On demande

Poste à temps plein

Fonctions

Sous la supervision du gestionnaire de l’aide financière et des droits de scolarité et du Hub maLaurentienne, l’agente ou agent des frais travaille avec la coordonnatrice des frais pour mettre à jour, tester et tenir les tableaux de facturation et le système de facturation (entre autres, les droits de scolarité, les frais accessoires, les plans de repas et les frais de résidence). Cette personne a la responsabilité d’administrer notre processus de remboursement et d’examiner les données sur les étudiants pour la facturation manuelle.

Facturation

• Recueillir et compiler les renseignements pour la facturation approuvés des unités, de l’Université et divers.
• Recueillir et saisir des données et en vérifier l'exactitude, tester et évaluer la logique et les règles des frais pour garantir l'exactitude du test.
• Mettre à jour les tableaux de facturation des étudiants en utilisant les droits de scolarité approuvés par le Conseil et effectuer des tests en direct pour assurer l'intégrité des données.
• Déterminer les problèmes dans les données d'inscription et collaborer avec le Secrétariat général pour réviser les données en vue de la facturation.
• Tester les tableaux de facturation avant la facturation des étudiants pour chaque trimestre et pour les différentes catégories d'étudiants. Relever les problèmes et collaborer avec la coordonnatrice des frais pour établir de nouvelles règles si nécessaire.
• Traiter la facturation consolidée pour chaque compte étudiant. Cette tâche exige un haut degré de précision.
• Traiter les redressements de facturation, les corrections et les exceptions aux comptes étudiants tels que déterminés et pour les ajouts de cours tardifs.
• Communiquer avec les étudiants si la facturation de cours tardifs augmente ou crée un solde impayé sur le compte étudiant;
• Participer à la collecte des numéros d’assurance sociale des étudiants pour la préparation des formulaires fiscaux des étudiants.
• Participer à la préparation et à la transmission des T2202 et des documents fiscaux T4A à l'ARC;
• Assister la coordonnatrice des frais dans les processus de vérification.

Comptes étudiants

• En collaboration avec la Laurentienne internationale et les Services financiers, traiter tous les frais et redressements liés au Régime d’assurance maladie universitaire.
• Collaborer avec les Archives pour s'assurer que toutes les inscriptions manuelles sont facturées correctement.
• Appliquer des frais divers selon les instructions d'autres unités.
• Soutenir les communications avec les étudiants en répondant à toutes les demandes relatives aux comptes étudiants. Répondre aux demandes de renseignements sur les comptes par téléphone, en rencontrant les étudiants, le personnel, le corps professoral ou les parents pour répondre à leurs questions et les résoudre.
• Répondre efficacement aux questions approfondies concernant les comptes des étudiants.
• Gérer tous les paiements et processus de remboursement liés aux étudiants.
• Traiter tous les fonds transférés à l'Université sur le compte étudiant approprié.

Autres tâches

• Déterminer et mettre en œuvre les possibilités d'amélioration de l'efficacité opérationnelle.
• Contribuer aux activités de recrutement et de fidélisation de l'Université en participant à des séances d'information dans le cadre d'événements internes et externes.
• Organiser des séances d'information sur tous les aspects des comptes étudiants.
• Documenter l'ensemble des processus et procédures liés au rôle de responsable des frais d'inscription des étudiants.
• Répondre aux demandes de renseignements selon les besoins et apporter au besoin de l’aide au comptoir de service (par tous les moyens de communication).
• Fournir un appui et du soutien à la coordonnatrice des frais et au représentant des Services aux étudiants, y compris, entre autres, en triant les demandes, en aidant à répondre à tous les types de demandes et en travaillant au besoin au comptoir de service.
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Baccalauréat dans un domaine lié aux affaires.
• D’un à trois ans d'expérience dans la fourniture d'explications détaillées sur les politiques et procédures liées aux programmes d'aide financière gouvernementaux et au service à la clientèle.
• Compétences avancées dans Microsoft Office, notamment Word et Excel, Google Workspace.
• Compétences et expérience dans l'utilisation de systèmes de gestion de données, la création et l’utilisation de feuilles de calcul.
• Excellentes compétences en relations interpersonnelles, interculturelles, en organisation, en service à la clientèle et en résolution de problèmes.
• Très bonne capacité d'organisation et aptitude à établir les priorités de la charge de travail variée, obligatoire.
• Capacité de gérer une grande quantité de travail sous pression et de respecter les échéances.
• Capacité avérée de saisir des données rapidement et précisément, jugement, précision et attention aux détails.
• Capacité de s’adapter à de nouvelles pratiques et procédures, rapidement et avec précision.
• Expertise dans le travail avec des informations confidentielles et pour veiller à ce que la confidentialité des informations sur les étudiants soit maintenue à tout moment.
• Connaissance des systèmes d'information sur la population étudiante de l'Université ou d’un système comparable.
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

L’Université Laurentienne a adopté la Politique sur les modalités de travail souples qui est maintenant officielle et appuie les plans de télétravail fondés sur des considérations opérationnelles. À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

 

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : L4124-05

Traitement : 35,58 $ - 40,77$ de l’heure

Concours se termine :
Thursday, le 21 August 2025 à16h00

 

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