On demande

Nomination terme à temps plein jusqu'en septembre 2023

Fonctions

Sous la direction du chef des opérations, la personne retenue fournira une gamme complète de services administratifs à l’École d’architecture mcEwen, ses programmes et ses parties concernées, notamment le directeur de l’École, les coordonnateurs de programmes, le personnel, le corps professoral et la population étudiante. Sur demande, elle fournira également des renseignements au bureau du doyen au nom de l’École. La ou le titulaire du poste apporte de l’aide dans les domaines de la gouvernance de l’École, des affaires départementales et des affaires universitaires internes et externes.

L’adjointe adiministrative ou l’adjoint administratif accomplira les tâches suivantes :

• Recevoir et transmettre des renseignements et répondre aux demandes internes et externes;
• Collaborer avec des parties concernées, entre autres, le bureau du doyen, d’autres écoles de la faculté, d’autres facultés, les Services financiers, le Vice-rectorat aux études, le Secrétariat général, les bureaux des admissions, de l’avancement, des études supérieures et de la technologie de l’information;
• Surveiller et suivre les budgets et produire des rapports;
• Surveiller et vérifier les transactions avec la carte d’achats et la petite caissse;
• Vérifier les comptes de fournisseurs externes et les factures conformément aux politiques et règlements de l’Université. Cela consiste notamment à enregistrer les demandes d’achat, à payer les factures, à signaler des problèmes au directeur et au bureau du doyen, etc.;
• Participer au besoin à la préparation et aux mises à jour des formulaires de demande annuelle de financement de postes d’auxiliaires à l’enseignement;
• Participer à l’établissement /mise à jour des calendriers de cours et des charges de travail, et préparer des dossiers Excel de dotation en personnel à remettre au bureau du doyen;
• Suivre les exigences et processus des conventions collectives appropriées dans l’attribution des surcharges de travail et des contrats de chargés de cours;
• Participer à la préparation des documents pour l’agrément et le CELP et en assurer le suivi;
• Annoncer les bourses d’études, et aider les étudiants du premier cycle et des cycles supérieurs au cours du processus de demande (interne et externe);
• Assurer l’exactitude des pages d’accueil de l’École sur le site Web de l’Université et mettre le contenu à jour au besoin;
• Afficher des annonces et d’autres nouvelles dans les médias sociaux de l’École (Facebook, Twitter, Instagram, etc.) et assurer au besoin la coordination avec les services des communications et de la stratégie numérique;
• Fournir de l’aide confidentielle pendant la coordination de divers projets, entre autres, les comités des programmes d’études et des études supérieures;
• Participer à la gestion de l’information, y compris les listes de contacts et les groupes de messagerie électronique pour les étudiants;
• Recueillir les points de discussion aux réunions, distribuer les ordres du jour, prendre les notes et préparer les procès-verbaux des réunions départementales pour distribution électronique;
• Participer aux activités de recrutement et de fidélisation étudiants, y compris à la liaison avec les écoles secondaires en consultation avec le Service de liaison;
• Participer à la collecte de données et ébaucher les documents requis pour les rapports annuels des unités, les examens des programmes et les processus d’agrément;
• Assumer la responsabilité du matériel de bureau et des systèmes de classement de documents imprimés et électroniques;
• Assumer la responsabilité d’un compte de courrier électronique de l’Université, de la page personnelle de LUNET (tenir, protéger, contrôler l'accès);
• Exécuter toutes autres tâches liées à ce poste qu’on lui confie.

Exigences

• Deux années d’éducation postsecondaire dans un domaine connexe ou compétences pertinentes acquises lors d’une expérience connexe;
• De trois à cinq ans d'expérience en administration de bureau, de préférence dans un environnement postsecondaire;
• Capacité de travailler aisément, oralement et par écrit dans les deux langues officielles (français et anglais), obligatoire;
• Expérience et connaissances approfondies de MS Word et Excel, compétences en organisation de données électroniques, traitement de bases de données, courrier et calendriers électroniques, de PowerPoint et de la navigation sur Internet;
• Expérience de travail avec les plateformes Google (Docs, Sheets, Gmail, Google Drive, etc.);
• Expérience prouvée en suivi et processus budgétaires;
• Expérience de travail avec du matériel de bureau standard et en dépannage de base de matériel et programmes informatiques;
• Solides compétences en communications et relations interpersonnelles;
• Expérience prouvée en service à la clientèle;
• Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation avec la capacité d’établir la priorité de multiples responsabilités et de travailler sous pression pour respecter les échéances tout en traitant plusieurs priorités;
• Capacité de déterminer les renseignements, le matériel et les ressources requis pour exécuter les tâches en faisant attention aux détails;
• Solides compétences en stratégie et analyse, résolution de problèmes et réflexion critique;
• Motivation et capacité de s’adapter dans un environnement dynamique;
• Capacité de travailler en collaboration et indépendamment;
• Capacité de travailler de manière professionnelle;
• Expérience de travail avec discrétion et en respectant la confidentialité.

 

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine. 

 

À compter du 1er mai 2022, la Politique et le programme sur la vaccination contre la COVID-19 sont mis en suspens. Cela signifie que cette politique et ce programme ne s’appliquent pas pour le moment, mais ils ne sont pas annulés et pourraient être rétablis si les conditions de la santé publique le justifient, ou selon les directives des instances fédérales, provinciales ou locales de santé publique. L’évolution du virus et de l’activité de la maladie est difficile à prévoir, et il sera peut-être nécessaire de rétablir la totalité ou une partie de la politique dans un court délai. Lorsque la politique et le programme de vaccination contre la COVID-19 sont en suspens, les personnes qui se rendent sur le campus de la Laurentienne n’ont plus besoin de montrer une preuve de vaccination.

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : L1106-05TR

Traitement : 32,56 $ - 37,32 $ par l'heure

Concours se termine :
Tuesday, le 27 September 2022 à16h30

 

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