Adjointe administrative ou adjoint administratif de direction, Vice-rectorat aux études
On demande
Nomination à temps plein pour une durée 13 février 2026
Fonctions
Sous la direction de l’adjointe au vice-recteur aux études, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif de direction apportera du soutien à cette dernière et au vice-recteur aux études. La ou le titulaire de ce poste assumera les fonctions de secrétaire de direction qui apportera du soutien confidentiel et bilingue et devra pouvoir fonctionner efficacement dans un environnement au rythme rapide dans le respect de l’éthique et avec diplomatie. Cette personne coordonnera le calendrier du vice-recteur aux études et les activités connexes, y compris localiser les fichiers et dossiers confidentiels, et administrer et coordonner divers projets connexes. Elle facilitera la rentabilité et l’efficacité du bureau en faisant preuve d'un bon jugement et en appliquant des techniques d’établissement des priorités. Ce poste requiert de solides compétences en relations interpersonnelles, organisation et de gestion du temps.
- Coordonner le calendrier du vice-recteur aux études et les activités connexes, avoir une vue d’ensemble du calendrier et faire preuve d’un bon jugement;
- Coordonner les déplacements du vice-recteur aux études et les activités connexes et veiller à ce que tous les aspects connexes soient bien organisés;
- Apporter de l’aide dans la tenue du budget du bureau (c.-à-d. préparer les bons de commande et payer les factures);
- Traiter des renseignements hautement délicats, privilégiés et confidentiels;
- Recevoir la correspondance, l’examiner, indiquer les échéances et accélérer le traitement;
- Posséder d’excellentes aptitudes en dactylographie, notamment dans divers logiciels, comme Adobe Acrobat Pro, Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Gmail et Google, Zoom, Datatel et l’intranet (LUNET);
- Faire preuve d’initiative et prendre des décisions sur des questions touchant les tâches, fonctions et responsabilités générales de bureau, en prévoyant les questions importantes qui émergeront et en établissant des approches pour les traiter, et savoir quand demander des conseils et des lignes directrices;
- Gérer des échéances changeantes et des délais serrés avec exactitude et finesse;
- Assurer la liaison efficace entre l’Équipe de gestion et ses adjoints en respectant la structure de gouvernance;
- Travailler en suivant des directives générales avec un minimum de supervision;
- Établir les priorités, faire preuve d’initiative et travailler efficacement en tant que membre d’une équipe administrative;
- Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.
Exigences
- Grade de premier cycle (en communication ou dans un domaine connexe) avec deux ans d’expérience en qualité d’adjoint ou adjointe d’un cadre supérieur ou combinaison équivalente d’éducation, de formation et d’expérience, de préférence;
- Tact, bon jugement et leadership;
- Solides compétences en relations interpersonnelles. Facilité d’interagir avec des dirigeants du secteur public et privé;
- Compétences de base en comptabilité et solides compétences en gestion budgétaire;
- Niveau élevé d’intégrité et de confidentialité;
- Capacité de travailler indépendamment, de prendre des initiatives et de travailler efficacement au sein d’une équipe;
- Confiance et esprit d’initiative;
- Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.
Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.
L’Université Laurentienne a adopté la Politique sur les modalités de travail souples qui est maintenant officielle et appuie les plans de télétravail fondés sur des considérations opérationnelles. À l’Université, nous reconnaissons que l’équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle. Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.
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