On demande

Poste à temps plein

La Faculté des arts désire combler deux postes à temps plein.

Fonctions

L’adjointe administrative ou l’adjoint administratif fournit du soutien administratif complet à la Faculté des arts, y compris aux programmes de l’École des sciences sociales et de l’École des arts libéraux. Cette personne transige avec les directeurs des écoles, les coordonnateurs de programmes, les membres du corps professoral, le décanat et, parfois, aide la population étudiante. Principalement, elle apporte de l’assistance aux directeurs des écoles et aux coordonnateurs pour régler des questions de gouvernance et des affaires universitaires internes et externes, entre autres, pour les budgets, les offres de cours, les charges de travail, les projets spéciaux, les examens de programmes, le recrutement et diverses autres activités. En outre, sous la supervision du chef des opérations, elle fournit sur demande des renseignements et des rapports au décanat.

La ou le titulaire de ce poste exécute les tâches suivantes :

• Assumer les responsabilités de l’École des sciences sociales et de l’École des arts libéraux concernant l’attribution des surcharges et les contrats des chargés de cours tout en se conformant à la convention collective de l’Association des professeurs de l’Université Laurentienne et en suivant les diverses étapes;
• Suivre le processus à l’aide des formulaires d’Excel/Google Sheets fournis et mettre à jour la liste d’ancienneté des chargés de cours à chaque session;
• Apporter de l’aide pour la collecte des données et des renseignements requis pour les rapports annuels des écoles;
• Aider les directeurs des écoles à préparer les horaires, les listes et les offres de cours (p. ex., préparer les changements et les mises à jour de la liste principale des cours), tenir les listes d’ancienneté et des effectifs des chargés de cours, préparer la documentation pour les comités d’embauche, traiter les annonces de postes de professeurs, veiller à ce que les nouveaux membres du corps professoral connaissent le matériel et les formulaires, etc.;
• Préparer, présenter et tenir les dossiers de suivi de Google Sheets pour tous les processus et les conseils touchant l’enseignement (y compris le CPF, le CELP et le PAQUL);
• Organiser les fonctions et obligations particulières aux écoles (prévoir des réunions, préparer la documentation pour les réunions, effectuer les arrangements de voyage, etc.);
• Gérer l’information, y compris les listes de contacts pour la population étudiante et les superviseurs de programmes;
• Coordonner les examens périodiques;
• Traiter les transferts et les demandes d’achat, les bons de commande, les feuilles de temps (et autres) en consultation avec les directeurs;
• Rapprocher les budgets, y compris les cartes d’achat;
• Communiquer des renseignements par voie électronique (courriel et GSuite) et répondre à diverses demandes, comme réserver des salles de réunion, préparer des documents, des ordres du jour et des procès-verbaux;
• Tenir les fichier et dossiers des écoles à l’aide de Google Suite et d’Excel;
• Travailler avec divers logiciels, entre autres, GSuite (Google Docs, feuilles, formulaires, calendrier, etc.), MS Excel et Word, Adobe Acrobat, Ellucian/Datatel/Colleague, GMail, Windows Explorer, MS PowerPoint, base de données de Tableau, base de données de Business Objects et d’autres;
• Gérer un compte de courrier électronique de l’Université (tenir, protéger, contrôler l’accès);
• Afficher les heures de bureau du corps professoral, l’aider à répondre aux demandes touchant le bureau et les salles de classe;
• Acheter des fournitures et des matériels d’examen pour les écoles;
• Surveiller et tenir l’inventaire;
• Mettre à jour et tenir les pages Web et médias sociaux des écoles;
• Assurer la liaison avec le service du marketing pour mettre à jour le matériel de marketing et le coordonner;
• Aider la population étudiante, le corps professoral, les auxiliaires à l’enseignement et le personnel à temps partiel avec les formulaires et processus requis pour configurer la saisie du temps en ligne pour le paiement;
• Participer à l’organisation d’ateliers pour les étudiants, d’événements spéciaux, de présentations de conférenciers invités, de voyages, de visites libres (y compris les arrangements de voyage);
• Informer la population étudiante des différents ateliers, possibilités, concours et séminaires;
• Veiller à ce que la population étudiante suive les étapes nécessaires pour la soutenance de thèse et la coordonner l’événement au besoin;
• Participer à la préparation et aux mises à jour des formulaires de demande de financement des auxiliaires à l’enseignement;
• Participer à la collecte de données et d’informations, et préparer les documents requis pour les examens et évaluations de programmes;
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Diplôme d’études secondaires ou certificat de collège, programme de deux ans en administration;
• De trois à cinq années d’expérience pertinente dans l'administration de bureau, de préférence avec deux ou trois années d’expérience dans un environnement postsecondaire;
• Expérience et connaissance approfondie de Google Suite, MS Word, Excel, PowerPoint, GMail, Calendar et navigation dans Internet;
• Compétences en organisation de données électroniques et en travail dans des bases de données;
• Solides compétences en communications et relations interpersonnelles, expérience dans le service à la clientèle;
• Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation et capacité d’établir les priorités de plusieurs responsabilités, de travailler sous pression pour respecter les échéances tout en faisant face à de multiples distractions, attention aux détails;
• Capacité de déterminer les renseignements, le matériel et les ressources requis pour accomplir les tâches;
• Initiative et engagement dans le rôle et les tâches;
• Solides compétences en stratégie et en analyse, compétences en résolution de problèmes et en réflexion critique;
• Motivation et capacité de s’adapter à un environnement changeant et diversifié;
• Capacité de travailler en collaboration et indépendamment, avec initiative et un minimum de supervision;
• Expérience dans l’utilisation du matériel de bureau standard et dans le dépannage de base du matériel et des programmes informatiques, un atout;
• Expérience dans la coordination d’événements, un atout;
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

 

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

L’Université Laurentienne a adopté la Politique sur les modalités de travail souples qui est maintenant officielle et appuie les plans de télétravail fondés sur des considérations opérationnelles. À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle.   Notre politique offre aux employés une certaine flexibilité qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

 

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : L1072-03 & L1071-03

Traitement : 28,39 $ - 32,55 $ de l’heure

Traitement : À l'étude

Concours se termine :
Tuesday, le 26 November 2024 à16h30

 

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