Adjointe administrative ou adjoint administratif, Faculté d’éducation et de la santé
On demande
Poste à temps plein pour une durée limité
Fonctions
Sous la direction de la gestionnaire du décanat de la Faculté d'éducation et de la santé, la ou le titulaire
de ce poste apporte du soutien aux unités d’enseignement. Cette personne est le centre d'information
et participe au fonctionnement quotidien de l’unité.
Soutien administratif complet et confidentiel au décanat
- Fournir un soutien administratif à la doyenne et au décanat.
- Aider le corps professoral à temps plein et à temps partiel, les adjointes administratives et les directeurs des écoles concernant les tâches liées au décanat.
- Aider les six écoles à conclure des ententes de stage avec des partenaires externes, ce qui comprend communiquer avec les coordonnateurs des stages et les intervenants externes, travailler en étroite collaboration avec l'équipe d'approvisionnement de la Laurentienne et la doyenne pour les approbations d'ententes.
- Tenir les dossiers de l'école et exécuter les activités opérationnelles, entre autres, mettre à jourdes listes (locaux, corps professoral actuel, etc.), afficher les heures de bureau.
- Aider la doyenne et la gestionnaire des opérations à organiser les fonctions et les obligations (prévoir des réunions, réserver des salles, commander de la nourriture, préparer des documents pour les réunions, organiser des voyages, etc.)
- Offrir du soutien supplémentaire à la doyenne et à la gestionnaire des opérations (si les autres tâches sont accomplies). Faire partie de l’équipe qui fournit des renseignements sur le décanat
- Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, par la poste, par courriel et en personne.
- Organiser, produire et traiter les documents relatifs au fonctionnement du bureau et les modifier au besoin.
- Fournir des informations de base sur les programmes offerts et orienter les demandes vers la ressource appropriée.
- Assurer la liaison avec les unités externes. Gérer les échéances, préparer des lettres, conseiller la doyenne sur les clauses des conventions collectives et les règlements. Traiter des questions confidentielles et des changements constants, y compris des questions urgentes avec des délais imprévus et courts. vénements spéciaux et publicité
- Aider à l'organisation d'ateliers pour la population étudiante, d'événements spéciaux, de conférences, de voyages, d'événements portes ouvertes, etc. (y compris les arrangements de voyage).
- Offrir du soutien supplémentaire pour la mise à jour et la tenue des pages Web du décanat.
- Assurer la liaison avec le service du marketing pour mettre à jour et coordonner la documentation.
- Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.
Exigences
- Deux années d'études postsecondaires en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- De trois à cinq ans d'expérience pertinente.
- Compétences avancées en rédaction pour fournir du soutien adéquat dans les deux langues officielles (rédiger des documents avec un minimum d'erreurs).
- Solides compétences en informatique (Colleague, Libre-service, Gmail, Google Suite, Microsoft Suite, Adobe, capacité de maintenir et de mettre à jour des pages web)
- Compétences en administration de bureau et administratives (prise de notes, dactylographie,classement, tenue de registres, tri du courrier et des courriels, réponse aux demandes de renseignements).
- Connaissance de base du matériel informatique pour dépanner les périphériques (projecteurs,imprimantes, photocopieurs, etc.).
- Connaissance de base des politiques et procédures de l'Université (Finances, Secrétariat général, etc.) pour aider la population étudiante et le corps professoral.
- Compétences en mathématiques (connaissances de base en comptabilité pour suivre les dépenses et gérer les budgets).
- Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles,
français et anglais, obligatoire.
Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de
septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et
trois quarts (33,75) par semaine.
L’Université Laurentienne a adopté la Politique sur les modalités de travail souples qui est maintenant
officielle et appuie les plans de télétravail fondés sur des considérations opérationnelles. À l’Université,
nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être
personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude
qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services
efficace.
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