On demande

Nomination à temps plein

Fonctions

Sous la surveillance de la gestionnaire administrative de la Faculté d’éducation, le ou la titulaire du poste prête son appui à l’unité d’enseignement, est un centre d’information et apporte une contribution au fonctionnement quotidien de l’unité en collaborant aux fonctions ci-dessous :

 

Fournir un soutien confidentiel administratif complet à l’École 

• Organiser et participer à des réunions, réserver les salles, écrire les procès-verbaux, préparer, produire et distribuer les documents, ordres du jour et procès-verbaux;
• Maintenir les fichiers de l’école et les opérations de bureau, y compris sans s’y limiter :, la mise à jour des listes (espace, corps professoral actuel, etc.), l’affichage des heures de bureau; coordination des examens périodiques;
• Préparer, soumettre et maintenir les formulaires de révision de programme CPF, et CELP;
• Aider au Directeur/à la Directrice dans la planification de l’horaire (préparation, changements et mises à jour des classes et horaires, etc.), maintenir la documentation associée aux recommandations d’embauche des membres de chargés de cour (maintien de la liste des chargés de cours, l’ancienneté et le statut prioritaire, préparation de la documentation pour les comités d’embauche, l’affichage des postes, orientation des nouveaux professeurs [l’équipement et les formulaires, etc.] et d’autres tâches directement liées à ce poste qui lui sont attribuées;
• Assister avec les rapports pour le ministère et du renouvellement éventuel de l’agrément, établir et coordonner un processus de collecte de renseignements/données pour assurer le suivi lié aux notes, aux taux d’abandon et statistiques sur l’inscription;
• Offrir un appui supplémentaire à la/le Coordonnateur [trice] de stage;
• Offrir un appui à la Direction en relation aux fonctions du bureau [organiser des rencontres, préparer les documents nécessaires pour les rencontres, etc.]. 

 

Budgets de l’École 

• Préparer et traiter les transferts et les demandes; préparer les commandes de travail, des feuilles de temps, etc., en consultation avec le Directeur/la Directrice;
• Surveiller et maintenir l’inventaire des fournitures de bureau;
• Réconciliation des budgets [y inclut la carte de crédit aux achats] en consultation avec le Directeur.

 

Servir comme le centre d’information et la personne-ressource pour l’École 

• Répondre aux demandes par téléphone, courrier, courriel et en personne;
• Organiser, produire et manipuler le matériel relevant de l’École et le modifier au besoin;
• Fournir des informations de base sur les programmes offerts, et diriger les questions à la personne responsable; maintenir et mettre à jour la liste des membres du corps professoral;
• Concevoir et aider à la préparation des envois de la documentation pertinente aux candidats concernant l’admission, l’inscription et la collation des grades.

 

Événements spéciaux et Publicité 

• Aider à l’organisation d’évènements spéciaux [y compris la journée d’accueil], des conférenciers, des voyages, etc.;
• Aider à maintenir et mettre à jour des pages web de l’école;
• Produire, créer, mettre à jour, la production de matériel de publicité pourl’École avec l’aide du bureau de marketing.

 

Fournir une assistance aux étudiants 

• Informer les étudiants des différents ateliers, opportunités, concours et séminaires;
• Assurer que les étudiants suivent les mesures administratives nécessaires pour leur stage;
• Enregistrer et soumettre la liste des étudiants pour la recommandation à l’Ordre des enseignantes et des enseignants de l’Ontario et pour la collation des grades;
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Deux (2)  ans d’études postsecondaires;
• Trois (3) à cinq (5)  années d’expérience pertinentes;
• De fortes compétences en littératie de pointe pour fournir un soutien adéquat en français à l’École d’éducation [rédaction de documents avec un minimum d’erreurs];
• Des compétences en logiciels informatiques [Pages Web, Microsoft Word, Excel, Publisher, PowerPoint, Datatel, WebAdvisor, Gmail, Google Drive, Adobe,]; la capacité de maintenir et de garder à jour les sites web de l’École);
• L’administration de bureau et des compétences en secrétariat (tel que la rédaction du procès-verbal, entrée au clavier, le dépôt, la tenue des dossiers, triage du courrier et des courriels, réponses aux demandes de renseignements);
• Connaissances de base du matériel informatique pour résoudre les périphériques (projecteurs, imprimantes, etc.);
• Connaissances des politiques et procédures de l’Université (Finance, Secrétaire général, etc. pour aider les étudiants et les professeurs);
• Les compétences en numératie (connaissances de base de la comptabilité pour suivre les dépenses et gérer les budgets);
• Capacité de travailler entièrement dans les deux langues officielles (Français et Anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

 

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

 

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : L4078-03

Traitement : 28,39 $ - 32,55 $ de l’heure

Concours se termine :
Tuesday, le 13 August 2024 à16h00

 

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