Adjoint(e) administrative de direction, Bureau de la Provost et vice-rectrice aux études
On demande
Poste à temps plein pour une durée déterminée jusqu'en août 2024
Fonctions
FONCTIONS
Le ou la titulaire du poste relève de l’adjointe de direction à la Provost et vice-rectrice aux études, offre un appui à ces deux personnes et apporte en toute confidentialité de l’aide administrative tant en français qu’en anglais tout en travaillant efficacement dans un milieu très stressant et de façon éthique et diplomate avec des renseignements confidentiels.
Les principales tâches comprennent, mais non de façon limitative, les suivantes :
- coordoner l’horaire de la Provost et vice-rectrice aux études et les activités pertinentes, avoir une vue d’ensemble du calendrier et faire preuve d’un bon jugement;
- prendre les dispositions pour les déplacements et activités de la Provost et vice-rectrice aux études et asurer l’organisation efficace des éléments connexes;
- assister avec le budget du bureau (c.-à-d. préparer les bons de commande et régler les factures);
- traiter des renseignements hautement délicats, privilégiés et confidentiels;
- recevoir la correspondance, l’examiner et faire connaitre les dates limites et les questions prioritaires;
- être la secrétaire de séance du Council of English Language Programs et le conseil des programmes en français
- posséder d’excellentes aptitudes pour la dactylographie et l’informatique, ce qui comprend l’utilisation de divers logiciels, y compris Adobe Acrobat Pro, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Gmail et le logiciel Google, Zoom, Datatel et Intranet (LUNET);
- faire preuve d’initiative et prendre des décisions pour les questions touchant les tâches, fonctions et responsabilités générales de bureau, en prévoyant les questions importantes émergentes et en adoptant des approches pertinentes, sachant quand demander des conseils et de l’encadrement;
- avoir la capacité de gérer avec exactitude et finesse les échéanciers serrés et changeants;
- assurer la liaison efficace entre les membres de l’Équipe de direction et leurs adjointes en respectant la structure de gouvernance;
- travailler en suivant des directives générales avec un minimum de supervision;
- établir les priorités, faire preuve d’initiative et travailler efficacement en tant que membre d’une équipe administrative;
- s’acquitter des autres tâches qui lui sont confiées.
Exigences
- Diplôme de premier cycle en communication ou dans un domaine connexe et deux ans d’expérience en qualité d’adjointe à un cadre supérieur ou combinaison équivalente d’éducation, de formation et d’expérience est préférable;
- tact, bon jugement et leadership; facilité d’interagir avec des dirigeants du secteur public et privé;
- excellentes aptitudes pour les communications orales et écrites, tant en anglais qu’en français;
- solides aptitudes pour les relations interpersonnelles;
- compétences de base en comptabilité et solides aptitudes pour la gestion de budget;
- niveau élevé d’intégrité et de confidentialité;
- confiance et initiative.
Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.
À compter du 1er mai 2022, la Politique et le programme sur la vaccination contre la COVID-19 sont mis en suspens. Cela signifie que cette politique et ce programme ne s’appliquent pas pour le moment, mais ils ne sont pas annulés et pourraient être rétablis si les conditions de la santé publique le justifient, ou selon les directives des instances fédérales, provinciales ou locales de santé publique. L’évolution du virus et de l’activité de la maladie est difficile à prévoir, et il sera peut-être nécessaire de rétablir la totalité ou une partie de la politique dans un court délai. Lorsque la politique et le programme de vaccination contre la COVID-19 sont en suspens, les personnes qui se rendent sur le campus de la Laurentienne n’ont plus besoin de montrer une preuve de vaccination.
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