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Poste à temps plein

Fonctions

Sous la direction du vice-recteur associé (VRA), Affaires étudiantes, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif de direction apportera du soutien au VRA. La ou le titulaire de ce poste assumera les fonctions de secrétaire de direction qui apportera du soutien confidentiel et bilingue et devra pouvoir fonctionner efficacement dans un environnement très stressant dans le respect de l’éthique et avec diplomatie. Cette personne coordonnera le calendrier du VRA et les activités connexes. Elle devra localiser les fichiers et dossiers confidentiels, tenir le budget du VRA, compiler des rapports et des statistiques sur le travail de la division de la réussite universitaire (qui inclut Réussite universitaire, Santé et bien-être, Counseling et Accessibilité) et administrer et coordonner divers projets connexes. Elle facilitera la rentabilité et l’efficacité du bureau en faisant preuve d'un bon jugement et en appliquant des techniques de priorisation. Ce poste requiert de solides compétences en relations interpersonnelles, organisation et de gestion du temps.

La ou le titulaire de ce poste assumera les tâches suivantes :

• Coordonner le calendrier du VRA et les activités connexes, avoir une vue d’ensemble du calendrier et faire preuve d’un bon jugement;
• Coordonner les déplacements du VRA et les activités connexes et veiller à ce que tous les aspects connexes soient bien organisés;
• Suivre et tenir le budget du bureau (y compris préparer les bons de commande et payer les factures) :
• Traiter des renseignements hautement délicats, privilégiés et confidentiels tout en apportant du soutien confidentiel et discret sur tous les aspects des fonctions relevant de ce bureau;
• Recevoir la correspondance, l’examiner, indiquer les échéances, accélérer le traitement des questions prioritaires et assurer le suivi approprié;
• Suivre et compiler des statistiques et des renseignements connexes concernant les activités de la division de la réussite universitaire;
• Organiser les fichiers et dossiers confidentiels appropriés et localiser, évaluer et suivre les ressources appropriées;
• Agir comme ressource auprès de la communauté universitaire pour fournir des renseignements sur les politiques, programmes et services de la division de la réussite universitaire et orienter les gens vers le service approprié;
• Travailler dans des délais très serrés, dans un environnement où les priorités changent constamment et avec des renseignements hautement sensibles, privilégiés et confidentiels dans le respect de l’éthique et avec diplomatie;
• Faire preuve d’initiative et prendre des décisions pour les questions touchant les tâches, fonctions et responsabilités générales de bureau, en prévoyant les questions importantes émergentes et en adoptant des approches pertinentes, et en sachant quand demander des conseils et des lignes directrices;
• Assurer la liaison efficace avec les membres de l’Équipe de direction et leurs adjointes en respectant la structure de gouvernance, et avec les équipes de la réussite universitaire, de la santé et du bien-être, du counseling et de l’accessibilité afin d’assurer le soutien coordonné à la population étudiante et avec des services partenaires à la Laurentienne et dans la communauté externe.
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Au moins deux ans d'expérience, de préférence dans l’environnement postsecondaire, afin de pouvoir appuyer le VRA, l’équipe de la réussite universitaire en général, et surtout la population étudiante;
• Formation postsecondaire dans un domaine pertinent avec au moins deux ans d’expérience en tant qu’adjointe ou adjoint de cadre supérieur, obligatoire, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience;
• Expérience de travail dans une université, de préférence dans un cadre où il faut transiger directement avec la population étudiante, un atout;
• Tact, bon jugement et leadership;
• Capacité de transiger aisément avec des cadres supérieurs dans les secteurs public et privé;
• Compétences exceptionnelles en communication, relations interpersonnelles et organisation;
• Compétence de base en comptabilité et solides compétences en gestion budgétaire;
• Capacité de s’adapter et de gérer des échéances changeantes, des délais serrés et un environnement diversifié avec exactitude et finesse;
• Haut degré d’intégrité et de confidentialité;
• Motivation et excellentes compétences en résolution de problèmes et en réflexion critique;
• Capacité de travailler indépendamment et de prendre des initiatives, ainsi que de fonctionner efficacement au sein d’une équipe;
• Excellentes compétences dans divers logiciels de bureau et leur application;
• Connaissances poussées de l’environnement de l’Université Laurentienne, sa structure et ses processus, un atout;
• Capacité de fonctionner avec des directives générales et avec un minimum de supervision, obligatoire;
• Capacité d’établir les priorités, de prendre des initiatives et de travailler efficacement au sein d’une équipe administrative;
• Excellentes compétences en dactylographie et informatique pour utiliser divers logiciels, entre autres, documents et dossiers Google, Adobe Acrobat Pro, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, GroupWise, Datatel et Intranet
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire;

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : A1449-02

Traitement : 61 608 $ - 70 614 $ par an

Concours se termine :
Friday, le 23 August 2024 à16h00

 

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