive et avec vigilance aux réunions des comités auxquels ils sont affectés et prendre une position éclairée sur les questions.

Les membres du Conseil doivent participer aux discussions et aux prises de décision productives et respectueuses en débattant des points clés, en partageant leurs idées et leur expertise professionnelle au cours des réunions, et en soutenant les politiques et les programmes établis.

Diligence raisonnable
Les membres du Conseil doivent agir avec l’intégrité, l’indépendance et la bonne foi d’une personne raisonnable pour promouvoir les intérêts fondamentaux de l’Université, avec le soin, la diligence et la compétence nécessaires.

Principes clés du comportement éthique
Les membres du Conseil doivent observer les normes déontologiques les plus élevées. Conformément aux valeurs de l’Université, notamment la liberté universitaire, la collégialité et le discours civil, les principes suivants apportent un complément à d’autres statuts, politiques, directives et autres documents applicables à l’Université pour guider les considérations et la conduite. Ce ne sont pas des règles statiques et globales.

1. Respect des autres

   Chaque membre de l’Université doit pouvoir travailler, vivre, enseigner et apprendre dans un environnement exempt de discrimination et de harcèlement. Un langage ou un comportement inapproprié qui pourrait nuire à ces conditions ne doit pas être toléré. Le respect des droits et de la dignité des autres, quelles que soient leurs différences, doit être maintenu; les actions ou les comportements dégradants fondés sur des critères sexuels, raciaux, physiques, socio-économiques ou politiques n’ont pas leur place dans notre Université.

2. Conflit d’intérêts

   Il peut arriver que les intérêts d’un membre du Conseil soient en conflit réel ou apparent avec son rôle et sa responsabilité envers l’Université. Tous les membres ont la responsabilité de maintenir la transparence dont l’Université est fière au sein de la communauté immédiate et élargie.

   Un conflit peut survenir lorsque la position d’un membre du Conseil et (ou) d’un comité peut raisonnablement être perçue comme favorisant injustement son avantage personnel. Cela peut être :

   • des intérêts commerciaux ou financiers;
   • l’emploi;
   • la famille;
   • des relations personnelles.

   Tout conflit réel, potentiel ou apparent doit être divulgué, examiné et géré ou éliminé de manière appropriée.

   Au moins une fois par an, chaque membre du Conseil doit remplir et remettre au secrétaire du Conseil un formulaire indiquant les intérêts personnels et professionnels qui pourraient donner lieu à un conflit, direct ou indirect, avec les fonctions de membre du Conseil. Chaque membre du Conseil doit informer par écrit le secrétaire en temps opportun de tout changement apporté à cette liste. La divulgation peut également être faite à tout moment pendant les réunions du Conseil et (ou) de comité lorsque le conflit est pertinent ou peut être pertinent pour les sujets discutés, auquel cas, la divulgation sera notée dans le procès-verbal de cette réunion.

   Le membre du Conseil qui a divulgué un conflit ne doit ni prendre part à la discussion sur le sujet ni participer à la réunion à laquelle le sujet est discuté si le Conseil le lui demande. Sur les conseils du secrétaire de l’Université, le président ou la présidente du Conseil déterminera le niveau de participation du membre concernant la question en conflit. Dans tous les cas où un conflit a été déclaré, le membre concerné ne doit pas voter sur la question.  

   Lorsque le président ou la présidente du Conseil considère qu’il existe un conflit, mais que le membre en cause ne le divulgue pas, le président ou la présidente peut déclarer qu’il existe un conflit et décider que le membre doit s’absenter pendant le débat et le vote sur la question faisant l’objet du conflit. Le membre du Conseil peut contester la décision du président ou de la présidente en demandant qu’une résolution soit adoptée par la majorité des membres présents et votants. Le membre qui a un conflit doit s’absenter de la réunion pendant le débat et le vote sur le conflit.

3. Confidentialité

   Dans le cadre de leurs fonctions consultatives et de gouvernance, les membres du Conseil sont exposés à différents types de renseignements délicats qui doivent être utilisés de manière réfléchie et en respectant la confidentialité. Ces renseignements peuvent concerner le corps professoral, le personnel, l’administration ou la population étudiante; p. ex., ils peuvent concerner les affaires de l’Université ou les affaires financières, ou encore appartenir à l’Université. Les membres du Conseil doivent bien comprendre leurs obligations et préserver la confidentialité de ces renseignements indéfiniment ou jusqu’à ce que le président ou la présidente du Conseil en ait autorisé la divulgation appropriée.

4. Communication

   Les membres du Conseil doivent savoir que le président ou la présidente du Conseil ou son délégué exprès est le seul porte-parole auprès des médias pour les questions touchant le Conseil. Le seul porte-parole de la haute administration auprès des médias pour les questions relatives au Conseil est le recteur ou son délégué exprès. Les membres du Conseil doivent adresser toute demande des médias au secrétaire de l’Université.

   Les membres du Conseil doivent communiquer rapidement et clairement au président du Conseil, au secrétaire de l’Université et au recteur toute préoccupation ou plainte importante et les laisser s’en occuper. Ils doivent transmettre toute demande d’information, au-delà de ce qui est publiquement disponible, au président du Conseil ou au secrétaire de l’Université.

Compétences et Connaissances

Les administrateurs doivent :

• connaître les budgets et la budgétisation et l’importance d’assurer la santé financière de l’établissement;
• pouvoir évaluer et analyser rapidement et objectivement l’information afin de prendre des décisions;
• comprendre les communautés dans lesquelles l’Université opère;
• apprécier les exigences du travail en équipe;
• comprendre le contexte général et la perspective pour la prise de décision du Conseil;
• comprendre le fonctionnement de grands organismes, de préférence dans un milieu syndiqué;
• comprendre la nécessité d’une planification stratégique à long terme pour assurer le renouvellement et l’évaluation continus du rôle et de la mission d’un organisme;
• comprendre l’Université dans le contexte de la gamme complète des possibilités d’éducation à l’échelle provinciale, nationale et internationale;
• comprendre la nécessité pour l’Université de fonctionner dans la perspective d’un environnement mondial économique et d’apprentissage;
• pouvoir évaluer la qualité du service fourni par l’Université;
• pouvoir gérer des objectifs et des intérêts contradictoires dans un cadre public;
• apporter une série de compétences diverses aux responsabilités politiques et opérationnelles des comités du Conseil.

Approuvé par le Conseil :
21 octobre 2022

                           Conseil des gouverneurs de l'Université Laurentienne
                           co. Secrétariat de l'Université
                           Board-Laurentian@laurentian.ca