Rôle et responsabilités des membres du Conseil

Rôle et responsabilités des membres du conseil

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1. Objectif

1.1 Décrit les responsabilités spécifiques, les obligations fiduciaires, les normes éthiques et la conduite attendue en matière de gouvernance de toutes les personnes siégeant en tant que membres du Conseil des gouverneurs et de ses comités, y compris les membres votants et non votants.

1.2 Renforce et opérationnalise les obligations fiduciaires et attentes en matière de gouvernance énoncées dans la Loi constituante de l’Université Laurentienne de Sudbury, 1960 (telle que modifiée), les règlements généraux du Conseil des gouverneurs et la législation applicable.

1.3 Guide la conduite éthique, la participation à la gouvernance et les obligations fiduciaires conformément à la Loi sur l’Université Laurentienne et aux règlements généraux du Conseil.

2. Portée

2.1 S’applique à toutes les personnes siégeant en tant que membres du Conseil des gouverneurs et de ses comités, y compris les membres votants et non votants, quel que soit le mode de nomination.

3. Définitions

3.1  « Conseil » désigne le Conseil des gouverneurs de l’Université Laurentienne.

3.2 « Président » désigne le président élu du Conseil des gouverneurs de l’Université Laurentienne.

3.3 « Obligation fiduciaire » signifie la responsabilité légale de tous les membres du Conseil des gouverneurs d’agir de bonne foi et dans l’intérêt fondamental de l’Université, plutôt que dans leur propre intérêt ou dans celui d’un groupe précis de parties prenantes.

3.4/3.5 « Membre du Conseil » désigne toute personne agissant en qualité de membre votant ou non votant du Conseil ou de ses comités, quel que soit le mode de nomination.

3.6 « Politique » désigne la politique « Rôle et responsabilités des membres du Conseil ».

3.6  « Rectrice » désigne la rectrice et vice-chancelière de l’Université Laurentienne.

3.7  « Université » signifie l’Université Laurentienne de Sudbury.

3.8  « Vice-président » désigne le vice-président élu du Conseil des gouverneurs.

4. Principes

Les principes fondamentaux ci-dessous guident l’élaboration, l’interprétation et l’application de cette politique.

4.1 Engagement envers l’intégrité fiduciaire, l’indépendance et l’objectivité;

4.2 Responsabilité envers l’intérêt public et la mission institutionnelle;

4.3 Transparence dans la prise de décision et la surveillance;

4.4 Équité, diversité, inclusion et respect du mandat triculturel de l’Université;

4.5 Collégialité, liberté universitaire et autonomie institutionnelle;

4.6 Gestion des actifs financiers et de réputation;

4.7 Alphabétisation en matière de gouvernance et leadership politique;

4.8 Respect de la gouvernance universitaire et compréhension de la mission de l’Université.

5. Responsabilités politiques

La responsabilité et les obligations relatives à cette politique sont attribuées aux personnes et (ou) groupes suivants :

5.1 Conseil : Examine et approuve la politique et ses modifications, surveille le rendement du Conseil et de ses comités et assure l’alignement avec les responsabilités de gouvernance du Conseil conformément à la politique.

5.2 Président : Dirige le Conseil et défend les principes d’intégrité, de gouvernance efficace et de responsabilité conformément à la politique.

5.3 Comité de gouvernance : Il examine cette politique selon un cycle périodique, surveille le rendement du Conseil et lui fait des recommandations pour approbation.

5.4 Bureau de la secrétaire de l’Université : Administre et maintient la politique, communique les mises à jour aux parties prenantes concernées, appuie le processus de gouvernance et assure des examens opportuns et la conformité de la politique.

6. Rôle et responsabilités des membres du Conseil

6.1 Obligations fiduciaires fondamentales

6.1.1 Tous les membres du Conseil des gouverneurs, quel que soit leur mode de nomination, sont des fiduciaires de l’Université Laurentienne et sont tenus d’agir dans l’intérêt fondamental de l’Université et de la communauté universitaire dans son ensemble.

6.1.2 Chaque membre du Conseil est responsable d’appuyer la mission de l’Université et d’assurer la bonne gouvernance de l’établissement conformément à la Loi constituante de l’Université Laurentienne de Sudbury, 1960 (telle que modifiée en 2022), aux règlements généraux de l’Université et à toutes les lois et politiques applicables.

6.1.3 Bien que certains membres du Conseil puissent avoir été élus ou nommés par des groupes spécifiques, leur obligation première est de servir l’Université dans son ensemble, plutôt que de défendre les intérêts d’un groupe particulier de parties prenantes, sauf indication contraire explicite dans le mandat d’un comité.

6.1.4 Les membres du Conseil doivent agir à tout moment conformément à ce qui suit :

6.1.4.1 Obligation de loyauté : Placer les intérêts de l’Université et de la communauté universitaire dans son ensemble avant tout intérêt personnel, professionnel ou de tiers.

6.1.4.2 Obligation de diligence : Prendre des décisions avec le soin, la diligence, la compétence et la prudence dont ferait preuve une personne raisonnable dans des circonstances comparables.

6.1.4.3 Obligation d’agir de bonne foi : Assurer que les décisions et actions sont conformes à la législation applicable, aux règlements généraux ainsi qu’à la mission et aux politiques de l’Université.

6.1.4.4 Obligation de divulgation : Les membres du Conseil doivent divulguer tout conflit d’intérêt réel, perçu ou potentiel dès qu’ils en ont connaissance.

6.2 Gouvernance et surveillance

Les membres du Conseil doivent :

6.2.1 Comprendre que le rôle du Conseil est un rôle de surveillance axé sur les questions stratégiques et l’élaboration des politiques plutôt que sur la gestion opérationnelle ou l’administration.

6.2.2 Comprendre et respecter les rôles, mandats et compétences respectifs du Conseil des gouverneurs et du Sénat dans le cadre d’un modèle de gouvernance bicaméral.

6.2.3 Renforcer et soutenir la rectrice tout en étant un membre actif, énergique et attentif du Conseil, exerçant un jugement critique sur les questions de politique générale.

6.2.4 Montrer une compréhension claire et un respect de leurs obligations fiduciaires et reconnaître que l’autorité appartient uniquement au Conseil dans son ensemble et non à ses membres individuellement.

6.2.5 Apporter des perspectives diverses issues de leur expérience, de leur expertise et (ou) de leur expérience des parties prenantes pour éclairer les délibérations, à condition que ces contributions soient faites d’une manière cohérente avec leurs obligations fiduciaires globales.

6.2.6 Demander l’avis de professionnels de la gouvernance, y compris la secrétaire de l’Université, sur les questions de processus et de procédure, selon les besoins.

6.2.7 Respecter les normes éthiques et professionnelles décrites dans cette politique et contribuer à une culture de collégialité et de respect.

 

6.3 Participation, présence et préparation
Les membres du Conseil doivent :

6.3.1 Examiner la documentation sur les points à l’ordre du jour et les documents de référence avant les réunions.

6.3.2 Participer activement aux discussions et aux délibérations et soulever des questions ou des préoccupations, le cas échéant.

6.3.3 Demander des éclaircissements ou des informations supplémentaires si nécessaire pour assurer une surveillance éclairée.

6.3.4 Poser des questions éclairées et remettre en question l’administration de manière constructive afin de garantir l’alignement avec la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques de l’Université.

6.4 Orientation, éducation et évaluation

6.5 Participer et appuyer le processus d’orientation des nouveaux membres.

6.6 Participer à un apprentissage continu par l’entremise d’ateliers annuels, de possibilités de formation à la gouvernance et de séances pertinentes de réflexion.

6.7 Participer périodiquement à tous les processus d’évaluation menés par le Conseil, ses comités ou le Bureau de la secrétaire de l’Université, y compris les auto-évaluations et les sondages de rétroaction.

7. Conflit d’intérêts

7.1 Les membres du Conseil doivent se conformer à la « Politique sur les conflits d’intérêts des membres du Conseil et des personnes nommées à ses comités », y compris toutes les exigences en matière de divulgation, de rapport et de gestion des conflits d’intérêts réels, potentiels ou perçus.

7.2 Les membres du Conseil seront soumis à toutes les conséquences énoncées dans la Politique sur les conflits d’intérêts s’ils ne divulguent pas ou ne traitent pas correctement ces conflits.

8. Confidentialité

8.1 En leur qualité de fiduciaires et de gardiens des intérêts stratégiques, financiers, de réputation et opérationnels de l’Université, les membres du Conseil ont accès à des informations confidentielles, privilégiées et délicates. À ce titre, le strict respect des obligations de confidentialité est essentiel au maintien de l’intégrité du Conseil et au bon fonctionnement de la gouvernance de l’Université.

8.2 Aux fins de cette politique, « information confidentielle » désigne tout matériel, discussion, communication ou document acquis dans le cadre du rôle de membre du Conseil qu’une personne raisonnable et agissant de bonne foi comprendrait que cela soit de nature confidentielle compte tenu du contexte de sa divulgation.

8.3 L’obligation de confidentialité est indéfinie et perdure après la fin du mandat d’un membre du Conseil. La divulgation d’informations confidentielles est interdite, sauf autorisation expresse du président du Conseil ou du Secrétariat de l’Université.

8.4 Les membres du Conseil doivent faire preuve de discrétion et de prudence lorsqu’ils discutent de questions délicates et ne doivent pas divulguer le contenu des délibérations.

8.5 Les documents du Conseil et des comités doivent être entreposés en toute sécurité, que ce soit sous forme physique ou électronique, et ne doivent pas être laissés sans surveillance ou accessibles à des personnes non autorisées.

8.6 La divulgation non autorisée d’informations confidentielles constitue une violation de l’obligation fiduciaire et peut entraîner des sanctions, notamment une censure formelle, une suspension de la participation au Comité ou au Conseil, une demande de démission ou une révocation du Conseil.

8.7 Si nécessaire, le président peut signaler les violations graves ou répétées de la confidentialité au comité de gouvernance pour examen et recommandation au Conseil .

9. Communications et relations publiques

9.1 Les membres du Conseil servent d’ambassadeurs institutionnels et sont censés :

9.1.1 Assister aux événements clés de l’Université, y compris les collations des grades, les conférences et les engagements communautaires.

9.1.2 Promouvoir la mission et les priorités stratégiques de l’Université auprès des intervenants externes.

9.1.3 Appuyer les efforts philanthropiques et de promotion, le cas échéant.

9.2 Seulement le président du Conseil ou son mandataire désigné peut agir à titre de porte-parole officiel au nom du Conseil.

9.3 Le seul porte-parole de la haute direction auprès des médias sur les questions relatives au Conseil est la rectrice ou son mandataire désigné.

9.4 Les membres du Conseil doivent communiquer rapidement et clairement au président du Conseil, à la secrétaire de l’Université et à la rectrice toute préoccupation ou plainte importante et appuyer les processus appropriés pour traiter et résoudre le problème sous leur direction.

9.5 Toutes les demandes d’information doivent être communiquées au président du Conseil ou à la secrétaire de l’Université.

9.6 Les demandes de commentaires aux médias ou au grand public doivent être communiquées à la secrétaire de l’Université.

9.7 La violation de ce protocole sera considérée comme une violation grave de la gouvernance et sera passible de sanctions.

10. Éthique et équité

Les membres du Conseil doivent :

10.1 Respecter les engagements de la Laurentienne en matière d’équité, de diversité, d’inclusion, d’indigénéité et de réconciliation.

10.2 Respecter la dignité, les droits et les perspectives de tous les membres de la communauté universitaire.

10.3 Éviter toute conduite dégradante ou exclusive dans tous les contextes du Conseil.

10.4 Favoriser une culture d’antiracisme, d’anti-harcèlement et d’accessibilité dans la gouvernance.

11. Conformité aux politiques

11.1 Dans le cadre du processus d’intégration, les membres du Conseil seront tenus d’examiner et de confirmer par écrit leur compréhension et leur engagement envers cette politique.

11.2 Les membres du Conseil ne seront pas autorisés à participer aux réunions du Conseil des gouverneurs ou de ses comités tant qu’ils n’auront pas confirmé par écrit cette compréhension et cet engagement.  

11.3 Les membres du Conseil peuvent être démis de leurs fonctions ou invités à démissionner si :

11.3.1 Ils enfreignent les dispositions relatives à la confidentialité ou aux conflits d’intérêts.

11.3.2 Leur comportement est jugé contraire à l’éthique ou en violation de cette politique.

11.3.3 Ils refusent de reconnaître leur compréhension et leur engagement envers cette politique.

11.4 Les membres du Conseil qui prennent connaissance d’une conduite contraire à l’éthique, illégale ou inappropriée dans le cadre des activités du Conseil doivent la signaler sans délai au président du Conseil ou à la secrétaire de l’Université.

11.5 Si des préoccupations surviennent concernant la conduite, le rendement ou la conformité d’un membre du Conseil, le président du Conseil doit d’abord faire des efforts raisonnables pour aborder la question directement avec le membre en question par l’entremise d’une discussion privée et peut, le cas échéant, offrir des conseils, une formation ou un mentorat.

11.6 Si la question n’est pas résolue à la satisfaction du président, la question sera renvoyée au Comité de gouvernance du Conseil pour examen.

11.7 Si le Comité de gouvernance du Conseil estime que la révocation d’un membre du Conseil doit être envisagée, celui-ci recevra un avis écrit des motifs invoqués, suffisamment détaillé pour permettre une réponse pertinente. Cet avis précisera également que la révocation est envisagée et précisera la procédure à suivre.

11.8 Le membre du Conseil doit disposer d’un délai raisonnable, déterminé par le Comité de gouvernance, à compter de la réception de l’avis, pour fournir une soumission écrite et (ou) pour comparaître devant le Comité afin de répondre aux allégations.

11.9 L’absence de réponse dans le délai prescrit peut entraîner la poursuite de l’affaire sans autre intervention du membre du Conseil.

11.10 Le Comité examinera toutes les soumissions reçues et déterminera si la révocation est justifiée.

11.11 Si le Comité recommande la révocation, il doit faire rapport de ses conclusions et recommandations par écrit au Conseil.

11.12. Le Conseil convoquera une réunion dûment constituée, avec un avis précisant son intention d’examiner une proposition de révocation.

11.13 Le membre concerné a le droit de fournir au Conseil une déclaration s’opposant à la révocation proposée, et le Conseil veille à ce que cette déclaration soit diffusée à l’avance ou présentée lors de la réunion.

11.14 Après examen de la recommandation du Comité et de la déclaration du membre (le cas échéant), le Conseil peut, par un vote majoritaire, décider que le membre est démis de ses fonctions.

11.15 La décision du Conseil sera communiquée par écrit au membre concerné et la révocation, si elle est approuvée, prendra effet immédiatement après l’adoption de la résolution.

12. Examen des politiques

12.1 Cette politique sera révisée tous les trois ans par le Comité de gouvernance, ou plus tôt si cela est jugé nécessaire ou si un changement réglementaire l’exige, avec des mises à jour approuvées par résolution du Conseil des gouverneurs.

 

Approuvé par le Conseil des gouverneurs :
17 octobre 2025

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