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Poste à temps plein

Fonctions

Le ou la gestionnaire des Services d’avancement relève de la dirigeante principale de l’Avancement (DPA) et joue un rôle essentiel dans la surveillance des activités, des services et des fonctions internes du Bureau de l’avancement de l’Université. Cette personne apporte un leadership stratégique aux fonctions opérationnelles de l’équipe de l’Avancement, notamment en dirigeant le personnel, gérant les systèmes de bases de données et assurant l’administration du bureau, des ressources humaines et des projets spéciaux. Elle veille au bon déroulement des activités quotidiennes, à la concordance des opérations avec les normes organisationnelles et à la conformité avec la réglementation juridique. De plus, elle met l’accent sur une gestion efficace de l’équipe et collabore avec divers intervenants pour appuyer les initiatives d’avancement de l’Université. Le ou la titulaire du poste épaule le travail de la DPA et assure la direction du personnel chargé des services d’avancement en ce qui concerne le traitement de dons, la gestion de dossiers, les bases de données et les plateformes de don.

Gestion de bases de données et de la sécurité

• Surveiller la gestion des bases de données et les protocoles de sécurité des utilisateurs, assurer la formation sur l’utilisation des systèmes, gérer les tâches de saisie de données, y compris la vérification du traitement de dons, et être la personne-ressource auprès du Service d’informatique en matière d’outils, d’accès sécurisé et de dépannage.

Surveillance des politiques et de la conformité

• Coordonner et faire avancer l’examen des politiques universitaires touchant l’avancement (p. ex., Politique de dénomination, Politique d’acceptation de dons) en préparant la documentation et suivant les procédés appropriés d’approbation (Rectorat, conseils juridiques, secrétariat du Conseil, etc.);
• Assurer le respect des lois régissant les organismes caritatifs, des politiques et procédures universitaires, des règlements syndicaux et des lignes directrices de l’ARC;
• Veiller à la confidentialité des dossiers, appliquer les normes de sécurité organisationnelle et assurer le respect des exigences en matière de santé et de sécurité au travail.

Gestion de bureau et de projets

• Gérer toutes les activités liées aux efforts d’avancement du Rectorat et le fonctionnement du bureau (p. ex., horaires, fournitures et gestion de matériel), superviser l’adjointe administrative et le personnel étudiant, diriger les demandes de proposition et les autres initiatives d’approvisionnement, s’occuper des bons de commande et des approbations et coordonner la logistique des projets clés, en plus de diriger la gestion du site Web et collaborer aux initiatives stratégiques de l’unité;
• Assurer la liaison avec les unités, telles que les Services financiers, le Bureau d’aide financière, le Service informatique et le Bureau de recherche institutionnelle, pour soutenir la communication de données exactes, l’intégration de processus et le rapprochement budgétaire;
• Reconnaître les lacunes dans le flux de travail et adopter des systèmes, modèles ou outils améliorés afin de rehausser l’efficacité et la productivité de l’équipe.

Programme d’acquisition

• Gérer et mettre en œuvre de façon stratégique et créative le programme de mobilisation de fonds et d’acquisition de l’Université qui pourrait inclure, entre autres, des appels collectifs, des campagnes d’appels, le publipostage et des partenariats d’affinité, et appuyer la planification et le déroulement des activités dirigées par l’Avancement;
• Diriger ou appuyer les projets de recherche et de rédaction, notamment la recherche de subventions, les rapports de gérance, la mise au courant des donateurs, les notes de service internes et les propositions.

Surveillance budgétaire et financière  

• Préparer les rapports financiers et les exposés budgétaires pour la DPA et l’Équipe de direction, analyser les données et présenter des perspectives pour appuyer la prise de décisions, assurer la gestion de budget, y compris les rapports au Conseil, et la conformité avec les protocoles d’approvisionnement, et apporter ses observations stratégiques pour soutenir le leadership budgétaire et la prise de décisions financières.

Leadership, perfectionnement d’équipe et ressources humaines

• Diriger les processus de recrutement, de fidélisation et de gestion des employés selon les politiques de RH pour le personnel à plein temps, à temps partiel et étudiant, en veillant aux entrevues, à la paie, à l’orientation et à la formation;
• Apporter son leadership, produire des rapports, gérer les communications lors des campagnes, analyser les données afin de recommander des stratégies d’amélioration du rendement, superviser la préparation de documents procéduraux et veiller aux fonctions de la paie;
• S’acquitter des autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Baccalauréat en administration des affaires ou gestion d’organisme sans but lucratif;
• De cinq (5) à sept (7) ans d’expérience pertinente;
• Compétences techniques
  • Connaissance des systèmes de RH pour l’intégration du personnel et la conformité de la paie
  • Connaissance des systèmes budgétaires pour la surveillance financière 
  • Connaissance des systèmes de gestion de bases de données (tout particulièrement pour les campagnes d’appels)
• Expérience en matière de mobilisation de fonds; 
• Excellentes compétences de communication;
• Autonomie et initiative; 
• Leadership et bon jugement; 
• Bon sens de l’organisation et bonne gestion du temps; 
• Capacité de résolution de problèmes et débrouillardise; 
• Compétences interpersonnelles; 
• Gestion budgétaire et financière; 
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

Les heures d’ouverture officielles de l’Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi, de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

L’Université Laurentienne a adopté officiellement la Politique sur les modalités de travail souples et appuie les plans de télétravail fondés sur des considérations opérationnelles. À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux membres du personnel une certaine souplesse qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d’une prestation de services efficace.

 

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : AP1058

Traitement : 83,462 $ - 104,045 $ par an

Concours se termine :
Thursday, le 25 September 2025 à16h30

 

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