Adjoint(e) administratif(ve) de direction ou adjoint administratif de direction
On demande
Nomination à temps plein
Fonctions
Sous la direction de la vice-rectrice à la recherche, la ou le titulaire de ce poste fournit du soutien au Vice-rectorat à la recherche. Cette personne agit comme secrétaire de direction et fournit de l’aide administrative bilingue et efficace dans un environnement très stressant. Elle travaille dans le respect de l’éthique et de la confidentialité et avec diplomatie.
Les tâches incluent entre autres :
- Gérer l’agenda de la vice-rectrice à la recherche (fixer des réunions, veiller à ce que le calendrier soit à jour, faire preuve de jugement en cas de conflit d’horaires);
- Gérer les budgets de fonctionnement et de recherche du bureau (c.-à-d., préparer les bons de commande, payer les factures, préparer des factures pour les brevets d’innovation et de commercialisation);
- Traiter des renseignements hautement sensibles, privilégiés et confidentiels tout en fournissant du soutien confidentiel et discret pour tous les aspects des fonctions relevant du bureau;
- Recevoir et examiner la correspondance entrante, signaler les échéances, régler des questions et assurer le suivi approprié;
- Surveiller les fichiers signatures du Bureau des services de recherche et des études supérieures exigeant l’attention de la vice-rectrice à la recherche;
- Prendre des initiatives et des décisions sur des sujets touchant les tâches, fonctions et responsabilités générales de bureau, prévoir les conséquences et établir des approches pour les traiter, savoir quand demander des conseils et des lignes directrices;
- Gérer les échéances changeantes et les délais serrés avec précision et finesse;
- Assurer la liaison efficace entre l’Équipe de gestion et ses assistants en suivant la structure de gouvernance;
- Organiser les fichiers et dossiers confidentiels, localiser, évaluer et suivre les ressources appropriées;
- Travailler avec des lignes directrices générales et un minimum de supervision;
- Établir les priorités, prendre des initiatives et travailler efficacement au sein d’une équipe administrative;
- Exécuter toutes autres tâches qui lui sont attribuées.
Exigences
- Diplôme collégial en administration de bureau et trois ans d'expérience à titre d’adjointe ou adjoint d’un cadre administratif ou combinaison équivalente de formation et d’expérience;
- Tact, bon jugement et leadership. Capacité de transiger aisément avec des cadres supérieurs dans les secteurs public et privé;
- Excellentes compétences en dactylographie et en informatique pour utiliser divers logiciels, entre autres, des documents/dossiers Google, Adobe Acrobat pro, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Google, Datatel et l’intranet;
- Excellentes compétences en communications en anglais et en français écrits et parlés;
- Solides compétences en relations interpersonnelles;
- Expérience en comptabilité/tenue de livres et solides compétences en gestion budgétaire;
- Haut degré d’intégrité et de confidentialité;
- Confiance et volonté de prendre des initiatives;
- Connaissance approfondie de Microsoft Office et expérience de travail avec des systèmes de gestion de l’information intégrés.
À compter du 1er mai 2022, la Politique et le programme sur la vaccination contre la COVID-19 sont mis en suspens.
Cela signifie que cette politique et ce programme ne s’appliquent pas pour le moment, mais ils ne sont pas annulés et pourraient être rétablis si les conditions de la santé publique le justifient, ou selon les directives des instances fédérales, provinciales ou locales de santé publique. L’évolution du virus et de l’activité de la maladie est difficile à prévoir, et il sera peut-être nécessaire de rétablir la totalité ou une partie de la politique dans un court délai.
Lorsque la politique et le programme de vaccination contre la COVID-19 sont en suspens, les personnes qui se rendent sur le campus de la Laurentienne n’ont plus besoin de montrer une preuve de vaccination.
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