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Poste à temps plein

Fonctions

Sous la direction des directeurs du Bureau de l’équité, de la diversité et des droits de la personne (BEDDP), la coordonnatrice administrative ou le coordonnateur administratif et de l’accueil apporte du soutien administratif dans tous les aspects des opérations du BEDDP afin d’assurer l’efficacité et la rentabilité organisationnelles. Cette personne doit entre autres coordonner les calendriers des directeurs, tenir le budget opérationnel du BEDDP, compiler des rapports et statistiques sur les contacts et activités du BEDDP à l’intention de la communauté de l’Université Laurentienne et pour répondre aux obligations législatives, gérer des dossiers confidentiels, y compris la tenue d’un système de rappel, et rédiger de la correspondance confidentielle requise dans les processus de résolution des conflits. À titre de premier point de contact pour le personnel, le corps professoral et la population étudiante qui accèdent aux services du BEDDP, la ou le titulaire de ce poste doit fournir des renseignements initiaux et des conseils sur le BEDDP et participer aux tri initial des préoccupations. Cette personne doit également respecter des échéances dans un environnement où les priorités changent constamment, fournir du soutien efficace et exercer une grande discrétion pour préserver la confidentialité et la protéger la vie privée des personnes qui accèdent aux services du BEDDP.

• Être le premier point de contact des personnes qui s’adressent au BEDDP concernant des questions, des préoccupations ou des plaintes, répondre de manière professionnelle, impartiale, neutre et avec empathie et compréhension aux personnes qui peuvent se trouver dans des situations difficiles;
• Renseigner la communauté universitaire sur les politiques et services du BEDDP, déterminer la nature et l’urgence des demandes de renseignements et, au besoin, transmettre les questions à la personne ou au bureau approprié;
• Rédiger de la correspondance confidentielle concernant les processus de résolution des plaintes, y compris les résumés des plaintes, les avis et les avis de décision;
• Suivre et compiler des statistiques sur les contacts et activités annuels du BEDDP afin de l’aider à produire les rapports obligatoires prévus dans les politiques de l’Université Laurentienne et les lois pertinentes;
• Gérer des dossiers confidentiels, y compris le système de rappel;
• Communiquer avec les médiateurs et enquêteurs externes et préparer au besoin la documentation;
• Tenir le budget de fonctionnement du BEDDP, y compris préparer les bons de commande, payer les factures, etc.;
• Veiller à ce que les factures soient traitées comme il se doit et payées sans tarder;
• Coordonner les horaires des directeurs;
• Apporter du soutien pour l’examen des politiques et les rapports internes, y compris rédiger des notes de services, des notes d’information, etc.;
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Grade, certificat ou diplôme postsecondaire (programme de trois ans) dans un domaine pertinent;
• De trois à cinq ans d'expérience dans des fonctions administratives ou un domaine pertinent;
• Excellentes compétences en communications écrites et orales dans les deux langues officielles (anglais et français);
• Capacité de traiter des questions hautement délicates avec intégrité et confidentialité;
• Capacité de se renseigner sur d’autres cultures et de transiger avec des personnes d’autres cultures ou origines, obligatoire;
• Connaissance de la législation clé, y compris le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur la santé et la sécurité au travail et la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario;
• Haut niveau d’attention aux détails;
• Excellentes compétences en organisation pour prioriser la charge de travail dans un environnement au rythme rapide où les échéances changent et où il est nécessaire de traiter rapidement les situations urgentes;
• Capacité de travailler indépendamment, de prendre des initiatives et de travailler efficacement au sein d’une équipe;
• Excellentes compétences en relations interpersonnelles, y compris pour communiquer avec des intervenants internes et externes avec beaucoup de tact et de professionnalisme;
• Sensibilisation aux questions touchant les Autochtones et le handicap et leurs intersections avec d’autres identités, y compris la race, le genre, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, la situation matrimoniale, la situation familiale, etc.;
• Expérience de base en comptabilité et solide expérience en gestion de budgets;
• Grande maîtrise des logiciels de traitement de textes et de bases de données;
• Compétences prouvées en résolution de problèmes et esprit d’initiative;
• Excellentes connaissances de Microsoft Office Suite et de Google Apps et expérience de travail avec des systèmes d’information de gestion intégrés;
• Expérience de travail dans un établissement postsecondaire, un atout.

 

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : A1214

Traitement : 60 998 $ - 69 914 $

Concours se termine :
Jusqu'à ce qu'un candidat approprié soit trouvé

 

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