On demande

Poste à temps plein pour une durée déterminée jusqu'au 1er mai 2026

Fonctions

Sous la direction de l’adjointe à la vice-rectrice aux études, le ou la titulaire du poste apportera du soutien à l’adjointe et à la vice-rectrice aux études. La ou le titulaire de ce poste assumera les fonctions de secrétaire de direction qui apportera du soutien confidentiel et bilingue dans un environnement au rythme rapide et traitera des documents confidentiels dans le respect de l’éthique et avec diplomatie. Cette personne coordonnera le calendrier de la vice-rectrice aux études et les activités connexes, y compris localiser les fichiers et dossiers confidentiels, et administrera et coordonnera divers projets connexes. Elle facilitera la rentabilité et l’efficacité du bureau en faisant preuve d'un bon jugement et en appliquant des techniques de priorisation. Ce poste requiert de solides compétences en relations interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps.

Les principales capacités comprennent entre autres

• Coordonner le calendrier de la vice-rectrice aux études et les activités connexes, avoir une vue d’ensemble du calendrier et faire preuve d’un bon jugement;
• Coordonner les déplacements de la vice-rectrice aux études et les activités connexes et veiller à ce qu’ils soient bien organisés;
• Apporter de l’aide concernant le budget du bureau (c.-à-d., préparer les bons de commande et régler les factures);
• Traiter des renseignements hautement délicats, privilégiés et confidentiels; 
• Recevoir la correspondance, l’examiner, indiquer les échéances et traiter les questions prioritaires; 
• Posséder d’excellentes compétences en dactylographie et en informatique, ce qui comprend l’utilisation de divers logiciels, y compris Adobe Acrobat Pro, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Gmail et le logiciel Google, Zoom, Datatel et Intranet (LUNET);
• Faire preuve d’initiative et prendre des décisions pour les questions touchant les tâches, fonctions et responsabilités générales de bureau, en prévoyant les questions importantes émergentes et en adoptant des approches pertinentes, et en sachant quand demander des conseils et des lignes directrices;
• Gérer avec exactitude et finesse les échéances changeantes et les délais serrés;  
• Assurer la liaison efficace entre les membres de l’Équipe de direction et les adjointes en respectant la structure de gouvernance;
• Travailler en suivant des directives générales avec un minimum de supervision;
• Établir les priorités, prendre des initiatives et travailler efficacement en tant que membre d’une équipe administrative; 
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Diplôme de premier cycle (en communication ou dans un domaine connexe) et deux ans d’expérience en qualité d’adjointe ou adjoint d’un cadre supérieur ou combinaison équivalente d’éducation, de formation et d’expérience, préférable;
• Tact, bon jugement et leadership; 
• Excellentes compétences en communications orales et écrites dans les deux langues officielles (anglais et français), obligatoire;  
• Solides compétences en relations interpersonnelles. Capacité de transiger aisément avec des hauts dirigeants d’entreprises publiques et privées; 
• Compétences de base en comptabilité et solides compétences en gestion budgétaire;
• Niveau élevé d’intégrité et de confidentialité;
• Capacité de travailler indépendamment, de prendre des initiatives, et de travailler de façon autonome aussi bien qu’au sein d’une équipe;
• Confiance et volonté de prendre des initiatives.

 

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : A1203-02

Traitement : 61,608 $ - 70,614 $ par an

Concours se termine :
Poste affiché jusqu'au 16 Décembre 2024 ou plus tôt si un(e) candidat(e) qualifié(e) est retenu(e).

 

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