Adjoint(e) administrative de direction, Bureau du recteur et vice-chancelier
On demande
Nomination à plein temps
Fonctions
Sous la direction du responsable des services administratifs, cabinet du recteur et vice-chancelier, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif fournira un soutien au responsable des services administratifs et au recteur et vice-chancelier. Cette personne assumera les fonctions de secrétaire exécutif qui protègera la confidentialité et fournira une assistance administrative bilingue tout en travaillant efficacement dans un environnement dynamique avec une équipe interdisciplinaire. Cette personne travaillera de manière éthique et diplomatique avec des documents confidentiels. Elle coordonnera le calendrier du recteur et les activités connexes, y compris la localisation des fichiers et dossiers confidentiels, et administrera et coordonnera des projets connexes. Le ou la titulaire du poste contribuera à l'efficience et à l'efficacité du cabinet du recteur en faisant preuve d'un bon jugement et en appliquant des techniques de priorisation. Ce poste requiert de solides compétences en relations interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps.
Les tâches incluent entre autres :
- Coordonner l’horaire du recteur et les activités pertinentes, avoir une vue d’ensemble du calendrier et faire preuve d’un bon jugement;
- Prendre les dispositions pour les déplacements et activités du recteur et assurer l’organisation efficace des éléments connexes;
- Traiter des renseignements hautement délicats, privilégiés et confidentiels tout en fournissant un soutien confidentiel et discret pour tous les aspects des fonctions relevant de ce bureau;
- Recevoir et examiner la correspondance, signaler les échéances, faire avancer les dossiers et assurer le suivi approprié;
- Organiser les fichiers et dossiers confidentiels pertinents, localiser, évaluer et suivre les ressources appropriées;
- Respecter des échéances très serrées dans un milieu où les priorités changent constamment et traiter des renseignements fort délicats, privilégiés et confidentiels de manière éthique et diplomatique;
- Faire preuve d’initiative et prendre des décisions sur des questions touchant les tâches, fonctions et responsabilités générales de bureau, en prévoyant les questions importantes qui émergeront et en établissant des approches pour les traiter, et savoir quand demander des conseils et des lignes directrices;
- Assurer la liaison efficace entre l’Équipe de gestion et ses adjoints en respectant la structure de gouvernance;
- Travailler en suivant des directives générales avec un minimum de supervision;
- Établir les priorités, faire preuve d’initiative et travailler efficacement en tant que membre d’une équipe administrative;
- Posséder d’excellentes aptitudes en dactylographie, notamment dans divers logiciels, comme documents et fichiers de Google, Adobe Acrobat Pro, Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Groupwise, Datatel et l’intranet;
- S’acquitter des autres tâches qui lui sont confiées.
Exigences
- Diplôme de premier cycle en communication ou dans un domaine connexe;
- De trois à cinq ans d’expérience en qualité d’adjoint ou adjointe d’un cadre supérieur ou combinaison équivalente d’éducation, de formation et d’expérience;
- Capacité de travailler aisément (oral et écrit) dans les deux langues officielles (français et anglais);
- Compétences exceptionnelles en communication, relations interpersonnelles et organisation;
- Tact, bon jugement et leadership; facilité d’interagir avec des dirigeants du secteur public et privé;
- Capacité de s'adapter à des échéances variables, des délais serrés et un environnement diversifié avec exactitude et tact et de les gérer;
- Niveau élevé d’intégrité et de confidentialité;
- Motivation et excellentes aptitudes pour la résolution de problèmes et la pensée critique;
- Capacité de travailler indépendamment, de prendre des initiatives et de travailler efficacement au sein d’une équipe;
- Excellente maîtrise des divers logiciels de bureautique et de leur application.
Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.
À compter du 1er mai 2022, la Politique et le programme sur la vaccination contre la COVID-19 sont mis en suspens. Cela signifie que cette politique et ce programme ne s’appliquent pas pour le moment, mais ils ne sont pas annulés et pourraient être rétablis si les conditions de la santé publique le justifient, ou selon les directives des instances fédérales, provinciales ou locales de santé publique. L’évolution du virus et de l’activité de la maladie est difficile à prévoir, et il sera peut-être nécessaire de rétablir la totalité ou une partie de la politique dans un court délai. Lorsque la politique et le programme de vaccination contre la COVID-19 sont en suspens, les personnes qui se rendent sur le campus de la Laurentienne n’ont plus besoin de montrer une preuve de vaccination.
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