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Poste à temps plein

Fonctions

La ou le titulaire de ce poste fournit un soutien administratif complet au Bureau des services de recherche (BSR), notamment à la directrice des Services de recherche et d’innovation. Cette personne fournit également du soutien administratif au Comité d’éthique de la recherche, au Comité de protection des animaux et, à l’occasion, à d’autres comités de recherche, sous la direction de la vice-rectrice à la recherche, y compris au Conseil de la recherche, du développement et de la créativité. Elle apporte aussi au besoin du soutien général au personnel du BSR et aide la directrice des Services de recherche et d’innovation dans l’établissement du calendrier, de la budgétisation, les communications et d’autres activités. Elle contribue au fonctionnement rentable et efficace du BSR en coordonnant des réunions, des événements et les communications au sein du Bureau et avec d’autres services comme la TI et les finances.

 

La ou le titulaire de ce poste accomplit les tâches suivantes :

 

• Fournir du soutien administratif au Bureau des services de recherche;
• Superviser le compte de courrier électronique général du BRS, répondre aux messages et transmettre au besoin les messages au personnel du BSR;
• Préparer et distribuer le bulletin hebdomadaire du BRS;
• Fournir du soutien administratif au Comité de protection des animaux (CPA) en coordonnant toutes ses activités, y compris la réception des nouveaux protocoles d’utilisation des animaux, les modification et les renouvellement; en coordonnant la présentation au CPA des commentaires des membres du comité sur les protocoles et en préparant le résumé après l’examen; en coordonnant toutes les réunions du CPA et en participant à la préparation de son rapport annuel; en coordonnant au besoin les inspections des installations;
• Coordonner toutes les réunions du CPA et du CER, y compris la préparation des ordres du jour à faire approuver par les présidents de ces comités; envoyer les ordres du jour approuvés aux membres des comités par courrier électronique avec les convocations, les liens Zoom, les procès-verbaux des réunions précédentes et toute documentation requise; prendre les notes durant les réunions et envoyer sans tarder les procès-verbaux aux présidents des comités pour approbation;
• Tenir le dossier de tous les membres du CPA et du CER, y compris les dates de nomination, les renouvellements de mandat et le nombre de mandats;
• Surveiller le compte de courrier électronique du CER et souligner les éléments qui requièrent l’attention du président de ce comité;
• Préparer les certificats d’éthique à faire examiner et approuver par le président du CER;
• Utiliser ROMEO (base de données de gestion des projets de recherche) pour faciliter la gestion des dossiers, y compris les demandes d’examen de l’éthique et les protocoles d’utilisation des animaux au besoin;
• Tenir un dossier des politiques relevant du Vice-rectorat à la recherche, y compris les dates d’expiration, et signaler les renouvellements en temps opportun;
• Assumer la responsabilité de la carte d’achat du BSR (vérifier l’exactitude des relevés, garder la carte en sécurité, et assurer la confidentialité conformément aux politiques et règlements de l’Université);
• Assumer la responsabilité du matériel de bureau et des systèmes de classement des documents imprimés et électroniques;
• Participer à la collecte de données et de renseignements, et préparer les documents requis pour les rapports du BSR;
• Travailler avec divers logiciels, notamment Microsoft Office (largement avec Excel et Word), Adobe Acrobat, Gmail, Google Suite, Zoom, etc.;
• Participer à l’organisation des réunions faisant entrer en jeu la directrice des Services de recherche et d’innovation, et effectuer les réservations pour diverses activités faisant appel au personnel du BSR;
• Prendre les notes et préparer les ordres du jour des réunions des comités à envoyer par voie électronique;
• Maintenir ou s’engager à créer un environnement de travail équitable, diversifié et inclusif;
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Deux ans d’études postsecondaires en administration de bureau ou dans un domaine connexe. Baccalauréat, de préférence;
• D’un à trois ans d’expérience administrative pertinente qui inclus l’appui à des comités (établissement des ordres du jour, prise de notes, appui à la planification d’événements);à
• Compétences exceptionnelles en communication et en relations interpersonnelles;
• Attention manifeste aux détails;
• Capacité prouvée d’établir des priorités et d’accomplir plusieurs tâches en même temps pour respecter les échéances;
• Solides compétences en analyse et en résolution de problèmes;
• Compétences en organisation et en gestion du temps;
• Capacité de travailler sous pression avec un volume élevé de travail;
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, français et anglais, obligatoire.

 

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : L2041-03

Traitement : 28,39 $ - 32,55 $ de l’heure

Concours se termine :
Tuesday, le 30 July 2024 à16h00

 

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